GTD. Calibrant el sistema per obtenir precisió

GTD. ¿Quina és la teva seguent acció?

“És una gran idea això de centralitzar la meva activitat en un únic sistema, però ¿Com ho puc fer funcionar? Ho he intentat, i m’he de mirar la llista més d’un cop per saber el que he de fer.  Mira, al final se que quan entri un correu ‘important’, o una trucada demanant-me quelcom amb un to d’urgència em saltaré la meva inbox i el meu sistema de llistes per fer el que m’acaba de caure a les mans. Ho deixaré, encarà que només sigui per un moment”

Qui no ha viscut aquesta sensació? Generar confiança en el teu sistema vol dir que ja no et  preguntes perquè funciona. Saps que ho fa i et limites a utilitzar-lo per realitzar la teva activitat ordinària. Per generar-la  cal calibrar-lo i avui t’ensenyaré com.

El primer són els hàbits

Com més senzills i fonamentals millor. Deixa’t estar d’introduir grans canvis a la teva vida, comença pels més senzills:

  1. Recopilar. Llibreta i boli a la butxaca. Captura sense compassió, cada idea, cada detall, cada problema, cada acció generada ha d’acabar apuntada. És igual que et mirin malament o hagis de deixar aparcat el que estàs fent durant un minut, anota i aprofita la teva creativitat.
  2. Processa cada dia. Quan arribis a casa sense pietat. La teva parella i els teus fills son secundaris, es poden esperar 30 minuts, oi? Pensa que t’ho mereixes, de fet pot ser que fins i tot sigui veritat. Durant aquesta mitja hora tu ets el primer.
  3. Revisió diària és indispensable. Marca els objectius del dia, ens indica que és el que hem de fer ajudant a refrescar les nostres prioritats diàries, millorant l’assertivitat al de gestionar les interrupcions.
  4. Revisió setmanal. No és obligatòria, és un dogma de fe. No fer-la col·lapsarà les vostres llistes d’accions desubicades o ja realitzades, no tindreu presents els esdeveniments importants d ela vostra agenda, i l’eslògan “no oblidis res” tornaran a ser només paraules…

(*) Per als ja iniciats; Quantes vegades heu fet una revisió setmanal light, heu espaiat en excés el processat dels vostres inbox o us heu dit “ja me’n recordaré” per no aparcar el que tens entre les mans i anotar-ho. Això també va per nosaltres.

Ets un pecador i ho saps. Cada cop que no segueixes les pautes la integritat del teu sistema se’n recent. Potser les llistes siguin igual de fiables, però la confiança en elles decau.

Infraestructura ajustada a la realitat

La teva activitat ja està estructurada, segueix un patró,  és mou en uns contexts determinats, segueixen unes rutines assentades, tens unes responsabilitats i enfoques les teves accions a  aconseguir unes fites preestablertes. Tu potser no te’n has adonat, però tot això ja ho fas. GTD no inventa res de nou, només intenta portar ordre a tot el que tens al teu voltant posant-ho sobre rails. Uns rails en forma de pautes d’acció i organització.

Per bastir aquests rails has de donar forma als elements que GTD ofereix  per reproduir la teva rutina i perspectiva:

  • Contexts reals. Fes una llista d’ubicacions o condicions que condicionin la teva activitat, i en un segon pas depura-la. Realment hi ha d’haver un contexts #ordinador,  #online o #offline? Pots crear un context per #encàrrecs per agrupar les tasques a realitzar fora de casa? No cal reduir en excés, sinó saber quan aquest excés causa confusió.
  • Assigna el temps real i no el que voldries. Pensar quan trigues realment a fer l’acció habitualment, no converteixis el paràmetre en una forma de restricció per pressionar-te a fer-ho més ràpid.
  • L’energia és el grau de vitalitat necessari per executar l’acció, no el grau de dificultat, ni una hibridació entre el temps i la complexitat de la mateixa. Utilitza-ho per indicar-te en quin moment del dia ho pots fer, segons els teus bioritmes.
  • Depura. Processa i revisa la teva llista de següents accions una vegada al dia com a mínim. També la teva agenda.  És la forma per assegurar que les accions presents son les que realment toquen.  Durant la revisió setmanal ja filtraràs la resta de llistes i els projectes.

Els quatre punts han de facilitar la resposta a la pregunta: Que és el següent que he de fer? Filtraràs per context energia i ordenaràs pel temps que disposes, i amb un cop d’ull tindràs la resposta, sense qüestionar-te si realment es el que has de fer. No ho faràs perquè ho sabràs, de fet ni tan sols t’ho plantejaràs.

Caure en les petites trampes benintencionades d’assignar un temps menor o un nivell d’energia superior t’empenyeran a demorar-la per quan es donin les circumstancies ideals, quan en tinguis més ganes per fer front a l’exigència afegida que suposen.

Per altra banda eliminar el soroll de l’innecessari, en forma de contextos i sobretot accions desubicades o mal plantejades,  et permetrà  no haver d’aturar-te 2 o 3 segons a reflexionar si realment és el més indicat o si ho pots fer en aquell moment.

Una o dos mirades per filtrar per temps i context, i un cop d’ull tant de donar la resposta, si no és així és que  el teu sistema no està ben calibrat.

Imatge via Ewan McIntosh sota llicència Creative Commons