Evernote. Experimentant amb el potencial dels tags

Un dels grans avantatges d’Evernote, i base per les múltiples funcionalitats per a que pot ser usat, és la flexibilitat per crear una estructura completament personalitzada  a través de notebooks/llibretes i tags. Un punt fort amb un revers tenebrós: A mesura que afegim més subdivisions per classificar augmentem la complexitat en el sistema d’arxiu amb el risc de convertir-lo en un simple espai d’acumulació d’informació a causa de les dificultats per recuperar-la.

Torno a parlar del valor de mantenir una configuració senzilla per organitzar la nostra informació, facilitant-ne l’ús i la seva conversió en una eina funcional, en coneixement. Per fer-ho deixem de banda els notebooks com a base del sistema per potenciar l’ús dels tags per estructurar-nos.

El gran problema d’obrir notebooks per cada gran tema o àrea de responsabilitat és la multiplicació indiscriminada de llibretes, les quals s’aniran reproduint per cada nova qüestió a incorporar a l’arxiu: un nou projecte, una nova categoria per arxivar material, una llibreta per notes, una per enllaços, una per coses a recordar  Resulta plausible pensar que pots acabar arribant fins les 250, el màxim que permet Evernote.

Hem de concebre el notebook com un contenidor on emmagatzemar material d’una tipologia determinada: Inbox, Projectes (*), Material de Referència, Documentació i un Stack/Pila de llibretes per a notebook compartits. Només 5 llibretes on emmagatzemar tot el teu contingut.

(*) En el meu cas el notebook de projectes continuarà sent una pila de llibretes amb un notebook per cadascun dels projectes en marxa. Al utilitzar facilethings connecto el  projecte amb un notebook del meu compte.

Per tota la resta utilitzarem els tags. El màxim és d’uns 100.000 per compte, podent organitzar-los en jerarquies de múltiples nivells a través del apartat Etiquetes. Les llibretes només permeten una subclassificació d’un sol nivell a través de piles de llibretes/stacks.

Tot i permetre’ns etiquetar notes amb múltiples tags no hem de perdre de vista que l’excés acabarà provocant soroll, n’assignarem com a màxim tres on cadascun defineixi un aspecte o un atribut de la nota. La meva proposta:

  1. Tipus de nota: Una descripció del tipus de nota, anotació, link, imatge, document…
  2. Contingut. Que hi ha dins? per a que utilitzaràs la informació? Networking, professional, blogging, viatges…
  3. Projecte o àrea de responsabilitat. Salut, família, finances, blogging… O un tag amb el nom del projecte per accedir a tota la informació a través d’un clic.

Metainformació amb un propòsit. Cadascun dels tags és una coordenada que ens permetrà refinar la cerca, destriant notes afegint tags a la cerca:

tag:document tag:preus web host

Ens buscarà el text ‘web host’ a dins de les notes amb els tags document i preus

Com optimitzar l’estructura del meu Evernote

Les consideracions donades a continuació són per dos perfils diferents d’usuari, aquells amb un compte nou o que disposen de poca informació,  i els que ja en tenen una quantitat considerable i no es poden permetre reiniciar el seu arxiu digital.

Tots els usuaris hauríem de…

  1. Revisa de forma periòdica l’estructura de tags i aprofita per jerarquitzar-la, fent-la més intuïtiva.
  2. Agrupa tots els tags dins 2 o 3 grans grups representat cadascun dels diferents tipus de tags que decideixis agregar a cada nota (Contingut, Tipus d’informació, Projecte).
  3. Reconfiguració de la secció d’accessos directes de la barra lateral. Desapareixen les llibretes, només agreguem els tags d’ús més freqüent. Si utilitzem Evernote des de un tablet o smartphone aquest punt te una especial importància.

Si ja disposes de contingut introduït:

  1. Crea la nova estructura de llibretes.
  2. A l’apartat etiquetes crearem un tag per cada tipus d’etiquetes a utilitzar. #Contingut, #Tipus, #projecte o #àrea. El símbol # farà que sempre estiguin a l’inici de la llista de tags millorant-ne l’accessibilitat.
  3. Repassa les llibreta existents una per una per tal de reclassificar les notes amb els nous criteris. Si hi ha una gran quantitat de notes processa-les per lots.
  4. Durant la revisió del punt anterior no eliminis els tags, ja ho faràs més endavant.
  5. Envia les notes processades a un del nous notebooks.
  6. Un cop processades les notes d’una llibreta – o lot- i en el cas que s’hagi creat un nou tag, accedirem al apartat Etiquetes per estructurar la jerarquia. L’assignarem a una de les etiquetes creades al punt 2 creant una jerarquia de varis nivells si s’escau.
  7. Un cop finalitzada la revisió de tots els notebooks ves al apartat d’etiquetes i revisa cadascun dels tags que no estan inclosos en la jerarquia, elimina els que no tenen notes (apareix el nombre a la dreta del tag), si conserves el tag assigna’l a la jerarquia i si cal renombra’l.

Per realitzar una assignació de tags a múltiples notes o per moure lots de notes a un altre notebook, et pots ajudar de  l’assistent que es mostra a l’àrea on habitualment es carrega el contingut de les notes. Ens ofereix un emplaçament per afegir tags a les múltiples notes i un desplegable per seleccionar la llibreta on moure-les.

Per renombrar un tag accedim a l’apartat etiquetes i canviar el nom a través de l’opció que ens ofereix el menú contextual (botó dret del ratolí).  Si el que volem és assignar les notes d’un tag a un altre ja existent cliquem el primer carregant el seu llistat de notes al complert, les seleccionem i assignem el nou tag com hem explicat en el paràgraf anterior, un cop completat eliminem el tag original.

Quan arxivo deso el material per fer-ne ús a posteriori, converteixo la informació en coneixement, en experiència. En canvi si el deso, traient-lo de davant la meva vista perquè no destorbi, deixant-lo de tenir present, el converteixo en soroll. El sistema exposat en el post pot implementar l’anel d’arribar a qualsevol item del nostre contingut amb un màxim de 3 clics.

Acabo el post afegint la referència als dos post que em van dur a escriure sobre el potencial dels tags per organitzar la nostra informació:

Imatge via Brainstorms at INDEX: Views via photopin sota llicència Creative Commons