Com treballo (I). El meu flow professional sota control

Microsoft OneNote per gestionar el meu flux de treball

En el post d’avui us explico el sistema per gestionar la meva activitat a l’oficina. El fet de treballar per compte aliè em va fer descartar en el seu dia extendre el meu sistema GTD, amb facilethings i Evernote, a les meves àrees de responsabilitat professional.  Es tracta de quelcom molt més simple que GTD, utilitzant las aplicacions pròpies del meu entorn de treball.

He anat evolucionant-lo, primer com una forma de treball  a mesura que s’ha anat complicat ha acabat convertint-se en un mètode amb més o menys entitat. M’ajuda a gestionar les interrupcions, a recopilar/organitzar totes les idees relatives a la feina, i a recuperar el flow entre dues jornades, de divendres a dilluns, o a la tornada de les vacances.

Acoblant-me al meu entorn

El sistema agafa part de  l’esperit de GTD i d’Autofocus. Per part de GTD ens servim del concepte acció i projecte. No treballo amb tasques sinó descomponent-les en els passos necessaris per  completar-les.  També agafo el concepte del sistema de múltiples llistes, de fet no son llistes en si,  més aviat contenidors amb recordatoris del que s’ha de fer. Mantinc una sola llista de següents accions, la resta son anotacions d’on m’he quedat al treballar en un tema concret, o que he de tenir en compte per solucionar un problema.

La filosofia del sistema autofocus l’uso  per gestionar el flux de treball i les següents accions a realitzar. Convertim l’activitat en una sola llista de 5 o 6 accions a completar. Cada cop que es finalitza cadascun dels punts de la llista s’anota el següent pas a realitzar per tancar l’assumpte o resoldre el problema. La intenció es crear un sistema que permeti treballar en tots els fronts oberts.

Cada cop que sorgeix una interrupció – o una urgència- l’anoto al final de la llista, intento acabar el ja iniciat i si cal a posteriori m’hi posaré saltant-me l’ordre establert de la resta d’accions.  M’ajuda a conservar el control de la situació i a contenir la frustració pels talls del flow. En la meva feina tinc molt clares les prioritats i els projectes a implementar però també soc conscient que he d’estar a disposició dels clients i companys per ajudar solucionar problemes de caràcter tècnic que sorgeixin sobre la marxa.  L’activitat mai és una llista tancada.

No treballo ni amb context, ni amb nivells d’energia i temps. En un entorn com l’oficina no els necessito, em centro en començar i acabar la següent acció. El context sempre es el mateix i amb aquesta filosofia de treball el temps que trigui i l’esforç no son rellevants.

Les eines al meu abast

Per implementar el sistema utilitzo Microsoft OneNote. No disposo d’Evernote, ni de facilethings, ni de Wunderlist. No me’ls vull instal·lar ni accedir-hi via web des del meu lloc de treball. Crec fermament que el fet de no tenir accés a la resta de la meva activitat evita que em dispersi amb assumptes no laborals.

Utilitzo OneNote perquè forma part del kit d’eines ja instal·lat al meu equip. Fa temps vaig escriure com implementar  GTD amb OneNote. El post explica com s’estructura l’aplicació en llibretes, separadors i notes.

Cada solapa de OneNote representa un dels assumptes oberts durant varis dies o setmanes, si son problemes simples ho liquido únicament amb la llista d’accions. En el separador Acció hi trobo la meva llista d’accions i la llista de coses a recordar durant el dia. L’altre separador important és la safata d’entrada (Inbox), on van a parar totes les anotacions que capturo.

L’aplicació permet crear una nota amb una simple combinació de tecles [Botó Windows]+N

Complemento OneNote amb Outlook per gestionar les comunicacions amb clients i col·laboradors, guardar els mails com a material addicional dels ‘projectes’ en una carpeta cadascun.  Mantinc una carpeta per cada tema obert i quan el selecciono els passo a una d’historial.

La gestió de la seqüència de comunicació no te més, destacar la possibilitat d’inserir dins d’una nota de OneNote una copia del mail arrossegant-lo  des de Outlook (funciona igual amb Evernote). Amb doble clic pots respondre l’emissor del mail  sense entrar al programa de correu i buscar l’original. Amb doble clic a l’icona, o la copia inserida en la nota, n’hi ha prou per obrir el coreu i respondre’l des d’allí.

Revisió i manteniment

El divendres a la tarda, durant l’última hora de la setmana faig una minirevisió de tot el sistema, ordenant tot el material esbarriat en l’aplicació durant la setmana, convertint anotacions en llistes d’accions, en esquemes i creant els recordatoris a recuperar el dilluns pel matí per posar-me en marxa un altre cop.

Intento mantenir-ho tot en ordre i el més simplificat possible per no crear soroll.

Jo recomanaria un sistema similar al presentat a aquells que no esteu còmodes amb GTD i que treballeu en un entorn sense necessitat de context i amb una activitat lineal. M’agradaria saber que en penseu i com treballeu vosaltres.  Teniu un sistema propi o variacions personalitzats a la vostra rutina?

Imatge via ghotzer sota llicència Creative Commons

  • Ramon

    Company, hi ha faltes al text:

    em centro en comença[r] i acabar

    ha recopilar/organitzar totes les idees relatives a la feina

  • Gràcies per l’apunt. S’agraeixen aquests tocs d’atenció

  • David Crespi

    Yo actualmente estoy trabajando con kanbanflow como contenedor de tareas y acciones a realizar.
    He creado un kanban por proyecto y luego tengo un tercer kanban con acciones varias o puntos a revisar.
    Digamos que me sirve para enfocarme en aquello que estoy haciendo.

    Como problema, el que comentas, es una herramienta en la nube y no sé que día la empresa para la que trabajo tomará la decisión de cortar el acceso.
    Pero de mientras, me gusta mucho