Finances personals amb Evernote

Evernote no és una eina per gestionar les teves finances personals, però si pot ser utilitzat com a suport per fer més fàcil la seva administració. Utilitzarem la seva gran capacitat d’emmagatzematge i classificació per catalogar documentació digital, a més del gran ventall de recursos per recopilar, un punt d’inflexió per restar pes al document en paper i centralitzar tot allò que ens arriba – i hem de tenir en compte – en un mateix lloc. Una altra aplicació pràctica per utilitzar-lo durant en el dia a dia.

Imatge via Taskfix dins de Images_of_Money sota llicència Creative Commons

Registrar despeses

Quan t’atures en una benzinera, quan et donen el tiquet del menú diari … aquestes petites despeses que pots controlar si pagues amb targeta però que se t’escapa si ho fas en metàl·lic, per que et marxa del cap o per que desapareixen tickets de la teva cartera.  I que fas? Doncs una fotonota amb el smartphone i l’envies al teu Evernote. Un cop allà pots moure-les a un notebook anomenat tickets o despeses mensuals per la seva posterior comptabilització. Recomano registrar la despesa al moment, ens guiarem per la data de la nota per saber el dia al que correspon el ticket, podem mirar la imatge però el fet de comptar amb una data correlativa amb la despesa ens permetrà realitzar cerques per agrupar les notes per setmanes i mesos.

Exemple de com agrupar les despeses de la última setmana i l’últim mes:

created:day-7

created:week-4

*El fet de registrar la despesa el moment permetrà fomentar l’hàbit i minimitzar oblits.

Documentació: Factures i rebuts

En compres per Internet y cada cop més pels mitjans convencionals, ens arriba un document en format PDF que podem enviar al nostre Inbox a Everote, classificar-lo i enviar-lo al notebook que correspongui. Fins i tot pots enviar-hi les teves factures en paper: Un escaner, una dedicació d’una o dos hores setmanals i enviar tot el paper que rebem i acumulem en el nostre arxiu. Alerta! Potser no et puguis lliurar de la copia en paper de determinats documents, però el fet de tenir-la dins d’Evernote et permetrà aprofitar tota la seva capacitat de cerca per localitzar-la, tant per la classificació que realitzis com per la possibilitat de realitzar una cerca interior del document (en format PDF).

Estén aquesta practica als rebuts bancaris que s’acumulen al teu compte online. Amb poc esforç pots convertir-te en una versió actualitzada d’aquells ‘abueletes’ que ho tenen tot ben classificats en arxivadors :-)

Control

Per controlar les teves finances personals em decantaria per programes a l’estil de Personal finance, o amb una fulla d’Excel com la que ens ofereixen en el blog Blog y Lana amb aquesta finalitat. Si us decidiu per aquesta segona opció, podeu guardar-lo en un notebook anomenat referència on enviareu fulls de càlcul amb el vostre registre de d’ingressos i despeses, el vostre balanç, gràfiques de com evoluciona la vostra situació econòmica…  Tot centralitzat i al abast de la mà.

Àrees de focalització

Evernote s’ha convertit en quelcom tant important per mi perque tot el que te importància en la meva activitat hi esta reflexat. Partint d’aquest principi i parlant de finances personals, les carpetes relatives a preocupacions o activitats que realitzem en aquesta area hi haurien de ser presents. Per exemple una carpeta dedicada a emmagatzemar informació (per exemple fiscal) que has de tenir present, referències a lleis i normatives que utilitzem freqüentment.

Un altre exemple és un notebook amb el nom IRPF o Renda, que inclogui un checklist enumerant-te tot el que has de fer per presentar la teva declaració, des de les comprovacions a  realitzar sobre el borrador perquè el Ministeri no decideixi a favor seu, fins a vies per desgravar a tenir en compte, o tota aquella documentació que s’ha de tenir localitzable en el procés: En aquest cas pot ser útil acumular-la en una carpeta apart i crear una nota dins la carpeta IRPF amb els enllaços a les notes amb documentació.

Aquesta practica es pot estendre a nivell d’empresa amb la presentació del 340, declaració anual a tercers, impost de societats etc…

Dinamitzar-ne l’ús

Aquí tens una proposta  per organitzar el teu material financer dins d’Evernote i procurar que no es perdi res a causa de la dispersió o per excés d’informació emmagatzemada:

  • Creem un stack anomenat Finances Personals: Contindrà els notebooks Registre de despeses, Factures, Rebuts, Referència… i qualsevol altre que pugui ser important per a la teva administració.
  • Classifiquem la nota amb un màxim de 3 tags. En el cas de les factures: Proveïdor, any i si cal mensualitat. En el cas de les despeses concepte al que pertanyen, proveïdor (la data és la de la nota) i un subconcepte (opcional).
  • Una cerca programada per classificar despeses per setmanes.  Registrar-les en la nostra fulla d’Excel o aplicació de finances personals, i eliminar-les o arxivar-les en un altre notebook si les hem de conservar.
  • Podem accedir a la informació, o realitzar cerques simples, a través de la llista de tags que apareix al seleccionar el notebook.

Ara és cosa teva completar el post amb les teves sugerencies i comentaris sobre com utilitzes l’aplicació. Segur que hi ha algun detall que gestiones de forma més eficient. En el post sobre lectures digitals amb Evernote van sorgir propostes per simplificar el sistema amb altres aplicacions: Quines aplicacions utilitzeu per gestionar les vostres finances personals de forma eficient?