Perquè l’e-mail et satura?

T’has preguntat mai perquè convertim l’email en un problema? És una eina, un recurs de comunicació que ens hauria d’ajudar a treballar millor retallant les distancies amb la nostra xarxa de col·laboradors, però massa sovint s’acaba convertint en un focus de tensió i distorsió de la nostra jornada. Però perquè es converteix en un problema d’aquesta magnitud? les següents línies són una visió subjectiva de com i perquè el mail complica la nostra vida + un bonus de consells per intentar solucionar llurs problemes.

Imatge via the air we breathe. sota llicència Creative Commons

Convertim la gestió d’inputs en una necessitat més que en un requeriment. El fet de rebre el feedback, o noves entrades, per part dels nostres col·laboradors es converteix en un nou estímul (positiu o negatiu).  La seva revisió constant és una forma per interrompre la monotonia del nostre treball i intentar obtenir un break,  un microtall en la rutina, que crea una sensació semblant al produït per una pausa  –ben feta- entre accions cursades per resetejar i començar de nou amb el contador a zero.  És pervers, l’únic que aconseguim és danyar la nostra maquinaria, desgastar-nos distribuint la nostra atenció entre varies fonts i trencant la continuïtat del nostre treball. Anem cap a  un curtcircuit, com el de l’aparell electrònic que interromp el flux tensió elèctrica repetidament.

Acceptar de forma continuada les noves entrades, la consulta del correu personal des del lloc de treball, o cometre el gran error de mantenir el client de correu obert de forma continuada en el nostre ordinador amb l’opció de descarrega de correu cada X minuts és una de les formes habituals per crear-nos tensió de forma innecessària.

Cada cop que entra un mail, acompanyat de la seva respectiva notificació, desviem la nostra atenció sortint de la zona. Encara que no correm a obrir-lo sabem que es allí, creiem que és allí això ens empeny a verificar el nostre compte… i si hi ha quelcom correm el risc d’interrompre el que hi ha en progrés per començar a treballar en la nova entrada. Molts cops és quelcom inconscient, si ens aturéssim 30 segons a valorar quina posició ocupa en la nostra escala de prioritats acabaria en espera per ser processat a posteriori.

En el millor dels casos el contingut del mail capta la nostra atenció però tornem a la feina, perdem el flow i hem de tornar a connectar. Si creiem que ho podrem liquidar en un període breu de temps – 5 minuts – ens hi llancem de cap… fins arribar a al punt on ens adonem que no ho podrem acabar i ho deixem per més endavant. Hem perdut la concentració i ara tenim dues tasques a mitges, la desencadenada pel correu i la que estàvem realitzant.

En el pitjor dels casos ens pot caure a les mans el que considerem una urgència. Un client amb un problema que creus que hauries de resoldre immediatament, una tasca delegada que no t’entregaran a temps, una possible negativa a un nou projecte que no et pots perdre… T’asseguro que en un entorn de tensió continuada, com un servei d’atenció tècnica, la situació pot esdevenir insostenible si no es fomenten uns hàbits per la gestió de sol·licituds entrants (per  correu o altres), acabant en quelcom més que una precària productivitat… en estrés o ansietat.

Amb l’agravi dels dispositius mòbils només aconseguim fomentar un hàbit perjudicial per la nostra forma de treballar i que ajuda a crear una dependència dels nostres smartphones, ens aïllem del nostre entorn centrant-nos en una pantalla de menys de cinc polzades.  Aconseguim ocupar el temps en coses que no son importants, creant un soroll estàtic que absorbeix part de la nostra energia. Tots aquells que passen els seus descans, l’hora de dinar en una jornada partida, de checking continuat no desconnecten ni es reincorporen  amb les condicions més idònies.

El mail ja no és una eina, sinó un conjunt d’hàbits de treball fortament arrelat al nostre subconscient.  Així doncs com solucionem aquest ventall de problemes? Amb petites passes per implantar, de forma progressiva, nous costums…

El meu primer consell és que redueixis la freqüència de consulta través de traves físiques. Com? Desconfigura el teu client de correu i consulta tots els teus correus a través d’un sol compte, descarrega’ls tots a través d’un compte de GMAIL. Per evitar la temptació d’obrir i tancar el navegador cada cop que vulguis consultar-lo queda’t amb un sol navegador i instal·la’t un plug-in tipus Stayfocused per bloquejar l’ús d’Internet o com a mínim de la pàgina web. És extrem però funciona, sempre pots pensar en fer trampes canviant la configuració del mail, o desinstal·lant l’add-in  però si arribes a aquest punt és que ets un obsessiu-compulsiu

A continuació fixa’t una o dos moments durant el dia en els que puguis consultar el mail evitant que les accions que se’n derivin no afectin amb escreix la teva planificació diària. Mai a primera hora del mati o la tarda, millor a mig mati quan ja has finalitzat les teves tasques prioritàries. Estàs creant un hàbit o sigui que el que compta és la constància.

El tercer pas és convertir la consulta del teu mail en quelcom avorrit i monòton. Fa temps vaig sobre la forma de buidar l’inbox dels nostres comptes de gmail de subscripcions, newsletter, publicitat i altres correus automàtics, creant regles per autoarxivar –los, de tal manera que l’usuari no pugui visualitzar directament als nous correus quan entra al compte. Els mails de baix valor poden ser revisats un cop per setmana, en aquelles hores de diumenge a la tarda on hom no sap que fer.

Resulta indispensable externalitzar la gestió d’accions que es derivin dels correus rebuts. Podem classificar els correus amb un sistema que permeti trobar-los d’una forma àgil – com Trusted trio – però totes les accions següents que se’n derivin, les hem de gestionar amb sistemes específics fora de la app de correu. El fet de treballar amb un client de correu per gestionar el que hem de fer suposa tenir l’inbox i el botó de rebre correu a l’abast de la ma.

Si ets un cap de projectes o dirigeixes un equip de treball i vols anar més lluny, et suggeriria buscar un substitutiu. Acaba amb tota la comunicació els projectes grupals implantant una xarxa social corporativa com la que proporciona Zyncro, concentrant el flow d’activitat, comunicació i documentació en un sol lloc.

És increïble la capacitat que tenim la gent per complicar-nos la vida, t’enganyaria si et digues que el secret és fer-ho simple, canviar hàbits mai ho és. El correu electronic és un punt de fricció comú a tots nosaltres i que acostuma a absorbir una part excessiva de la nostra atenció i el nostre temps. Per solucionar un problema primer s’ha d’identificar tot el que genera, que és el que he intentat fer a la  primera part del post. No dubtis a replicar i afegir el que vulguis sobre el tema en forma de comentari, així com els recursos que utilitzes per tal de solucionar els teus problemes amb el mail.

Per això i més sobre productivitat @davidtorne