GTD. Introduir reflexió més enllàde la revisió setmanal

Un puntal de Get Things Done és la revisió setmanal, però si mirem més enllà de l’acció de depurar els nostres assumptes durant unes dues hores cada setmana hi ha el concepte revisió, o reflexió com o prefereixis. Un concepte aplicable als diferents nivells de perspectiva sobre els quals ens organitzem. Per cadascun d’ells hi ha una revisió a realitzar i unes accions a implementar per fer-la possible.

Tenim molt clar que fer en els nivells més relacionats amb l’activitat en si, però per damunt de la revisió setmanal, és on tot comença a ser borrós. Que és el que s’ha de comprovar? Que és el que he de preparar de cara al nou període de treball que tinc per endavant? Son unes preguntes que he intentat contestar-me i sobre les quals intentaré donar-vos una resposta conceptual i practica, per saber que fer i perquè fer-ho.

Imatge via Practicalowl sota llicència Creative Commons

Revisió d’àrees de responsabilitat

Una revisió mensual on verificarem si la nostra activitat a variat i ha donat lloc a noves àrees de focalització. Per definir-les podem fer un anàlisis de la nostra activitat – responsabilitats o allò que ens ocupa – a mà alçada. A simple vista no ha de ser gaire difícil definir un esquema de les diferents zones per on es mou la nostra activitat. Una altra forma més analítica es realitzar una recopilació de tot allò combinarem la nostra llista de projectes amb una enumeració de tot allò que ens preocupa, tenim pendent o ha quedat incomplert.  (Si comptes amb el llibre Haz que funcione, pots recorre a la llista de desencadenants que hi ha a l’apèndix).  Un cop confeccionada la llista podem agrupar els diferents projectes en grups segons l’àrea de responsabilitat.

D’aquesta forma matem dos ocells d’un tret, realitzem la revisió, actualitzem la nostra llista de projectes i fem un buidat mental complert. Aquesta segona via permet una reflexió més profunda que pot donar lloc a l’aparició d’indicis de canvi a través d’allò que tenim pendent o planegem fer en un futur immediat.

Així mateix realitzarem la revisió en el cas d’un canvi de feina, o personal, que requereixi la redefinició d’aquestes àrees. 

Revisió d’objectius

Realitzarem una revisió anual on perfilarem les nostres perspectives a un o dos anys vista. Al definir un objectiu hem de ser capaços de parametritzar amb exactitud que s’ha de complir perquè la fita es pugui considerar aconseguida,i fixar una temporització que ens doní una idea de la duració de l’empresa. A part de la revisió anual, realitzarem revisions trimestrals que permetin recalibrar la nostra planificació, tenint en compte imprevistos i altres desviacions. Per mi resulta imprescindible comptar amb un o varis objectius parcials, o punts de control, a completar en cada revisió trimestral per cadascun dels meus objectius. D’aquesta manera soc capaç d’emetre un judici basat en la meva activitat – quelcom tangible – de com evoluciona el procés.

Per composar el camí cap a un objectiu hem de ser capaços de desglossar la nostra activitat en projectes. En les revisions trimestrals composarem el camí cap cadascun dels punts de control mencionats. Comencem definint amb certa precisió les accions dels projectes inicials i enumerant la resta. A mesura que avancem ja desenvoluparem la seva composició en accions de  tal manera que al anar acabant els projectes desglossarem els següents en accions, convertint-ho en la nostra forma natural de fer les coses. Evitem obsessionar-nos durant la revisió en crear una revisió detallada, ja que és impossible poder preveure tots els imprevistos. Centrem-nos en reflexionar a un nivell més alt, preguntem-nos si la línea de la nostra activitat s’està desviant i quines correccions hem d’aplicar, dit d’una altra manera, revisem la llista de projectes a realitzar des de l’última revisió trimestral i preguntem-nos per que no hem sigut capaços d’acabar-los a temps, i com gestionarem la feina endarrerida + els següents projectes en els tres propers mesos.

Revisant la visió de futur

Prefereixo especificar cadascuna de les idees que formen la meva visió de futur de forma detallada, escrita en un document que revisaré cada cop que ho necessiti. No fixo una periodicitat, a diferencia de les anteriors és la necessitat de motivació el que m’empeny a fer-la. Tampoc hi ha un procediment que realitzi de forma sistemàtica, llegeixo de forma detinguda i dedicant-li tota la meva atenció a cadascun dels punts definits, visualitzant la imatge del resultat final. Això acostuma  a ser suficient per motivar-me en moments baixos i d’estancament, o per aclarir-me conceptes que a causa del temps o del neguit produït pel dia a dia poden haver-se difuminat.

No hi ha un checklist de projectes, ni una revisió d’objectius. Passem d’un pla més material a un més conceptual.  

Revisant els nostres valors i propòsit

En la línea de la revisió sobre els 9000 metres, la nostra visió de futur, la revisió dels nostres valors i propòsit també és plenament conceptual. En aquest cas servirà per recordar el compromís amb allò que ens mou – els propòsits – i en la forma que estem condicionats per aconseguir-ho (els nostres valors).  Difícilment variaran, en una redacció inicial podem llistar els valors i propòsits que ens acompanyen.

Personalment trobo de gran utilitat la creació d’una targeta amb tots els punts escrits en forma d’esquema o de llista, prou petita per dur-la a la cartera. Revisa-la cada cop que necessitis convicció, en aquells moments on resulta especialment útil recordar que ens mou: Quan has de prendre una decisió, quan no veus gaire clar el present, o dubtes del que fas (del teu dia a dia).  Una revisió per motivar i recordar quins son els nostres propòsits i valors, sembla estúpid però cada cop que els llegeixo sobre el paper on els vaig escriure – paper i tinta – em refermo en cadascun d’ells.

Tots tenim un cert domini sobre les revisions realitzades a més baix nivell, setmanal i diaria, per ser les més freqüents i una part essencial per controlar la nostra activitat. Les de major altura però, acostumem a ignorar-les o fer-les front d’una forma superficial. Si volem treure el màxim partit a GTD hem d’aprendre a treballar des dels diferents nivells de perspectiva, i això implica aplicar el grau de reflexió necessari a cadascun d’ells.