GTD. La llista de projectes com a recurs clau

GTD. Llista de projectes

Necessites confeccionar una llista de projectes com a via per crear una vista global de la teva activitat immediata, creant un inventari i administrant-lo per mantenir l’ordre als 3000 metres. Materialitzar la llista serveix per realitzar una declaració explicita de la teva activitat, obligant- concretar-la i incitant-te a la reflexió.  El text t’explica quines formes pot prendre la llista segons l’eina utilitzada per implementar el sistema i quin paper juga dins del teu GTD.

GTD considera un projecte tot allò que necessita més d’una acció física per ser completat. El que habitualment consideraríem una tasca, com facturar un servei en un client s’acaba convertint en un projecte:  Exemple, la teva facturació mensual: Agrupar treballs realitzats durant el mes,  Generar la factura,  Enviar factura al client per correu electrònic.

1. Confeccionar la llista

Per indexar correctament els projectes a la llista  els anomenaràs amb un text descriptiu i breu per fer-te una idea exacta del seu propòsit. No és gens difícil, però solem descuidar-ho ja que no estem habituats a parar un moment per pensar-ho. És una tasca automàtica, de preparació, aparentment sense pes.

Massa vegades acabo editant el títol d’un projecte ja obert per confondre’l amb un altre de semblant.  Sol passar a arrel d’una planificació natural, on segons la complexitat del projectes es generen una gran quantitat de subprojectes amb noms semblants.

El concepte subprojecte, com a grup d’activitat continguda dins d’un altre grup d’activitat, no te sentit dins el sistema GTD. Tot son projectes al mateix nivell. Si és el cas es declararan els projectes amb un encapçalament comú seguit d’una especificació pròpia segons la finalitat:

Presentació versió 2014 > Preparar slideshow, Presentació versió 2014 > Preparar guió, Presentació versió 2014 > constituir grup de treball…

2. La seva representació

Un altra qüestió és com representar-la, si amb una llista tradicional on s’inventaria tota la nostra activitat, o amb formes més gràfiques com un mapa mental o il·lustracions en forma d’arbre, de xarxa…  Mentre que la primera opció segueix un camí estrictament orientat a donar resposta a una necessitat, les solucions de caire gràfic ens poden servir convertir el contingut en quelcom més llegible trencant la monotonia i agrupant-lo a través de recursos de la il·lustració (branques,colors,  nodes compartits…).

3. Petits projectes

És important annexar els petits projectes a la llista i no deixa’ns portar per la convicció de que no es tracta de quelcom amb suficient entitat per ser-hi present, o que el fet de fer-lo al moment i treure-me’l de sobre a l’instant fa que no valgui la pena… en ambdós casos estem creant un mal hàbit. A més en el segon cas, corres el risc de deixar de banda  components secundaris  de la teva activitat, creant ombres en la teva perspectiva.

Al ometre’ls els carregaràs a la teva memòria, allunyant-te de l’estat de serenitat necessari per focalitzar al 100% en el que estàs fent. No els tindràs en compte durant la teva revisió setmanal, generant oblits i situacions desagradables al tornar-te’ls a trobar d’imprevist.

4. El seu propòsit original

En la visió més clàssica de GTD, com mostra David Allen en els seus llibres, se’ns parla d’aquest recurs com un índex dels nostres projectes. Una llista  i no com ho visualitzem els usuaris: una llibreria de projectes estructurats com a carpetes on cadascuna emmagatzemen accions. L’idea és administrar una única llista de projectes amb totes les accions distingint-los amb una anotació en forma de tag o subcontext assignat  a cadascuna de les accions.

En un entorn com el mencionat, la llista passa a ser imprescindible. Has de repassar cada element per saber si hi ha següent acció assignada i continua en marxa, cosa que provoca un refresc constant de la teva activitat.

Pot resultar incomprensible per la seva poca funcionalitat, però pensa en una implementació GTD en baixa tecnologia. Imagina’t una llibreta amb el teu sistema de llistes, i una llista per cada projectes amb les seves accions. Si en tens 100 és ingovernable, la teva activitat s’acabarà perdent en un mar de paper. Amb una llista amb tots els projectes i una altra per les accions de tots ells, pots continuar treballant en els més immediats al mateix temps que no perds el fil de la resta.

5. Des del teu programari

Els programaris actuals permeten una confecció automàtica i inconscient de la llista. Al crear un projecte es crea en un apartat  específic. Accedint a la secció de projectes pots visualitzar-los tots sense necessitat de crear l’enumeració manualment. En casos com el de facilethings la representació gràfica es divideix en dues llistes, al distingir projectes actius i en espera.

Durant la meva revisió setmanal decideixo en quins treballaré durant la setmana, canviant l’estat dels que sigui necessari.

GTD és control però també perspectiva. Per mantenir una visió de la nostra activitat immediata resulta indispensable comptar amb una llista de projectes específicament redactada que puguem consultar amb facilitat.  Deixa’m el teu comentari explicant si has confeccionat una llista de projectes, encara que sigui la teva app qui ho faci,  i que t’aporta.

Imatge via mandiberg sota llicència Creative Commons