Com treballo (II): El meu GTD en 5 passos

A continuació un repàs de com governo el meu flow a través de Get Things Done i la seva estructura de cinc passos. En cadascun descric com realitzo les diferents activitats que impliquen i com ho implemento amb les meves eines. Per gestionar el meu flow i les meves llistes utilitzo Facilethings, però conservo Evernote per recopilar i per gestionar el meu arxiu i material de suport.

L’estructura del post en cinc passos pretén remarcar que l’important és com treballem, no amb que ho fem.

Recopilar

Principalment utilitzo Evernote com a inbox digital global, recopilant a través del meu dispositiu mòbil. El meu smartphone s’ha convertit en la principal via per recopilar idees sobre la marxa, fins i tot per sobre del petit bloc de notes que duc sempre amb mi. El fet de gravar una nota de veu em resulta més directe que anotar amb el boli.  He muntat l’accés a l’aplicació per enrregistrar la idea o el pensament només amb dos clicsa través d’un widget.

El bloc de notes queda per aquells moments on em fa vergonya ficar-me a parlar sol :-), per exemple durant l’hora de dinar, o en algun lloc públic. Quan estic a l’oficina ho complemento amb l’email. Un correu el correu associat al meu compte d’Evernote per enviar material associat a alguna tasca, o accions a realitzar al compte de facilethings per a dipositar-les  en l’inbox de l’aplicació.

M’he creat un conjunt de regles IFTTT que faciliten la recopilació. Cada cop que marco un correu a GMAIL amb una estrella o envío una nota a una determinada llibreta d’evernote, automaticament s’envia al inbox de la meva aplicació GTD .

El meu inbox físic –de fabricació pròpia – continua incombustible en el meu despatx per al material físic. Cada cop amb una forma més impossible.

Processar

Mínim un cop cada dos dies, d’una altra manera arribava a la meva revisió setmanal amb una inbox digna d’un afectat pel síndrome del acaparador compulsiu. Acostumo a revisar els meus inbox a Evernote, GMAIL i inbox del despatx. Arxivo o elimino el material corresponent i gestiono l’activitat dipositada en forma de correus, notes o altres suports.

És el moment de convertir en accions aquelles idees i conceptes recopilats que requereixen una breu reflexió per estructurar i redactar l’activitat. Un cop plantejada és registrada a través de Facilethings com accions a l’inbox, com un nou item en l’apartat de projectes o una nova cita a l’agenda.

Un cop disposo processades tots els inbox aliens a facilethins, la meva app gtd, llanço el procés específic del que disposa l’aplicació per processar, permetent-me focalitzar en aquesta activitat sense distraccions. Classifico accions amb nivells de temps, energia, context, i les envio a la llista que pertoca.

Organitzar

Si l’acció entra immediatament a la meva activitat va a pròximes accions, sinó de pet a algun dia. Les accions enviades a la llista son recuperades durant la revisió o a mesura que l’activitat immediata es va finalitzant. Facilethings permet ordenar la nostra llista Algun dia amb ordre cronològic, sent les últimes a ser-hi enviades les primeres a mostrar-se.  L’altra destinació es pot passar a En espera, sobretot pels correus ja enviats sobre els que espero resposta.

Amb els projectes passa una cosa similar, els dono d’alta però si no els he d’iniciar al moment passen a la llista d’espera. Durant la revisió setmanal m’ocuparé de recuperar els que s’hagin d’arrancar.

Vaig passar-me de Evernote a Facilethings per no preocupar-me de mantenir la infraestructura de llistes, contextos i altres classificacions… Te algunes coses que t’ajuden a esprémer el sistema. Es permet incloure tags dins del text de la nota, de fet el context de l’acció es defineix així #ordinador, #casa, #mail… facilita la creació de llistes més reduïdes a través de la inserció d’un tag al estil #llistab, #primerahora etc…  Especialment útil per organitzar el contingut d’una llista massiva com Algun Dia, realitzant una subdivisió de les notes amb tags del tipus #projecte, #idea, #talvegada… m’ajuda a alleugerir la meva revisió mensual o d’àrees de responsabilitat.

Revisar

 Fa poques setmanes  vaig escriure un post de com gestionar la nostra revisió setmanal. La implemento a través d’una llista de control que guardo a Evernote. Podeu seguir el link per ampliar el tema, però el més destacable és la incorporació d’una llista de disparadors per ajudar-me a buidar la ment de tot el que em queda pendent.

Durant la revisió setmanal verifico els projectes. Facilethings permet mantenir projectes actius i arxivats, aquest últims fora de la vista del usuari. Al igual que les seves accions, retirades de les llistes del sistema fins que tornin a activar-se. Els projectes actius son aquells que realitzaré durant la setmana.

Queda el tema de la revisió diària i la seva implementació. L’acostumo a fer sobre paper, al meu bloc de notes. En no més d’una fulla resumeixo el que he de fer l’endemà, útil per definir i aclarir la següent acció de cada assumpte. Si vull crear una notificació per emportar-me-la a l’oficina, Envio un mail al meu compte de la feina, amb les següents accions i el perquè de cadascuna (si es necessari).

Un equivalent en baixa tecnologia, que em funciona igual o millor que el mail del compte personal al professional, és dipositar el paper redactat amb les accions i la seva motivació a la funda de les ulleres. Al arribar al meu lloc de treball és el primer que obro… És una  notificació analògica ;-)

Fer

Per executar la activitat present a la llista de següents acciones, la segmento filtrant pel context en el que em trobo, normalment sense fixar-me en la duració de l’acció. Ho deixo per quan duc a terme petites accions i el temps esta realment limitat. Si no es suficient, creo una llista més petita utilitzant un tag addicional #aramateix.

Per ajudar a aïllar-me i focalitzar només en realitzar en la meva activitat, marco les notes prioritàries abans de començar la meva jornada.  Normalment dos d’indispensables, seguides per l’escala de prioritat marcada per objectius, responsabilitats i projectes. Facilethings compta amb un desplegable que permet filtrar les accions de les llistes segons a l’objectiu, area de responsabilitat o projecte al que pertany.

Més enllà de l’eina utilitzada em reservo dies de la setmana, com dissabte a la tarda per executar les accions estancades i per rematar projectes, tancant-los i traient-los del meu camp de visió. Rematar és un concepte que ajuda a treure temes pendents de sobre, igual que aplicar sense compassió la regla dels dos minuts per eliminar les petites accions al processar el meu inbox.

Si una acció dipositada en el teu inbox es pot realitzar en menys de 2 minuts fes-la al processar-la i oblida-te’n

Com has vist res de secrets ni de trucs, només hàbits de treball que pots incorporar a la teva rutina. Segur que tu també tens una forma de fer que les coses funcionin adaptada a la teva rutina, perquè no ens l’expliques? L’espai de comentaris esta a la teva disposició.

Jo utilitzo facilethings i des de fa temps col·laboro al seu blog corporatiu, si n’ets usuari o t’estàs plantejant donar-te d’alta amb un compte de pagament, pots enviar-me un correu a través del formulari de contacte del blog, posant “facilethings” al assumpte i et faré arribar un codi promocional per que obtinguis un descompte.

Imatge via 30heme sota llicència Creative Commons