Ets un Killer? Buida la teva llista de pròximes accions

GTD Killer - Acaba amb les teves pròximes accions

La base de la nostra productivitat continua sent la capacitat per fer.  Acabar amb les accions pendents pot semblar senzill però la incapacitat per reflexionar sobre que cal atacar primer en l’assortit de la llista de pròximes accions ens pot deixar en via morta.

Per ser un ‘matador’ no cal deixar a zero la nostra llista (d’altra banda, quelcom impossible), el que cal és saber sospesar la prioritat real de cadascuna, com lluitar contra la procrastinització i ubicar els assumptes secundaris per que no ens distorsionin. Parlem de com treballar la capacitat de finalització.

S’ha acabat procrastinar

Hi ha obligacions que s’enquisten, no cal que les percebem com un gran escull, o com un quelcom especialment tediós.  Si et costa centrar-te en les accions prioritàries crea una subllista amb aquestes accions, si no és el cas identifica-les i destaca-les d’alguna manera. Subratlla-les, marca-les amb un tag…

Ens costa seguir el precepte de començar – executar – acabar, ens apartem d’allò que surt de la normalitat, que no ens retorna el gaudi d’una victòria fàcil. Procrastinem i al adonar-nos del que no funciona caiem en la frustració.

Per generar anticossos contra la procrastinització no hi ha com desenvolupar l’hàbit de començar, encara que sigui de forma desordenada.  Silencia expressions com “Ara no tinc prou temps”, “No em veig amb forces”, “No la podré acabar per…”…  fica’t-hi i un cop hi estiguis immers et faràs una idea de la seva dificultat real. Pot ser més complexa del que pensaves, o ser una qüestió de dedicar-hi temps, però al treballar-hi superes els perjudicis del desconegut.

Cada minut invertit ajuda a enterrar les frases de rebuig que et venent a la ment quan la llegeixes i la rellegeixes a la teva llista.

La clau, com sempre, resideixen a crear l’hàbit. Et proposo tres vies per superar la resistència inicial, aconseguir la consolidació a través de la repetició i acabar minimitzat el risc de procrastinació:

  1. Divideix la tasca. Treballa amb microprojectes que et permetin dividir la teva obligació i anar conquerint-la a través de petites metes.
  2. Dosifica l’esforç. En el cas que dividir una tasca no sigui una bona opció per tractar-se d’una obligació especialment tediosa, podem recorre al que autofocus anomena l’aplicació d’una quantitat breu i constant d’esforç. Treballarem fins que ho considerem suficient i passarem a una nova tasca. Posteriorment hi tornarem i hi dedicarem una  nova dosi… així repetidament fins desencallar-la o finalitzar-la.
  3. Sistematitza la feina, utilitza la tècnica pomodoro. Un treball en franges de 25 minuts sota la pressió d’un cronòmetre en compte enrere, intercalant pauses de 5 minuts per descarregar.

Acabant allò que no és una prioritat

Cal trobar  temps per tota la resta, des de les accions de manteniment fina a les encarregades de cuidar el detall. Ja sigui a les hores finals de la nostra jornada, quan estem més castigats i desganats al donar-ho tot durant el dia, o en el pitjor dels cassos al haver cremat tots els cartutxos al intentar solucionar un problema.  Si et reserves la mitja hora al final de cada dia per les accions de color gris, o beige, que no destaquen per la seva dificultat ni importància, te’n podràs anar a casa amb la falsa sensació que has tancat be el dia.

No hi ha res com enganyar-se a un mateix per no anar-se’n a casa emprenyat a causa dels imprevistos que no t’han deixat acabar el realment important. Una forma d’utilitzar la palla en forma d’accions no vitals per amortir la frustració.

Pots utilitzar altres mètodes com dedicar-hi una hora cada dos dies, les hores abans de la teva revisió setmanal (si la fas abans d’anar-te’n de cap de setmana). Una forma ideal de rematar assumptes i netejar la llista de  pròximes accions.

Com a contrapunt queda la purga d’accions durant la revisió setmanal. Els que treballem amb un gran nombre d’accions i al revisar la nostra llista en descobrim de persistents i que no estan vinculades a objectius ni a cap projecte, ens podem plantejar si val la pena  fer-les. Si la resposta és no, que no et tremoli la ma.

No arribaràs mai a deixar la teva llista de pròximes accions, però la teva capacitat d’execució et pot ajudar a avançar a major ritme cap a les teves fites. Un killer no és algú que dispara contra qualsevol acció pendent, sinó algú que sap marcar prioritats, escollir i resoldre.

Imatge via skgz sota llicència Creative Commons