Administra els teus projectes GTD per triomfar

Sovint prenem els projectes GTD com una simple seqüència d’accions agrupades amb una finalitat comuna. Quelcom merament funcional, però si pensem un moment en el pes que tenen en el global de la nostra activitat ens donarem compte del paper clau dins la consecució dels nostres objectius i l’activitat ordinària. Una administració eficient significa bastir una estructura que en faciliti la gestió i generi una visió global de l’activitat. Les següents línies pretenen anar més enllà de les bases i transmetre coneixement per polir imperfeccions i treballar sense resistències.

Imatge via 427 sota llicència Creative Commons

El projecte GTD com a concepte

Tot comença per entendre els projectes com que realment son. Un conjunt d’accions físiques indivisibles amb una finalitat ben definida, ja sigui en forma de lliurable (producte o servei acabat),  una data límit, o ambdós topalls. L’activitat a realitzar ens ha de dur a algun lloc, a un ben definit. No caiguem en l’error d’obrir un projecte per administrar l’activitat sorgida d’una de les nostres àrees de responsabilitat. Al estar permanentment obert perdrem intensitat en l’acció, deixant d’atribuir – a mig termini- la prioritat real a les seves accions.

El fet d’administrar un projecte amb nom finances personals, un calaix de sastre amb accions sobre la matèria però amb diverses finalitats, farà que a mig termini baixem la guardià – l’estat d’alerta- en front les seves accions. Prioritzarem activitat d’altres àmbits el retorn  de la qual vingui en forma de producte acabat i satisfacció obtinguda per finalitzar el tema.

El seguen a assimilar és les necessitats del projecte segons la seva tipologia. Necessitats en forma de planificació de les accions, límit i objectiu que persegueix. La següent classificació pot ajudar a entendre el concepte:

  • Microprojectes. Una tasca divisible en varies accions físiques. Per fer-nos una idea de 2 a 5 accions fàcils d’identificar a simple vista. L’única dificultat és relaxar-se a l’hora de descomposar la tasca en accions. Recorda: acció és una activitat física indivisible que pots acabar d’una sentada.
  • Projectes periòdics. Dins les rutines o tasques periòdiques, en podem trobar algunes composades per varies accions. Projectes GTD de facto. L’única diferencia amb l’anterior cas és la repetició de les mateixes accions cada cop que es planteja la necessitat de fer-lo, així doncs només haurem de fer l’esforç d’identificar–les la primera.
  • Projectes complexos. Han de donar resposta a una situació per la qual resulta difícil esbrinar l’objectiu i poc eficient enumerar les accions a realitzar a simple vista. Hem de recorre a la planificació natural per identificar la finalitat, la situació final d’èxit i articular l’activitat.

Resulta crític distingir un microprojecte d’un que necessita planificació natural, del contrari caurem en la planificació reactiva disparant les imprecisions i les possibilitats de fracàs.

Un inventari de la teva activitat

Es fa insistència en la necessitat d’una llista de projectes per facilitar les comprovacions en la revisió setmanal, i per generar una visió global de la nostra activitat. Seguint aquesta filosofia jo mantinc un conjunt de 3 llistes que faig servir en diferents moments per analitzar els meus temes pendents.

Divideixo la llista de projectes en dues de projectes en actius i projectes en espera per poder focalitzar en la meva activitat en marxa. Durant la setmana treballo sobre la llista d’assumptes actius, i durant la revisió setmanal reviso la llista de projectes parats per saber quins puc posar en marxa. Aquesta variació m’evita distraccions a l’hora de executar i finalitzar activitats. Els actius solen ser els prioritaris en aquell moment en funció de la data límit o altres criteris de prioritat.

La tercera llista entra al nivell de perspectiva dels objectius. Cada objectiu és una llista de projectes necessaris per completar-lo. Es tracta d’una llista oberta per si s’ha d’incorporar nous elements per complementar l’activitat cap a l’objectiu, tenint en compte canvis en la planificació, factors externs i altres… Dóna més profunditat a la visió de l’activitat, i permet donar resposta a la pregunta Que resta per fer? amb més precisió.

Cada projecte hauria de tenir la seva data límit. Si ho fem bé establirem una prioritat d’execució que fins i tot pot arribar a nivells subconscients. Al establir una data de venciment establim un ordre implícit  a l’hora d’executar les accions dels projectes en funció de la data. A dia d’avui els softwares GTD permeten generar una llista dels nostres projectes, tot i així aquestes variacions no em suposen una carrega extra de treball ja que és quelcom que em permet l’actual software que utilitzo  actualment per gestionar GTD.

Administració

Per administrar eficientment els nostres projectes implementarem una revisió setmanal, una altra de mensual i utilitzarem de forma activa el concepte data límit. La revisió setmanal servirà per netejar les llistes dels projectes actius d’accions ja realitzades o mal ubicades, identificar microprojectes presents a l’inbox i descompossar-los en accions, planificar el procés de programació natural per aquells que ho necessitin i escollir quins projectes es realitzaran durant la propera setmana i quins es s’aturaran.  Per aquest últim punt tindrem en compte les dates límit del projecte, els imprevistos i noves activitats sorgides durant la setmana o presents a l’agenda i arxiu de seguiment.

Evidentment aquells que tinguin una data límit real pesaran més que els projectes als quals li establim nosaltres, o que directament no en tinguin. La qüestió es que la dinàmica per escollir una seguent acció – o que tirar endavant – es veurà afectada pel venciment del projecte com a nou paràmetre a tenir en compte.(Pots ampliar sobre gestió de dates límit amb aquest post de thinkwasabi.com). Et recomano fixar una data límit per projectes que no en tinguin, com aquelles activitats que fas perquè vols, és la forma més eficient per crear un autoimpuls a l’hora de fer.

Al final de cada més realitzo una revisió dels projectes finalitzats i de la llista de projectes per objectiu per veure com va el progrés dels mateixos. Aprofito per eliminar o arxivar material de suport de temes tancats i mantenir l’ordre del meu magatzem d’informació.

Assimilant aquests conceptes podràs donar un salt qualitatiu en la teva administració de projectes. Des d’entendre el concepte fins a implementar cadascun dels canvis, son idees que poden representar una gestió més acurada dels teus assumptes. Espero haver-te donat alguna idea i sumar a la teva forma de fer. Si ets tu el que pots aportar, deixa la teva idea, aquell detall en la teva forma de treballar que marca la diferencia en la zona de comentaris.

“Avui us vull demanar un favor. A causa d’un canvi en  la política de Google he perdut una gran part de vots fets a través del botó +1 de la barra lateral del blog, us estaria agraït fesiu clic al botó +1 de l’apartat de xarxes socials”

–          Gracies a tots ;-)