Començant a caminar amb GTD

Començant amb Getting Things Done

‘GTD és genial, una solució als meus problemes, però no se com posar-lo en marxa’. És una dels comentaris més recurrents que rebo dels lectors del blog. La metodologia és senzilla de seguir però la tapia a saltar per gaudir d’una gestió més eficient dels teus assumptes pot intimidar. Voldria dedicar unes línies al esforç per arrancar el teu sistema, que has de tenir en compte i quins son els entrebancs a superar en els primers compassos.

La formació prèvia

Llegeix-te el llibre de David Allen, ‘Organizate con eficacia’ o ‘Haz que funcione’. Jo em quedaria amb el segon, una versió actualitzada del primer. En català i castellà podeu gaudir d’una comunitat a la xarxa que comença a tenir una certa densitat. Mira el blog roll d’aquest blog per obtenir referències explicites o la Guía ràpida d’aquesta pàgina.

Pel que fa als dubtes, pots plantejar-los a grups d’usuaris de Linkedin o a les comunitats presents a Google+ sobre productivitat.

La infraestructura

Pots iniciar la seva practica duent sempre amb tu una llibreta i un bolígraf. SI no ets amic del mitjans analògics decanta’t per Evernote. Crec que seria el més eficient per assentar el teu aprenentatge inicial, ja que hauràs de dedicar temps a crear la infraestructura que et permetrà treballar amb garanties: El sistema de llistes, com organitzar el sistema de tags per filtrar per temps, energia i context…

El fet de moure accions dels projectes a la llista de pròximes accions i mantenir al dia aquesta llista eliminant el que ja hagis realitzat t’obliga a fer la teva versió diària. És una bona manera d’aprendre el valor de cadascun dels elements del sistema. Més endavant ja hi haurà temps per buscar eines enfocades específicament a GTD que t’estalviaran temps evitant dedicar-te a tasques de manteniment.

La primera recopilació

Important i decisiu. Abans de començar plantejat dedicar un dia sencer a recopilar, Jeroen Sangers del Canasto en proposa dedicar-ne 2. Tot per fer net del tot amb els assumptes que tens penjats.

Recupera aquest post per saber com plantejar-la. L’objectiu ha de ser realitzar una carregar complerta de les teves preocupacions i temes pendents en un sistema extern. Revisa cada una de les àrees d’activitat per les que et mous, fes-ho físicament i anota tot el que sorgeixi.  No és una tasca fàcil, però resulta imprescindible realitzar-la correctament.

Finalitza processant  tot el que s’ha recopilat. Dedica temps exclusiu a decidir que fas amb cada item recollit: Transforma l’anotació en accions o projectes, arxiva i ordena el que sigui necessari i la resta elimina-ho sense contemplacions.

Projectes i burocràcia necessària

Un dels conceptes més difícils d’entendre pels no iniciats, expliquem-ho un cop més: Un projecte és qualsevol tasca que necessita més d’un pas per ser realitzada: Realitzar la declaració de la renta no és una acció, és un projecte:

  1. Recopilar les dades necessàries
  2. Obté l’esborrany de l’agencia tributaria
  3. Contrasta els imports amb els teus calculs
  4. Modifica l’esborrany
  5. Envia la declaració

Enviar un mail amb documentació o amb una resposta de més de dos línies (on has de reflexionar) no és una acció, també és un projecte:

  1. Cercar la documentació
  2. Redactar el text del correu
  3. Enviar el mail adjuntant la documentació

He de declarar totes les tasques una mica complexes d’aquesta manera? Definitivament, si. S’ha d’entendre que existeix un mínim de burocràcia necessària per fer que el sistema funcioni. De no fer-ho així no podràs extreure accions de la llista de ‘Pròximes accions’ sense estar segur de començar i acabar-les d’un sol cop. Es multiplicaran les accions incompletes, al escollir deixaràs de banda les susceptibles d’amagar una carrega més enllà de l’aparent…  i el sistema començarà a tremolar.

Un cas similar és el treball a realitzar amb les  accions al processar-les, abans de retirar-les del inbox i enviar-les a una llista.  Assignar un context, un nivell d’energia i un temps aproximat per la seva realització és la garantia que el sistema de filtrat per donar resposta a la pregunta ‘Que és el següent que he de fer? sigui fiable i ràpid.

La revisió setmanal

A priori sembla una pallissa, però és una de les coses més genials que et pot passar. Dedicar-li temps en exclusiva a la teva activitat, als teus compromisos i a tu mateix. Aparta dues hores cada setmana, sense trucades ni interrupcions. No és una exageració necessites aïllament i focus per tal de posar a punt el teu sistema i revisar els nous inputs a tenir en compte.

Per no convertir-ho en quelcom tediós crea’t una llista de control que revisis cada cop que la realitzis (veure post). Et permetrà seguir sempre el mateix camí creant una costum i evitant les temptacions d’escurçar-la  o incloure-hi nous items que no tenen cap relació amb GTD però que et vols forçar a realitzar setmanalment.

Manteniment de les llistes, revisió de l’agenda a un o dos mesos vista, decidir en quins projectes treballaràs les properes setmanes i poca cosa més.

Posar-nos en marxa, començar, no ens ha d’intimidar ni fer por. Hem de fer les coses bé, donar-ho tot durant la recopilació inicial i el posterior procés de tot el material recollit. A canvi rebràs tranquil·litat i un horitzó clar per focalitzar en l’important de veritat.

A partir d’aquest moment només has de continuar aplicant les dinàmiques per mantenir el sistema en marxa. Dubtes per començar? Deixa’m el teu comentari i te les responc.

Imatge via RayMorris1 sota llicència Creative Commons