GTD. Algun dia /Potser, el teu magatzem d’idees en ordre

GTD, Algun dia /Potser

Utilitzem llista Algun dia /Potser per emmagatzemar-hi tot allò del que no ens podem ocupar al moment – la rutina se’ns menja – i ho guardem prometent-nos en veu baixa que ho recuperarem quan tinguem marge.   Crec que s’imposa un repàs a com gestionar la llista més poblada de GTD  per no acabar creant un pou de desitjos enlloc d’un repositori de  creativitat, inventiva, i il·lusions.

El concepte

La gestió de la nostra activitat ens permet allunyar-nos del estrès, no tant sols a través d’obtenir el control, també desenvolupant activitats que ens realitzin.  El fet de recopilar sense utilitzar el sentit crític, acumulant idees ‘boges’ i coses que t’il·lusionaria fer, tot i pensar que no disposes de temps ni recursos, de veure-ho com quelcom remot, o de no voler-ho admetre davant terceres persones… registrar-ho i guardar-ho a la llista Algun dia et permet conservar l’esperança de fer-ho

Descartar-ho al moment és una renuncia, una forma de perdre valor en forma d’idea desaprofitada, o  dir-te a tu mateix que no pots quan la deixes de banda . És una reserva estratègica amb tot el que t’importa, amb allò que vols fer i encara no li has assignat una prioritat.

L’organització

Per no caure en el caos i convertir-ho en un pou sense fons on es vagi acumulant tot sense cap mena de criteri, el primer és establir un sistema amb qual sigui senzill organitzar-la i estructurar-la. Jo gestiono el meu GTD amb una aplicació informàtica, però pots aplicar la següent idea a un sistema de baixa tecnologia, sempre que et permeti classificar les accions/notes per tags (o similar). Classifico cadascuna de les anotacions en una categoria del tipus #idea, #projecte, #algundia per tal d’agrupar la informació dins la llista i fer-la més accessible. Fa unes setmanes vaig parlar del tema al blog de facilethings (click aquí per llegir).

Un altre punt important es aplicar revisions periòdiques sobre la totalitat de la llista. Durant la revisió setmanal pots donar un repàs a les últimes que s’hi han enviat.  Jo m’imposo fico un límit de 2-3 setmanes d’anterioritat . Però necessites una revisió a fons per repassar cada punt i verificar si esta correctament classificat, i si s’ha d’eliminar o no en funció de:

  • Ja ha sigut realitzat.
  • Es quelcom que s’ha integrat en una altre projecte o activitat.
  • Ho has descartat i ja no t’interessa.

Alerta amb els criteris que apliques, et recomano crear una classificació especial  tipus #verificable o #en_quarentena, que revisis un cop l’any, per  exemple al iniciar les teves vacances, i focalitzis únicament en aquesta categoria. Si veus que ja no casa amb els teus interessos, o ha passat de remot a impossible, te’n pots desfer.

De la idea a l’acció

Hi ha dos moviments que empenyen les accions fora de la llista algun dia  per convertir-les en una realitat. El primer durant la revisió setmanal, recuperant accions que no tocaven en el moment de ser processades i han quedat a l’espera de ser implementades. Utilitzem la llista com a pivot de l’activitat corrent, ubicant fora de l’horitzó més immediat l’activitat necessària però a la vegada en un segon pla.

L’altra gran corrent per recuperar activitat ‘en quarantena’ son les èpoques amb un major marge de temps lliure, generalment vacances i quan acabem d’assolir un objectiu a un o dos anys vista. Son moments on ens podem regalar una experiència, o un projecte que ens motivi i se surti de la nostra línea habitual.

En el cas de les vacances convé no deixar-se arrossegar per l’entusiasme, si aboquem un torrent d’activitat sobre els dies de descans perdrem l’oportunitat de deixar de banda allò que habitualment ens satura, fer un canvi d’aigües i de passar temps amb els qui val la pena estar. Soc partidari de treure lots d’accions o projectes de 3 en 3, i repetir l’acció tantes vegades com se’n tingui ganes. Ho prefereixo abans que crear una llista d’execució inacabable que dugui a acabar els dies de descans sense acabar-la, provocant desgana, frustració i estrès! (el súmmum vaja).

Durant les vacances: Prioritzem accions diferents al treball ordinari, als projectes personals, més vinculades a la faceta personal.

Durant la revisió setmanal: Un repàs a les accions enviades durant la setmana per no perdre’n de vista cap.

Ara que estem a prop de les vacances estivals toca prioritzar el que vols fer, per davant del que has de fer. Desprès de la lectura del post envia  al teu inbox l’acció revisar la llista algun dia /Potser. Si encarà no l’has organitzada aquest és tan bon moment com qualsevol altres, un cop classificades accions i projectes, a gaudir fent el que porta temps esperant.

Imatge via Luca Pedrotti sota llicència Creative Commons