Organitza les teves celebracions amb Evernote

Ha arribat l’hora de posar en marxa la maquinaria, en menys d’un mes comença aquella bogeria coneguda com ‘Festes de Nadal’, amb la situació actual pot ser que la manca de recursos per invertir-hi hagi de ser substituïda per l’enginy i el toc personal. Utilitzarem el nostre Evernote com a base per recopilar i organitzar totes les qüestions relatives a les festes. Unes dates ideals per introduir el tema de l’organització d’events: varies cites en un període relativament curt de temps per organitzar multitud de  ‘projectes’ en paral·lel.

A continuació teniu una implementació per organitzar qualsevol tipus de festa gracies als principis productius de la recopilació, procés, l’organització i aquella icona de l’elefant que tens a l’escriptori.

Imatge via macinate sota llicència Creative Commons

La idea és crear un stack amb el nom Nadal 2012 on crearem notebooks per cadascuna de les festes que organitzis, o hagis d’assistir, per recopilar la informació necessària . Cadascun d’ells s’ajudarà d’una serie de notebooks auxiliar per tasques concretes, per exemple:

Classificar i composar la informació

Tots tenim un notebook marcat per defecte on rebem la informació recopilada des de les diferents fonts.  Segons el volum tractat pot ser que no sigui suficient per controlar el caudal d’informació enviat al nostre compte d’evernote, sobretot si som els organitzadors dels events. Per evitar crear confusió al processar la informació del inbox, enviant-la directament als diferents notebooks creats per cadascun dels events crearem un notebook amb el nom 00. Per classificar, on s’enviaran les notes classificades per tags provinents del inbox.

Un cop classificades extraurem la informació útil  l’acoblarem a la ja existents al notebook de destí. Cliquem al link i extraiem la recepta que ens interessa, enviant el text al notebook de la festa de Nadal. Una recepta o una imatge per il·lustrar la nostra llista de regals pot no justificar el copiat íntegre d’una pàgina, el nostre objectiu a de ser convertir la informació en dades útils i funcionals. Podem ometre el notebook i enviar la informació a la resta sense tractar-la primer, però correm el risc de crear cert desordre. Tot és més fàcil i més agradable si mantenim certa estètica en la nostra llista de notes.

T’animo a utilitzar sense complexos els teus dispositius per recopilar informació, ja sigui fent una foto a un aparador o a una revista per agafar una idea, o el web clipper per enviar tot el que necessitis a l’aplicació.

Events i celebracions

Ja sigui el sopar del dia 24, Nadal, Sant Esteve, Cap d’any, Reis o alguns events de caire més accessori com els sopars d’empresa, hi ha una sèrie de qüestions a tenir controlades. Per cadascun d’ells crearem un notebook que ens servirà com a guia. Un emplaçament pel material de suport per tots els projectes i accions que se’n derivin, o simplement com una referència a la que recórrer en un moment donat.

En ells acumularem informació necessària per la intendència de les celebracions. Si som organitzadors, podem indicar tot el referent al menjar, la ubicació on es celebrarà i tot el necessari per fer-ho possible. Si ho creus necessari podràs fer-les publiques per compartir-les amb la resta d’assistents.

Si tens smartphone o tablet, quan hagis composat tot el material podràs treure cadascun dels notebooks del stack, i renombrar-los amb un número inicial o un caràcter no alfanumèric per posicionar-los al capdamunt de la teva llista de quaderns i accedir-hi amb un clic.

Recopilar contactes

Contactes? Si, tots aquells que juguen un paper en les teves celebracions, com a assistent a una festa que organitzes, per qui has de comprar un regal o recordar-te de felicitar per festes o simplement algun proveïdor d’algun servei com menja a domicili o el taxista al qui pots trucar desprès de la calamitosa festa de cap d’any.

Guarda el nom de la persona, les seves dades de contacte i classifica’l amb tags que defineixin el seu rol, la festa on intervindrà i l’acció. Per exemple la teva mare: Convidat, Nadal, Reis, Regal, o el famós taxista Servei, Cap d’any, Taxi. De cara a preparar les activitats de la jornada ho facilitarà

Els teus regals i compres

Crea un notebook públic per publicar una llista de notes enumerant els regals que la gent et pot fer aquest nadal, pot incloure una petita descripció, una imatge, un interval de preus orientatiu i els enllaços a pàgines web per realitzar la compra. Tot per posar-ho fàcil als teus amics i familiars. Un cop creat el notebook i el seu contingut pots passar el link public a la teva llista de contactes. L’únic problema és que no hi ha forma d’evitar la duplicitat de regals, els teus contactes no poden retirar de la llista l’element escollit un cop comprat.

Pel que fa als regals que has de fer tu, crea el notebook al estil Compres 2012, on crearem una llista de totes les compres a realitzar per preparar les festes. La idea és tenir una llista de sortida a la que recorre cada cop que haguem de fer una compra. Llista de sortida en el sentit de eliminar l’element al realitzar la compra. Cadascun dels items es classificaran amb tags per descriure si es tracta d’un regal, o una celebració concreta, per tal de saber el seu origen i finalitat. Per crear un vincle més específic podem utilitzar un evernote-link.

Podem editar una nota incorporant la ubicació física on realitzar la compra per ajudar-nos, o com el cas de la llista de regals, un link de la web on comprar-ho.

Per a tots aquells que organitzeu alguna celebració us serà útil un notebook on guardar tots els registres de despeses per portar un control o passar comptes amb els coorganitzadors.

Recopilació de suggeriments:

  • Crear un notebook per cadascuna de les festes a assistir o organitzar. Agrupar-los en un stack èxplicit per les festes de Nadal.
  • Crear un notebook èxplicit per agrupar el material enviat i processar-lo per mantenir l’ordre en els notebooks dels events.
  • Organitzar els contactes dins d’un notebook específic, distingint-los amb tags com a convidats, coorganitzadors, receptors de regals o proveïdors d’algun servei. La informació continguda ha de permetre localitzar-los amb un clic.
  • Crear un notebook públic per compartir la teva llista de regals, i un altre per les compres a realitzar durant les festes, on s’especifiqui on fer la compra i quan costarà.
  • Si organitzes una festa entre varies persona ubica en un lloc específic, crea un notebook o un tag explicit, pels documents relatius a les despeses.
  • Porta un control de la teva activitat amb llistes de control.

Evernote és una eina ideal per organitzar el material de suport per les festes i tot el que les envolta. Però ha d’anar complementat amb acció, mantén els notebooks amb el material separat de les llistes amb les accions que se’n derivin. He publicat el post amb setmanes d’antelació perquè és ara quan hem de començar a organitzar-nos per aquest gran focus d’activitat que és el Nadal, ara és hora de començar per evitar sorpreses d’última hora.