GTD. Obtenir una ment com l’aigua

Una ment tranquil·la és una ment preparada per donar el màxim, capaç de mantenir-se enfocada en la següent tasca a realitzar. David Allen, creador del mètode GTD, utilitza l’expressió la ment com l’aigua per descriure aquest estat. Externalitzem tot pensament relacionat amb la nostra activitat en el sistema de llistes, alliberant espai per a resoldre les qüestions que ens importen.

Però com? Quins passos hem de dur a terme perquè GTD no acabi convertint-se només en un conjunt de llistes per administrar responsabilitats i es consolidi com una via per allunyar l’estrès?

David Allen a Organizate con eficàcia insisteix en el factor decisiu de la primera recopilació per buidar del tot la nostra psiquis de temes pendents, no tant sols dels que recordem explícitament, també aquells que estan a l’ombra. Ens explica com en el seu rol de consultor acompanyava els clients en el recorregut per la seva oficina, la seva casa i la resta d’emplaçaments on transcorre la seva vida revisant tots i cadascun dels seus racons per tal d’aconseguir un buidat com el descrit. El procés es podia perllongar durant dos dies…

Pot semblar una quantitat de temps exagerada però es tracta d’inventariar tota la nostra activitat, cal treballar-ho a fons. M’agrada utilitzar el símil de l’inventari, ja que de la mateixa manera que les botigues o magatzems dediquen un dia al final de l’any a fer recompte de tots els articles en stock, arribant a tancar en dia laborable, hom ha de plantejar-se fer el mateix si vol dur a terme un procés seriós i eficaç.

Una bona imatge del pes que ens traiem de sobre és tot el material recollit durant la primera recopilació. Res d’un simple inbox sobre la taula, necessitem un racó d’una habitació per col·locar tot el que anem recollint ja sigui en forma d’anotació, objecte a reubicar o documentació física.

Concretar els teus assumptes

Però per alleujar la carrega no n’hi ha prou amb la mega-recopilació,  la teràpia continua amb el processat. Processar-ho tot sense deixar res als inbox, ho remarco perquè l’experiència pot ser esgotadora. Tractarem cadascun dels elements preguntant-nos si és una acció, si l’arxivem o l’eliminem.  En el cas de les accions inclourà la seva transformació en accions GTD, en projectes, ajustant la descripció, classificant-les amb context  i nivells de temps i energia.

Per cada qüestió ens haurem d’aturar a reflexionar uns moments per saber que representa i quin espai ocupa en la nostra activitat. En certa manera és una part en si del procés per diluir les preocupacions, concretant-les i ubicant-les en la nostra perspectiva. Ja no són quelcom desdibuixat que no sabem ben bé en que consisteix i quan ens caurà sobre.

Un cop finalitzat ja tenim el nostre sistema de llistes en marxa, ja podem començar a funcionar d’una altra manera. Procurar no retindré tot el que ens arribi en la ment, sembrant l’hàbit de la recopilació encara que en un principi signifiqui parar el flux durant un instant per anotar/registrar aquella ‘cosa’ evitant el seu retorn recurrent, dissipant el focus dedicat a resoldre. No ha de ser de forma casual sinó habitual, hem de convertir-ho en un hàbit.

Funcionar d’una altra manera

Funcionar, no només treballar.  Més enllà de la feina haurem de concentrar-ho tot al sistema de llistes, tot tipus d’activitat sigui personal, professional, important o detalls absurds, com la teva idea d’aprendre a tocar el banjo. Tot estarà al mateix lloc, ordenat amb els mateixos criteris, ja no cal que recorris a la teva ment preocupant-te de si se’t oblida quelcom. Tens un sistema fiable en el que pots confiar si segueixes utilitzant-lo com l’has d’utilitzar.

Potser el més dur no sigui canviar els hàbits sinó resistir als impulsos que ens empenyent a no registrar i tenir present quelcom en moment que sorgeix enlloc d’anotar-ho i entendre que ho hem de deixar per més endavant.

Arribar a un estat de calma mental  mantenint-s’hi de forma sostinguda és una qüestió de consolidar hàbits i seguir les pautes marcades per GTD de forma ortodoxa  generant un grau de confiança que arribi a un nivell subconscient, allí on la ment no sent la necessitat de retindré quelcom perquè instintivament sap que pot accedir al sistema per recuperar-ho sense cap mena de fricció.

Me’n recordaré ?

Anota-ho i envia-ho a la teva inbox, quan processis ja ho tornaràs a tenir present

Em costarà accedir-hi?

Si és a la teva llista de següents accions només has de filtrar per context, nivell d’energia i de temps

Ho tindre en compte quan calgui

Si és una cita a l’agenda, si ho has de tenir en compte a partir d’una data determinada el teu arxiu de seguiment, si és un projecte en espera el revisaràs cada setmana si és una acció sense prioritat la recuperaràs quan revisis tota la llista d’algun dia/Potser.

Em reservo d’un segon post per parlar de l’altra gran qüestió que ens permet mantindre la ment en calma. Mantenir-nos en la zona, en el moment actual fent el que hem de fer sense deixar-nos arrossegar pel futur ni llastar pel passat.

Imatge via dewdrop amb llicència Cretive Commons

Per rebre el contingut del blog al teu email + el newsletter productivitat inteligent amb material complementari i exclusiu (Subscriu-te)