Inbox. Administrant l’entrada a GTD

La safata d’entrada o Inbox és la porta cap al teu sistema de llistes i el primer pas per aconseguir descarregar la teva ment de totes les qüestions que la saturen generant soroll i estrés. En aquest post comentarem el concepte i com crear un sistema d’Inbox eficient per dur a terme les accions de recopilació, donant cobertura a tots els aspectes de la teva activitat.

Tot allò que permet registrar recopilar un nou input és un Inbox. De la safata sobre la taula del despatx, l’email fins a la teva llibreta d’anotacions, gravadora de notes de veu o les butxaques on vas depositant tickets i altres paperets. L’objectiu és simplificar el màxim el sistema, amb el nombre mínim de portes d’entrada al nostre GTD, establint uns automatismes per reenviar material sense que li hagis de dedicar la teva atenció, establint una rutina de revisió pels casos en que això no sigui possible.

Una safata sobre la taula de despatx

Encara no podem prescindir d’una safata pel material físic. Des de correu, publicacions en paper o factures, continuem necessitant quelcom físic on dipositar-ho. Una sobre la taula de l’oficina professional i una altra al despatx personal o al racó que tens a casa pels teus assumptes.

Cada context disposarà de la seva ENTRADA. Sent comuna en varis d’ells o diferent a causa de la ubicació física i l’impossibilitat d’utilitzar-ne una de virtual.

Cal treballar en la digitalització del material rebut sobre suport físic, arxivant -ne la copia material quan correspongui  -si és legalment necessari – (factures, contractes, nomines…). Recorrem a la factura electrònica o a l’enviament de la documentació en format PDF si l’empresa proveïdora ens ho ofereix i en cas contrari sempre ens queda recorre a un escàner per fer-ho nosaltres mateixos , encara que representi una rutina més a realitzar.

Correu electrònic i altres comunicacions

L’email te entitat per ser considerat una entrada per si mateixa. Segons la importància del canal i la quantitat de comunicacions rebudes cada dia, ens obligarà a considerar-ho un inbox de facto, dedicant temps específic a processar el rebut. No em refereixo només a l’email, pots tancar el teu smartphone – o col·locar-lo en mode avio – mentre treballes a plena dedicació i processar la teva bústia de veu i els missatges en espera un o dos cops al dia.

Si la teva aplicació per gestionar GTD permet la recepció de tasques a través del email, utilitza  les regles del correu per reenviar-hi els més importants. Aplicacions com IQTELL integra els comptes de correu com a part de l’inbox oferint un procés més dinàmic.

En cas de recepció massiva pots recorre a una tercera persona per processar el correu, encarregada de convertir mails en accions o tasques articulables en accions, com una assistent virtual, una secretaria o algú del personal d’administració.

Un inbox virtual

Un concentrador per tota l’activitat a l’ordinador i la xarxa. Multidispositiu, amb capacitat per canalitzar el caudal de dades que hom generi. En el meu cas és Evernote però si el teu moviment digital és minso pots passar amb un compte de GMAIL o amb quelcom més domèstic com ToDoTXT, un programa que permet gestionar les teves responsabilitats i llistes en mode text.

Em vaig decantar per Evernote en el seu dia per les seves prestacions i el nou concepte de servei que ens venia, però reconec que si tingues que prendre la decisió avui em continuaria decantant per la mateixa opció. S’ha convertit en un servei mainstream, omnipresent en programari de tercers gracies a la seva API, el que permet enviar contingut a través de pocket, feedly, expensify… o través de apps creades per enriquir el contingut enviat.

El problema del mon digital és la multitud de fonts des de les quals emetem i recopilem informació. Cada dia hi ha més serveis, i noves ‘necessitats’ com quantificadors de l’activitat física o altres relacionats amb la salut o el consum.

Per sembrar contingut, dirigint-lo l’inbox virtual hem de treballar conjuntament amb serveis com IFTTT,  Zapier o similars per reenviar informació al teu compte a través de regles definides que permetin capturar els missatges importants des de gmail, l’historial del teu quantificador, les publicacions en determinats blogs que llegeixes habitualment…  No vol dir carregar en excés el teu inbox, pots arxivar en un altra ubicació les dades generades automàticament per dispositius.

Revisa periòdicament les teves regles a IFTTT per ratificar-ne la vigència i utilitat. Elimina-les si no aporten valor.

Una rutina de revisió

Per acabar un cop d’ull a tots els racons que dus amb tu. Jo treballo amb una llibreta i amb un smartphone, a part em queda la bossa que arrossego durant el dia, les butxaques… i altres angles morts on pot quedar material a processar. Crea’t una checklist per revisar-los a diari o per incorpora-la a la teva llista de control per la revisió setmanal. Un pas més per revisar metòdicament tots els racons i no oblidar mai res.

Imatge via anneheathen (photopin) sota llicència Creative Commons