Mantenir el flux de treball a l’oficina

Mantenir el flow a l'oficina

Si uses GTD has de tenir fixació amb la llista de pròximes accions. Necessita atenció per mantenir-se al dia amb totes les accions a realitzar, classificades amb el context, nivell d’energia i el temps aproximat per la seva realització.  Ser capaç de contestar la pregunta Què és el següent a realitzar? és un pas important, però per tots aquells que treballem en un entorn procliu a la interrupció i on s’han de gestionar dinàmicament els detalls que van sorgint, no n’hi ha prou.

Parlem sobre com mantenir el tipus davant les típiques interrupcions a l’oficina i administrar la creativitat  on motion per ubicar tot el que va sorgint mentre treballem.

Gestionar les comunicacions

Una de les principals fonts d’interrupcions són les vies de comunicació amb l’exterior. Hem de reconduir-les d’una forma assertiva. Us heu fixat? No he dit evitar! Alguns cops és inevitable despenjar el telèfon per apagar un foc o tranquil·litzar un client.

Per  les trucades i els correu podem reservar una hora al final de la jornada, o al final del mati i de la tarda si és jornada partida, per tornar trucades. Si treballes en una oficina i comptes amb  una persona que reculli els missatges, fantàstic. Si no, utilitzem la bústia de veu com a via per recopilar.

El correu és un mètode de comunicació asíncron, per tant no ens envaeix si no li ho permetem. Res de lectures primera hora, però quan sigui el moment dedica-hi atenció de veritat, no et limitis només a donar un cop d’ull.

No tot és alegria al món del freelance i dels treballadors d’oficina, hi ha clients que exigeixen suport i atenció.  En aquest cas desviem l’atenció prenent nota i programant l’acció que sigui necessari  per més tard. Pels cassos difícils compta la cintura i la mà esquerra per arribar a un acord amb el client evitant que l’urgent ens talli el flow.

Facilitar el flux de treball

Ja ho havia comentat en un post parlant sobre la meva forma de treballar, sovint costa recordar els detalls i tasques paral·leles a realitzar que sorgeixen a mesura que avancem la feina.  Per mantenir el flux quan treballem davant l’ordinador utilitzarem un foli doblegat per la meitat, o un petit bloc si ens anem movent entre varis espais físics.

Cada cop que aparegui quelcom nou ho anotem confeccionant una llista. No ens aturarem per processar i  mantindrem el punt fins a realitzar-lo, convertir-lo en una acció del sistema de llistes amb el que gestionem l’activitat, o fins que decidim desestimar-lo. En aquest casos el ratllem perquè no acapari l’atenció de forma innecessària.

Si has d’atendre el telèfon, apunta-hi també les trucades a realitzar de forma imminent. Encapçala l’anotació amb un guio per una acció i un asterisc o un altre símbol per  trucades o altres peticions a atendre (de companys per exemple).

És un panell de control de tota la teva activitat per no descuidar cap pensament o idea al vol que has d’utilitzar durant el lot d’accions que tens entre mans, sovint relacionades amb un mateix assumpte.  Volem generar  un refresc dinàmic de la memòria cercant immediatesa.

Un cop finalitzada l’acció que necessitava tota la nostra atenció, donem un cop d’ull a la llista per saber si és el moment de tenir en compte quelcom anotat. Trucades indispensables – de veritat –  o detalls per arrodonir la feina o per tenir en compte més endavant.

Cal un moment de revisió per reorganitzar la llista, preferiblement al final de la jornada. Les anotacions es desagrupen i deixen de ser llegibles. Recomponem la llista i remarquem el que hem de fer dema a primera hora, sigui una acció o quelcom a tenir en compte.

Encaixa amb l’estil de feina de les persones que treballen davant d’un ordinador tot el dia. Arriba un punt que mantenir l’atenció resulta difícil, a mesura que avança la jornada s’incrementa el cansament i  es veu reduïda. Tenir un registre d’anotacions és tot un actiu.  Es tracta d’un complement del sistema productiu, és massa petit i anàrquic (barreja accions i anotacions) per ser funcional a un nivell més global.

Imatge via Marco Arment sota llicència Creative Commons