Estableix una mètrica per mesurar la teva productivitat

Metricas para medir nuestra productividad

Ho fas pel temps que dediques als teus assumptes, per les tasques que aconsegueixes completar, o  per els objectius completats? No és quelcom complementari, aconseguir tancar temes és important, però si aquests ens deixen en una via morta,sense destinar-ho a un propòsit  tota l’energia i el temps és perd.  En part és la dicotomia de treballar per controlar la teva activitat més immediata, alhora que intentes perseguir una visió de futur.

No et deixis enganyar per programaris que et prometen ajudar-te a corregir comportaments, amb mètriques que es dirigeixen a monitoritzar la feina feta, indicant-te quan de temps dediques a tasques aprofitables i altres marcades com a pèrdua. No és un àmbit binari, més aviat sembla una paleta de color on els matisos venen marcats per la perspectiva i la relació que hi ha entre els diferents factors. Un sumatori del temps que hem aprofitat  o el perdut pot ser quelcom senzill de comprendre, però traïdor  com a factor de pes en la presa de decisions.

Imatge via HeyThereSpaceman. sota llicència Creative Commons

Jo mateix em considerava una persona productiva, de fet ho soc comparat amb l’estat del qual vaig partir fa un parell d’anys. He ordenat les meves prioritats, soc capaç de treballar enfocant en una direcció, persegueixo objectius concrets que lentament m’ajuden a definir la meva visió del que ha de ser el demà… Però encara hi ha fugues en el sistema de transmissió, no prioritzar les tasques i projectes adequats quan es treballa en paral·lel en varies qüestions a la vegada,  crear la sensació d’estar fent quelcom necessari pel simple fet de completar les accions d’un projecte sense plantejar-me prou sovint si son les necessàries o s’han de repensar de cara a augmentar-ne la seva assertivitat. Realitzar la planificació natural de forma superficial sense visualitzar quin seria l’èxit o el que es pretén amb la suficient profunditat…

La profunditat també és una magnitud per mesurar la nostra productivitat. L’equiparo amb la qualitat, amb la de fer el que realment has de fer.  Aconseguir fugir dela productivitat formal en forma de to-do lista completar, buscant la finalitat en forma de sensació o emoció que vull generar. Si preparo una festa d’aniversari no n’hi ha prou amb les accions relatives a intendència i logística, cal buscar l’espurna per fer que tothom s’ho passi bé, no només intentant que no li faltí de res. O per satisfer al client amb una millora al seu ERP per controlar el magatzem, més enllà de limitar-se a  retornar un informe vull donar-li la informació que necessita per generar una visió global del seu estoc i el seu sistema d’abastiment.  Creus que saps que has de fer o creus en el que s’ha de fer?

Viatgem cap a un horitzó, en forma de visió de futur construïda a través de la consecució d’objectius.  No podem perdre’l de vista, conformant-nos amb mirar el paisatge que ens envolta.

Per mesurar el teu progrés de forma quantitativa i qualitativa, estableix una escala per indicar el grau de prioritat de les accions i projectes completats. Divideix la teva activitat en grups segons la seva rellevància i comptabilitza’ls, t’adonaràs  si et decantes en excés pel més banal i abandones el que t’ha d’ajudar a arribar a les fites que persegueixes. Un possible model:

  • L’indicador principal son els nostres objectius a completar en 1 o 2 anys vista. L’activitat que se’n derivi ha d’estar al capdamunt de la llista.
  • Tots els projectes marcats amb una data de venciment propera, si no ens ve imposada per tercers som nosaltres els que hem de definir un límit pel seu tancament, a partir del qual es prenguin decisions si no s’ha fet la feina. Les activitats inacabades un cop superada la data de venciment han  de ser objecte de revisió per tal de prendre una decisió: Renegociar, Replantejar o desestimar.
  • Més enllà de l’activitat relacionada amb els objectius i sense un venciment proper ens organitzem segons el generat en les nostres àrees de responsabilitat. Una execució correcta i equilibrada ens permet mantenir la nostra vida sota control, identificant assumptes a resoldre amb temps per evitar que es converteixin en problemes.
  • L’esglaó més baix de l’escala son les rutines – tasques periòdiques – i altres activitats casuals i de manteniment. Alerta amb no sobrecarregar-se amb accions d’aquest tipus: Recopilem tot el que se’ns passi del cap i tingui a veure amb la nostra activitat però sabent descartar allò que no aporta res,  del contrari omplirem de serrin les nostres llistes d’accions i passarem de caminar cap a la nostra visió de futur, a  mantenir-nos ocupats.

Un dels primers símptomes de millora és descobrir que el nombre d’incendis a apagar al teu voltant es redueixen progressivament fins arribar a zero.

Les emergències son un tema a part,  pots eliminar els incendis provocats per tu però no anticipar els generats pel teu entorn. El salt qualitatiu es produeix quan ets capaç de distanciar-te de la sensació d’urgència provocada per la immediatesa  i tractant de canalitzar el problema a través del teu flow de treball, recopilant-lo i encaminant-lo a través del sistema de llistes i convertint l’extraordinari en una acció o projecte ordinari més.

La quantificació em porta a la reflexió. Tenint criteris clars de que és realment l’important podem donar un cop d’ull enrere i avaluar el fet fins el moment. Realitzar una revisió mensual de projectes ajuda a reconduir-los. Intenta realitzar aquest exercici i estic segur que arribaràs a conclusions interessants.