GTD. Gestionar urgències respectant els límits

Per aconseguir que les coses es facin amb eficiència necessitem realitzar-les respectant un cert ordre per mantenir el flux de treball. Getting Things Done encapsula la nostra activitat segons l’estat de la mateixa ajudant-nos a canalitzar el flux i guanyar en autocontrol apartant el no immediat de la nostra vista. Tant en situacions extremes com en moments de debilitat podem creuar les línies per adaptar el mètode a una necessitat puntual o a un caprici, trencant  les regles de joc i la màgia que es genera.

Per difícil que sembli podem encarrilar qualsevol situació utilitzant els principis del sistema. El post explica com fer-ho, així com la necessitat de respectar els límits de les llistes.

Gestionar la urgència

En el dia a dia treballem amb una llista de pròximes accions d’on traurem el que realitzarem durant la jornada i amb l’inbox a on enviarem els nous inputs. Aquesta última no és estrictament una llista, hi enviem idees, anotacions, documentació, recordatoris… tot el necessari per la nostra activitat amb la intenció de processar-ho a posteriori per prendre una decisió sobre cadascun dels items presents.

El primer – i gran – problema per al nostre flux de treball es presenta quan entra una “urgència”. Una cosa que creiem que hem d’atendre sense tenir en compte el procés de gestió dels nous element a GTD, passant per sobre de tot el que hi ha en properes accions i interrompent el que estem fent en aquest mateix instant.

Si no aconsegueixes  trobar una forma per a gestionar-ho amb una resposta immediata col·locant la part sol·licitant en espera, permetent-te enviar el tema al inbox per seguir el flux habitual per a ser processat – com a mínim fins que acabis les tasques prioritàries – obres la porta a acabar el dia amb una collita minsa de fites assolides.

Marcar uns criteris per saber quan usar l’extintor per apagar un foc és clau, del contrari acabarem equiparant una trucada d’un client pressionant-nos amb una tasca important .

Us he de confessar que es el meu gran problema en l’àmbit professional. Tinc una desesperant falta de caràcter enfront els clients, potser per equiparar bon servei amb atenció immediata, per no marcar uns límits en forma de temps d’espera, mal acostumant-los a una atenció immediata…

Sobre paper tot és senzill, fins portar-ho a la pràctica diària en un escenari real on es barregen interessos, xoc de caràcters i gestió d’emocions.

Cenyint-nos a GTD davant una situació com la presentada no pots trencar el precepte de no recopilar i processar, però en el cas de tractar-se d’una veritable emergència cal interrompre el que estàs fent creant un apunt en forma de recordatori  indicant que deixes pendent, en quin punt ho deixes – per afavorir una reconnexió ràpida a posteriori – i que et cal tenir en compte. Redacta i envia-ho al teu Inbox abans de res.

Atendrem les qüestions més candents relatives a d’urgència per ‘estabilitzar’ la situació. Un cop apagat el foc repetirem el procés de traduir tot el que queda a l’aire en anotacions a enviar a l’inbox per no oblidar res: Cadascun dels problemes plantejats, persones amb les que hem de parlar i de que, material que necessitem… Un cop realitzat és el moment de processar l’inbox per recalibrar la llista de pròximes accions tenint en compte l’incident, integrant l’activitat que se’n derivi al sistema.

 Cal una burocràcia necessària per integrar totes les incidències de la teva activitat al teu sistema de llistes i continuar percebent el sistema com una imatge verídica de la teva realitat.

La importància de respectar les pròximes accions

Mmm… Ara que estic davant de l’ordinador podria buscar informació sobre les novetats relatives a {introduir aquí concepte suggerent per a tu}  encara que les tinc a la llista d’algun dia tal vegada…

Doncs si, pots fer-ho. Estàs treballant en el mateix context i on-fire (ja tens ritme de creuer i amb l’eufòria d’haver completat varies accions per l’estil). On és el problema? Tot rau en la falta de respecte cap als límits, si saltes de llista en llista enlloc de centrar-te en les teves accions següents,  manllevant temps que hauries de dedicar a finalitzar–les. Bescanvies immediatesa per la consistència del treball continuat.

El que resti per fer de la teva llista de pròximes accions sempre ha de ser el següent, del contrari les tasques més grises – monòtones o poc atractives – s’hi quedaran durant setmanes fins a ser desestimades, demorant projectes i objectius.

La llista de pròximes accions s’ha de regenerar durant la revisió diària i setmanal, eliminant les ja realitzades, desplaçant aquelles que no es faran a curt termini i incorporant nous inputs. En aquest dos últims es poden incorporar nous inputs des dels inbox i puntualment des d’Algun dia per nodrir una llista despoblada abans de la revisió setmanal o per complementar l’activitat en un cas com el presentat en l’exemple de l’inici d’aquest  punt.

Realitzar un moviment continu d’activitat entre llistes durant la setmana, indica que hi ha alguna cosa que no funciona. La revisió setmanal ha de marcar les línies de la feina a realitzar durant la propera setmana, a que ens dedicarem. La revisió diària ha d’ajustar detalls i realitzar una posada a punt.

El focus durant la jornada ha d’estar situat sobre el 5 pas del procés (Recopilar – Processar – Organitzar – Revisar –FER) deixant la resta pel moment que se li reserva. Si no duem a terme cadascun dels passos amb estanquitat,  sense entrelligar-los, deixant que envaeixin uns l’espai reservat dels altres, podem acabar convertint la preparació, planificació i l’organització en un factor més de procrastinització donant peu a una pèrdua d’eficàcia i la conseqüent pèrdua confiança en el sistema.

Imatge via improbcat sota llicència Creative Commons