GTD i la burocràcia necessària

Tenim una idea absolutament pejorativa de la burocràcia. Com quelcom que entorpeix i dificulta el nostre treball, les nostres iniciatives. No són res més que un conjunt de procediments que pretenen sistematitzar i portar ordre en les nostres relacions amb el món de l’empresa i el de l’administració. Que te a veure amb GTD? Una part important del sistema consisteix en el plantejament i estructuració de la nostra activitat. Com dividim els nostres projectes en accions, com les organitzem i classifiquem,  com revisem el nostre sistema,com gestionem el nostre repositori d’idees (Llista Algun dia), com deleguem tasques…  i més enllà del que estableix el mètode, quines practiques sistematitzades adoptem per adequar-lo a la nostra forma de treballar.

Imatge via JeffGamble sota llicència Creative Commons

Quin nivell és el necessari?

Aquell que ens permet realitzar la nostra activitat focalitzant en fer, sense aplicar correccions o experimentar desviacions en l’execució.  Un exemple seria com classifiquem les nostres accions i projectes. En el cas de les accions les marquem amb un nivell d’energia, de temps i amb els contexts que correspongui. Molts hi afegeixen tags que els hi serveixen per crear una segona subclassificació (si escric pel blog utilitzo el context #ordinador i el tag #escriure). L’augment de la granularitat pot ser positiu en el cas que aconsegueixi fer la llista d’accions més intuïtiva, però si caiem en la trampa de sobrecarregar la tasca amb 2 o 3 tags el sistema descarrilarà.

Un altre exemple és la sobreplanificació dels nostres projectes. Convertim una anotació del nostre inbox en un projecte i el desglossem  en una seqüència d’accions, intentant preveure totes les etapes i tasques que implica.  Ens acostuma a passar quan els nostres perjudicis – formació i experiència – ens empenyen cap a una planificació en forma de diagrama de Gantt, una seqüència de tasques a realitzar, i ens allunya de la planificació natural. Plantegem el projecte com el que hem de fer i no com el que volem aconseguir, el que ens obligarà a replantejar-lo més endavant.

Perjudicis, però també la falsa sensació de seguretat que ens dona gestionar la nostra activitat. Creiem que controlem el que hem de fer, però si no anem en compte acumularem accions i projectes en el nostre sistema de llistes sense que aquestes avancin.

Buscant la simplicitat

En el blog ja he tractat dels beneficis de seguir el mètode al peu de la lletra, i com l’excés de creativitat pot fer naufragar el nostre sistema de llistes. Però dins d’uns límits raonables podem aconseguir eficiència a través de simplificar el nostre sistema.  Replantegem-nos els nostres  contexts. En podem eliminar o unificar algun? No és quelcom fàcil, fa falta conèixer la nostra activitat amb certa profunditat i reflexionar sobre el que fem. L’objectiu és crear una imatge exacta de la nostra realitat a través de l’enumeració d’aquest atribut per les accions. Si ho fem correctament desenvoluparem una llista estable a la que no hauràs d’incorporar elements amb freqüència.

Un consell, quan revisis les teves àrees de responsabilitat planteja una revisió dels teus contexts. Si han  variat les teves responsabilitats potser també ho haurà fet l’entorn on la dus a terme.

Un altre consell en la línea de l’ortodòxia (la que mai falla) és el de realitzar totes les revisions tal i com recomana el sistema: setmanal, trimestral i anual. No barregis els conceptes que hi ha en cadascuna d’elles i no les acabaràs convertint en quelcom tediós i inoperant.  Si vols afegeix una diària per enfocar l’activitat del dia següent, però no caiguis en el parany de crear un checklist per revisar ves a saber que… centrat en l’agenda i les tasques clau de l’endemà.

GTD és un sistema posat en practica per infinitat de persones, per això podem afirmar que la malla de normes i practiques que composen el sistema funciona de veritat. Tot i això hi ha marge per una simplificació sensata que n’alleugereixi l’ús.

Sistematitza

Un dels post que més m’ha agradat més últimament el vaig llegir a Hanami Desing. Resumint-lo en una frase venia a dir que no hi ha cap malbaratament de temps més gran que el dedicat a implementar el sistema, enlloc de treballar amb ell. El seu autor, al igual que jo temps enrere, gestionava el seu GTD amb Evernote, i a més de dedicar temps als 5 passos bàsics dedicava una quantitat de temps a organitzar el seu sistema de llistes, classificadors i filtres per organitzar-se amb eficiència, el que acabava  desviant-lo dels seus objectius.

Aquesta mateixa reflexió em va porta fa temps  a iniciar una cerca d’una aplicació orientada a GTD que satisfés les meves necessitats, sembla que amb facilethings l’he trobada. Us recomano que busqueu una aplicació pensada específicament per a GTD, si és gratuïta molt millor però si get things done s’ha convertit en el mecanisme rector de la teva activitat i l’utilitzes tant en lo professional com en el terreny personal, no facis fàstics a les alternatives de pagament.

En una altra línea, busca formes per sistematitzar, fer-ho sempre de la mateixa manera, els processos més habituals del mètode. Això t’ajudarà a interioritzar-los. Crear un checklist per la revisió setmanal et permetrà repetir-la sempre de la mateixa manera, evitant oblits i augmentant la seguretat fas les coses com s’han de fer. Estableix una periodicitat fixa per processar el teu inbox, reservat 2 hores per fer la revisió setmanal  i procura que sempre sigui en el mateix interval de temps, classifica les accions abans de sortir del inbox… petits detalls que marquen la diferencia i creen qualitat de treball.

La burocràcia pot semblar gris – de fet ho és – però resulta indispensable per l’èxit dels procés i el desplegament del sistema de forma correcta. Una forma de canalitzar la nostra energia, evitar el lliure albir, i no acabar a la cuneta amb cobert per un munt de llistes projectes i accions amb els que no saps que fer. ¿Dones importància a aquests processos? Et preocupes perquè tot vagi com ha d’anar? Si has desenvolupat sistemes propis per fer les coses deixa el teu comentari, és una cosa que t’agrairé.