Evernote, ajudant-te a integrar les teves comunicacions

Una eina no et fa més eficient, és com la utilitzes i com influeix la teva forma de treballar el que marca la diferencia. Per experimentar una millora s’ha de buscar el canvi per aconseguir simplificar rutines, aconseguir una major integració entre les nostres eines, els nostres hàbits i les nostres obligacions.

El post d’avui vol ajudar-te a simplificar la gestió dels inputs que reps a través de la xarxa. La gestió dels diferents comptes de correu del que disposes, la lectura de feeds, el que reculls a les xarxes socials… tot amb el comú denominador d’Evernote com a plataforma de gestió d’informació, amb IFTTT com a facilitador.

Si volem millorar la nostra forma de treballar ens hem de marcar uns objectius SMART  (Especifics, Mesurables,Realitzable, Realista i limitat en el Temps).

  • Reduir la freqüència de connexions als nostres comptes d’Email, lector de feeds, etc.. de diària a setmanal.
  • Convertir evernote la nostra plataforma de gestor d’informació online. Reduir el nombre d’aplicacions usades. Cada aplicació te el seu moment, però el seu ús diari pot convertir-se en un passatemps. Evitem entrar a la web de forma habitual com a simple entreteniment .
  • Aplicar una dieta d’informació. Seleccionem que és important – desviant-ho al nostre inbox – i deixem en espera la resta.
  • Eliminar rutines de recopilació de contingut innecessàries

Comencem per comprometre’ns a fer una selecció seriosa dels continguts que considerem importants. Si no discriminem correctament els feeds i correus que volem rebre, convertirem el nostre sistema de comunicacions en un caos. Per altra banda, mantinguem la privacitat del mail associat al nostre compte d’evernote (Herramientas>Información de la cuenta), no és per donar-la a tercers, ni per exposar-lo en l’enviament de mails. Si vols enviar-te una copia d’un mail utilitza el camp CCO, així t’asseguraràs que no reps brossa del món exterior.

Envia els teus mails

Quins son els correus indispensables que has de respondre de forma irremeiable? Ja sigui pel seu remitent,  perquè contenen alguna paraula clau (en el tema del missatge per exemple) remitent, o perquè els reps en un compte específic. Marca quins son i des de el compte de recepció crea una regla per reenviar-los a la teva adreça d’Evernote.  Una altra opció és crear una regla de classificació dels correus en qüestió en una carpeta concreta i reenviar-los a Evernote amb un disparador creat a IFTTT, et permetrà activar/desactivar els enviaments al teu compte modificant una sola configuració.

Per tots aquells correus gestionats des d’un client tipus Outlook , pots utilitzar una tercera variant.  Si Evernote és el teu gestor del flux de treball (administració de tasques i projectes) i pretens tenir una certa fluïdesa treballant amb les teves comunicacions, tracta el correu com un arxiu adjunt i solucionar el problema:

  1. Evernote permet importar els arxius de carpetes del teu ordinador a través de l’opció Herramientas > Importar carpetas. Perquè el procés sigui el més automatitzat possible crea’t una carpeta al teu ordinador on enviaràs els arxius – i els mails que vulguis – perquè al copiar-los-hi , Evernote generi una nota al teu inbox.
  2. Arrossegant un mail de outlook damunt d’una carpeta de sistema, l’exporta com un arxiu .msg.  Arrossega el mail sobre la carpeta que acabes de crear.
  3. Evernote t’importa el missatge dins una nota. Converteix-la en una acció del teu sistema.
  4. Quan vulguis respondre al mail vinculat a una nota d’evernote, fes doble clic al arxiu vinculat i s’obrirà. Et permetrà llegir-lo i respondre’l.

Lectures imprescindibles

Segur que hi ha blogs, o pàgines, que visites constantment per saber si hi ha alguna nova publicació, son blogs de lectura obligatòria, newsletters de lectura obligatòria. Fes una llista de dues columnes, la primera amb el nom de la font de contingut, i la segona amb la periodicitat de lectura. Per lectures setmanals crearàs un disparador amb IFTTT que l’envií a Evernote. La utilitat de la llista és formalitzar la integració, un mecanisme per evita que t’enganyis o et descuidis quelcom important.

Crea una regla amb IFTTT (exemple), per cadascuna de les teves lectures indispensables. Per la resta serà suficient reservar-te una o dues hores el cap de setmana.

Si és un newsletter pots utilitzar el sistema comentat anteriorment – pels correus – per rebre mails importants. No utilitzis mai la teva adreça d’Evernote per subscriure’t a cap servei d’aquest tipus.

Recopila el teu material social

IFTTT ofereix un ampli ventall per guardar tot el que vagis publicant o seleccionant a les xarxes socials. Per no tenir que recorre periòdicament els nostres perfils 2.0 recollint favorits, o contingut enviat a una llista de reproducció crearem una sèrie de disparadors que ens evitin realitzar tasques repetitives que no ens aporten res.

Si vols recopilar el contingut que t’agrada a tumblr, o els Tweets marcats com favorits  (via RSS ja que twitter no permet fer-ho de forma nativa)… O realitzar una copia de tot allò que publiquem per mantenir un registre, o enviat a altres serveis com els  links a delicious, o un registre de tots els arxius pujats a Dropbox, no cal establir cap rutina en la nostra agenda o calendari, ni tant sols crear un disparador al servei, únicament seguir els links marcats o aprofitar els ja creats – i compartits per altres usuaris. Més fàcil impossible

Amb aquest conjunt de mesures la nostra energia i atenció no es malgastarà amb petites accions, a l’hora que deixem de costat multiples fonts d’atenció per centrar-nos en l’inbox del nostre compte d’Evernote. Des del nostre ordinador o el nostre dispositiu.

El meu últim consell és crear una estructura clara de carpetes per tot el material enviat a través d’IFTTT, per evitar sobrecarregar l’inbox d’Evernote.  Els disparadors que dissenyem permeten triar el notebook on volem dipositar-ho i els tags assignar, no ho podem desaprofitar!