No deixis que s’aturin els teus projectes

S’aturen, es paren, resten immòbils a la teva llista de pròximes accions i no hi ha manera de treure’ls d’allí. Tens la determinació i saps que es tracta de quelcom important però a l’hora de la veritat et decantes per fer altres coses i els teus projectes continuen en standby.  Donem un cop d’ull als motius pels quals no aconseguim fer avançar una peça tant important de la nostra activitat, plantegem com dinamitzar la situació i restablir la normalitat.

Em reservo temps per treballar-hi però quan arriba l’hora de la veritat em concedeixo certes llicencies: Una visita a les meves pàgines favorites, un vídeo de youtube abans de començar una nova tasca, realitzar les accions de menor intensitat amb la meva llista de spotify favorita de fons…. Acabo realitzant una o dos tasques importants i la resta de la capsula de temps se’n va amb activitat-escombraria que em reportn satisfacció immediata.

La recompensa immediata ens cega. Hem de combatre les causes del problema però també els seus efectes:

  • Recopilem el material en lineal necessari per concentrar-nos en treballar i eliminar les temptacions innecessàries.
  • Preparem la sessió de treball intentant eliminar la resta de fonts potencials d’interrupció.
  • Abans de començar a treballar fixa’t uns límits i una agenda. Que has de fer i quina hora has de deixar de treballar. Quan t’adonis que et distreus tingues present l’hora límit, resulta una poderosa mesura de dissuasió.
  • Si la cosa no acaba d’arrancar, usa la tècnica pomodoro.
  • Mantenim la qualitat del temps amb pauses continuades, aixecant-nos i distraient la ment del que estàvem fent. No facis un solitari ni naveguis, descarrega la teva memòria immediata i recupera part de la teva capacitat cognitiva.
  • Si no pots evitar caure en la temptació o estàs massa espès porta l’anterior punt a l’extrem, aixeca’t i ves a donar un tomb fins que desconnectis.

Els meus projectes principals estan durant massa temps a la meva llista de pròximes accions. Passen els dies i les setmanes i encara que se que es tracta de quelcom important per a mi no m’hi dedico el suficient.

Fixa’t a que has dedicat el temps durant la última setmana. Pot haver sigut una setmana difícil en que t’hagis dedicat a apagar incendis o altres incidents, però si això succeeix durant varies setmanes el tema va més enllà. Si et dediques a altres projectes és que tens altres prioritats, encara que no ho vulguis admetre, si et dediques a tasques supèrflues no ho perceps com quelcom important.

  • Reserva temps específic per fer avançar els projectes etiquetats com ‘importants’. Una tarda a la setmana, o col·locant una o dues accions a realitzar com a de la jornada.
  • Durant la revisió setmanal revisem que hem fet durant els últims set dies i que farem durant la següent. És en aquest moment on decidirem les accions claus a realitzar perquè el projecte avanci. ¿Què faràs la setmana vinent si o si? ¿En quin moment ho faràs?
  • En la revisió setmanal detecta el que se’t resisteix. Accions massa extenses, complexes, avorrides… han obtingut la residencia permanent a la teva llista de pròximes accions. Per desencallar-les cal replantejar com executar-la o dissolent la resistència que ens produeix a base de pomodoros.
  • El temps assignat als projectes prioritaris és estanc. No hi cap res més. Durant la gestió dels assumptes ordinaris de la setmana no hi comptis per resoldre imprevistos i emergències.
  • Realitzarem una revisió mensual per auditar l’estat dels projectes en marxa, des del ja realitzat fins a marcar la fita – objectiu intermedi – a assolir durant el proper més. Preparem els subprojectes, activant els que anem a executar i fixant-ne les dates de venciment. Esbossar els tempos de l’execució dels projectes busca estructurar la feina i ajuda a crear un dibuix mental de la mateixa, pel contrari fugim d’una esquematització excessiva per no afegir pressió innecessària.

Em veig sobrepassat, tant pel que va sorgint durant el dia a dia com per la quantitat de projectes que tinc en marxa. No tinc temps per dedicar-me al que he decidit fer durant la meva revisió setmanal, els meus projectes estan encallats a la llista de pròximes accions i només puc resoldre-les de forma casual.

  • Redueix al mínim el nombre de projectes en els que treballes en paral·lel. Evitarà la dispersió i permetrà desfer el coll d’embut que s’ha produït resolent amb més rapidesa les accions i tancant projectes de forma seqüencial.
  • Planteja’t entrar en mode ‘estat d’excepció’ amb la intenció de guanyar espai per la teva activitat important. Aplaça els compromisos i les activitats que sigui possible. Fixa’t una data a partir de la qual restabliràs la teva activitat normal.
  • Delega o externalitza part de la teva feina als teus col·laboradors, xarxa de contactes o fins i tot contractar algú per realitzar tasques de vaig valor.

Despatxo la meva activitat de forma eficient, duc a terme projectes d’una extensió notable però a partir d’aquí no se com encaixar les diferents peces de la meva activitat. Ja sigui perquè tinc diversitat d’interessos, no vull prendre una decisió i perdre part del que ja tinc o simplement em fa por anar més enllà.

Necessites planificació estratègica, pensar en el mig llarg termini. Si és necessari atura’t i dedica temps a que i com fer-ho. En cas de no aconseguir-ho podem consultar amb un coach o en cas de problemes en el desenvolupament del teu negoci, en un consultor o assessor especialitzat.

Totes les mesures s’orienten a desencallar projectes en estat de letargia, es para el projecte i s’atura el camí cap a l’objectiu. Cadascuna de les mesures necessita de la nostra capacitat per adonar-nos que quelcom no funciona i de la proactivitat necessària per canviar.

Imatge via joiseyshowaa sota llicència Creative Commons