Inbox, productivitat per gestionar l’e-mail

He tingut l’ocasió d’experimentar amb Inbox de Google i entre tu i jo t’he de dir que això de processar el correu electrònic ha canviat, aquest cop si. Abans una persona organitzada era capaç de dedicar un temps diari específic per processar el seu correu sense la por de ser engolit per un allau de comunicacions, per la resta un correu poblat en excés esdevenia un problema de primer ordre.

Inbox no és només un punt on es dipositen totes les comunicacions, és una safata d’entrada on cada correu és converteix en un assumpte que requereix d’una decisió, un  assistent que ens proveeix dels recursos per gestionar el flux de les comunicacions i no oblidar res que requereixi de la nostra atenció.

Com funciona?

Es tracta d’un servei al que connectar les diferents comptes de correu per gestionar-les des d’un únic emplaçament.  Cerquem deixar cada dia l’inbox a zero aclarint l’horitzó immediat d’activitat. El principi és molt senzill, centrar-nos en la gestió dels assumptes prenent una decisió sobre el que fer amb cadascun d’ells. Una forma explicita per fer el que ja he comentat al blog sense solucions casolanes.

Per fer-ho recorrem a un conjunt de mecanismes per tractar cadascun dels elements dipositats a la safata d’entrada:

  1. Donar per fet. Un cop llegit el correu i si no s’ha de fer quelcom més amb ell el podem marcar com a ja realitzat, arxivant-lo i traient-lo de la línea d’activitat de l’inbox de manera definitiva.
  2. Posposar. Si considerem que no és el moment podem posposar-lo suggerint una data i una hora en la qual tornarà a aparèixer a l’inbox requerint la nostra atenció. Si és un assumpte sense una data d’activació pot quedar-se al apartat Algun dia d’aquesta secció per ser recuperat en un futur de forma manual per l’usuari.
  3. Fixar. No m’he n’he d’ocupar ara però ho he tenir present, un recordatori, quelcom que requereix de la meva atenció… Fixant-lo, queda ubicat en els primers llocs de la llista de correus rebuts, evitant ser desplaçat pels nous elements entrants.
  4. Moure a… o dit d’una altra manera arxivar-lo en alguna carpeta personalitzada segons els nostres propis criteris. Dins d’aquesta possibilitat, implementada a través d’un menú contextual que mostra totes les opcions, també hi ha la possibilitat d’enviar el correu a la paperera o marcar-lo com spam.

(*) Els items es poden processar un per un o en grup amb una multiselecció.

És tracta d’una forma de crear un flux de treball ordenat respecte al nostre correu. La gran majoria de gent llegeix els missatges nous i es despreocupa d’arxivar-los o d’eliminar-los, convertint-los en una distracció en propers accessos al compte o a l’aplicació client per gestionar el correu. Inbox ens proveeix d’una forma de treballar per ser més eficients, potser ja tens el teu sistema però si no és així suposarà un pas endavant.

L’aplicació disposa de la possibilitat de crear recordatoris com a forma per no oblidar res, si els assignem dia i hora d’activació actuaran com una notificació apareixent a l’inbox com un element fixat (punt 3). Si pel contrari els deixem sense data apareixen en les primeres posicions des d’un primer moment.

Usabilitat

Disposem d’un servei web i de la seva aplicació mòbil en plataforma Android i iOS. En ambdós formats presenta una interfície simple, neta i senzilla d’usar, oferint al usuari només les opcions que compleixen amb una funció important, per a la resta podem accedir al menú principal (icona vèrtex superior esquerra)

Fins hi tot l’enviament de correus assisteix al usuari amb un clic desplegant una columna d’icones oferint-nos la possibilitat de triar un dels últims destinataris amb qui hem creuat comunicacions, la possibilitat de crear un recordatori o com no, escriure un correu convencional.

Poques opcions però clares i extremadament funcionals

L’aplicació mòbil afegeix la possibilitat de posposar o donar per fet arrossegant el correu a la dreta o l’esquerra. Ja ho se que això també ho podies fer amb l’app de GMail, però no creus que és un exemple de simplicitat i elegància en quan a l’ús?

Per acabar comentar l’ús de l’agrupament temàtic dels mails segons la tipologia, la classificació dels missatges en Notificacions, Compres, Fòrums, Social… el mateix sistema que temps ençà és va oferir a través de Gmail, activat per defecte es poden desactivar les categories a través d’un espai de configuració molt minimalista.

Impressions desprès de les primeres setmanes

Ho comentava al principi del article, és tracta d’una nova forma de fer i de concebre l’email. Gracies als recursos que ens ofereix i a la simplicitat del entorn podem deixar de banda el cost  d’estructurar un sistema d’arxiu dins del compte amb carpetes, jerarquies, regles per autoarxivar, redireccionar el correu des d’altres comptes… A través de l’icona amb l’imatge d’usuari pots agregar nous compte de gmail a través d’una validació del nom i el password d’usuari… Tot fàcil, tot pensat perquè només t’hagis de preocupar del que t’hauries de preocupar al accedir al teu compte de correu:

Llegir els e-mails i decidir que has de fer amb cadascun d’ells

Desprès d’un parell de setmanes utilitzant-lo percebo la desaparició de resistència en l’ús del mail. He experimentat els següents canvis en la meva forma de fer:

  1. La gestió del correu és més dinàmica. Mateixa feina en menys temps.
  2. Em costa menys fixar un moment al dia per ocupar-me del correu, equiparo l’activitat a processar la meva inbox del sistema GTD.
  3. El desig de revisar el correu de forma continuada és més controlable, suposo que saber que has deixat l’inbox a zero dilueix la il·lusió de tenir assumptes en espera.
  4. No hi ha manteniment, no hi ha preocupacions de com dinamitzar la gestió del teu compte.
  5. Tinc la confiança que no oblidaré res, ja sigui reprogramant la seva aparició o amb un recordatori l’Inbox és una referència.

Es pot convertir en un veritable gestor del flux de treball?

No. Pots muntar el teu sistema de llistes com amb Evernote, o GMail però no tindrà el dinamisme d’un sistema pensat explícitament per gestionar el flux de treball. Està molt bé per donar resposta a una capa superficial de la teva activitat, les comunicacions, notificacions, arxiu de material relacionat… però la teva activitat necessita alguna cosa més, de la mateixa manera que t’ofereix recursos per gestionar un Inbox el fet de reutilitzar-lo per quelcom fora del seu propòsit el pot sobrecarregar i fer-li perdre la màgia… com a nota personal mencionar que la temptació de gestionar les pròximes accions i l’inbox en una mateixa llista és una marranada!

 En poques paraules te’l recomano… Tinc cinc invitacions a la vostra disposició feu-me arribar la vostra adreça de gmail i són vostres :-)