Planificar un viatge de forma eficient i gaudir-lo al màxim

Productivitat, eficiència i viatges. Tres conceptes que a priori no encaixem amb facilitat: “Potser si es tracta de viatges de feina”.  No, hi englobo tot tipus de desplaçaments oci, treball… El post d’avui em serveix per il·lustrar l’aplicació de la productivitat a la vida quotidiana. Una forma per treure el màxim partit dels nostres recursos, en forma de software i hardware.

El post parla de com organitzo els meus desplaçaments gracies a Evernote, però l’acabo fent menció dues eines addicionals que milloren la qualitat i l’experiència d’usuari. Espero aportar-te alguna idea de com fer-ho a més de amb que implementar-ho :-)

Imatge via Mr. Wright sota llicència Creative Commons

Organitzant amb Evernote

En una fase prèvia ens dedicarem a recopilar material necessari pel viatge, bitllets, mapes, dades de possibles visites, etc.. en una carpeta de projecte. En una altra línea esta el que hem de fer, les accions. Resulta imprescindible fer una llista de tot el que es planeja i sorgeix, sumant aquells detalls que se’ns passen pel cap i enviem al nostre Inbox. Totes les idees es convertiran en accions, sintetitzant la idea en una frase i etiquetant la nota amb el tag acció, així les separem del material. L’alternativa es crear dos notebooks pel projecte Material i Activitat, a mi em funciona el sistema amb una carpeta dividint les notes en els dos conceptes per tags.

Un cop revisat el material podem passar a una segona fase per crear un pla de treball durant les diferents jornades que estiguem fora. Creem un stack de notebooks amb el nom del viatge, de tal manera que quedi ubicat com a primer notebook de la llista. Així ens resultarà més fàcil accedir-hi a través del nostre dispositiu mòbil (tablet o smartphone), reduint el temps de navegació necessari per trobar-lo i accedir al contingut. A tenir en compte si ens trobem ‘en moviment’ ja sigui al mig d’una avinguda d’una ciutat desconeguda, o en una reunió de negocis a primera hora del matí. No és el mateix un viatge d’oci o un per motius professionals, implemento i organitzo l’estructura de notebooks de diferent manera:

  • Viatge personal. L’stack esta format per diferents notebooks amb les diferents jornades del viatge (cada dia un notebook). Dins hi ha l’itinerari a realitzar il·lustrat amb mapes i les dades relatives i interessants. Per exemple dades de reserves a restaurants, indicacions de restaurants i cafès propers. Creo un itinerari principal amb 2 o 3 notes que contenen el que no em puc perdre, més 2 o 3 notes més amb llocs opcionals que poden complementar la visita (si en tinc ganes). Totes les notes estan il·lustrades amb una captura de Google Maps o similar.
  • Viatge professional. Enlloc d’organitzar la informació per dies-jornades ho faig per temes a tractar, ja siguin projectes, clients, etc.. algun d’ells pot estar dedicat a l’oci. La  diferencia resideix en l’esquema mental que faig per organitzar-me, els assumptes són la unitat per dividir el material (digital) que dugui amb mi.

En ambdós casos hi sumo un notebook amb informació anomenat General amb informació del hotel, dels desplaçaments, llistes de control  i altra informació d’interès.  Cal que cadascú trobi la forma més optima d’organitzar el material amb el que treballarà, he parlat de com les divisions en notebooks que realitzo es corresponen amb la divisió conceptual que en faig de forma mental. Si aconsegueixes trobar  el teu,  reduiràs friccions en la teva forma de treballar: Desapareixeran aquells segons que dediques a pensar on és tal dada, o un document concret, passant a fer clic directament al notebook…

Llistes de control

Imprescindibles per evitar oblits,  em permet fer un review de tot el que m’he d’endur.  La utilitzo per preparar la maleta en l’anada i en la tornada, per no deixar-me res a l’hotel. Combinat amb una segona llista de tot allò que he de portar cap a casa: Regals, records, encàrrecs de parents i amics etc..  aconsegueixo evitar descuits i moments desagradables.

Les utilitzo d’igual manera per a viatges personals i professionals, però pel que fa als últims hi sumo el conjunt de nota en forma d’accions. Les envio directament al inbox del meu Evernote i d’aquí a la meva aplicació de gestió del flux de treball. Facilethings em permet capturar-les  de forma automàtica… però això és una altre tema…

Per complementar la preparació i l’execució

Evernote m’ajuda en la fase preparatòria del viatge, però hi ha altres eines que em donen un suport important. Plnnr em permet generar un Planning de la visita de forma extremadament fàcil, permetent-me extreure llocs importants que desconeixia i s’han de tenir en compte, a més de generar un llistat d’hotels on reservar…

No puc acabar el post sense fer menció a la combinació dispositiu mòbil + aplicacions amb Geolocalització. S’ha acabat atabalar-se amb un mapa a la ma, si la tarifa de dades i la bateria ens ho permeten, podem resseguir el nostre Planning online ubicant-nos sobre el mapa de forma dinàmica. Per als que tenim una pobre orientació el fet de disposar de la ubicació i direcció en cada moment és una garantia de seguretat que permet centrar-nos en el que importa.

Dins del mon 2.0 amb geolocalització existeix una porta d’accés al coneixement creat pels anteriors visitants d’un indret que és una pena no tindre en compte. Foursquare ens permet ubicar opcions properes a la posició on ens trobem. Restaurants, bars …. o qualsevol servei esta a l’abast de la nostra ma, si li sumem les opinions dels usuaris amb que compta podem donar un nou significat a la paraula improvisació, aventurant-nos a descobrir llocs sense haver-ho planificat prèviament.

El fet de tenir un smartphone amb una connexió de dades ha canviat la meva perspectiva sobre certes coses, així com la meva forma de treballar. Si tu no disposes de dispositius, pots fer exactament el mateix organitzant-te la informació amb una estructura de carpetes física, on hi siguin tots els elements impresos. En el desplaçament et pots endur  un dossier-resúm amb  l’imprescindible. Baixa tecnologia my friend.

Deixa el teu comentari indicant les eines que utilitzes per organitzar i gaudir dels teus desplaçaments. Utilitzes alguna xarxa social dedicada als viatges? Quin paper  hi juga?