Evernote. Creant un entorn àgil i productiu

Vulguem o no tots treballem amb un arxiu on guardem de manera estructurada la informació que creiem que utilitzarem en un futur. De la mateixa manera que vivim en un pla físic i un altre digital desenvolupem formes d’emmagatzemar en ambdues àrees, però a diferència de la dimensió física on l’arxiu està limitat per restriccions físiques, en l’aspecte digital podem acumular sense límits de cost o espai.

Al llarg dels anys anirem acumulant gran quantitat d’arxius, notes, enllaços … informació cada vegada més nombrosa i difícil d’articular. Aquest article pretén prevenir d’una acumulació sense un control, donant criteris per crear convertir tot l’acumulat en informació útil a través de la seva transformació i classificació.

Recopilar i processar

No parlarem de la importància de tenir una inbox digital on enviar tot el que hagis de tenir en compte, ni de com fer arribar a Evernote seu flux d’informació. Aquest post és una mica vell però t’explica com enviar el contingut a través de diferents mitjans.

El que m’importa en aquest article és el pas de processar aquesta safata, transformant la nota i marcant uns criteris per donar-li entrada al sistema:

  • És necessari? Per què? Abans de deixar entrar nou contingut fem la prova del cotó. Tots contestem Si a la primera pregunta però som capaços de ratificar-la amb una resposta concreta a la segona? Si no hi ha un Si-Si tanca la porta i elimina sense contemplacions.
  • Fins al final. Cada vegada que processis teu inbox ho has de fer fins buidar-la. S’han de prendre decisions, element a element, respectant l’ordre per no dispersar-se ni posposar la teva valoració. Si has de deixar-la a zero perquè hauries de fer-ho?
  • Un títol clar, uns tags limitats. Treballa una mica el contingut assignant un títol descriptiu, clar i uns tags que facilitin la seva localització posterior (veure següent apartat).

Com classifico i organitzo la informació?

La quantitat i varietat d’informació que vas emmagatzemar és pràcticament infinita. No em refereixo només a la que tens fins al moment, pensa en el futur. Les formes que pot prendre en un són impredictibles, per això hauries de tenir uns criteris de classificació que siguin el més estable possible.

Si anem variant els criteris de classificació del contingut acabarem treballant amb grups d’informació classificada de diferents maneres, el que equival a confusió i ineficiència.

Des de fa alguns mesos utilitzo un criteri de classificació en el meu Evernote que m’ha ajudat a uniformitzar les meves notes i el seu contingut. Classifico cadascuna de les meves notes amb un màxim de 4 tags:

  • Format. Tipus de la informació que atresora la nota. .Nota, .Document, .Imatge, .AUDIO. Evernote ja compta amb atributs per fer cerques basades en el format d’informació però d’aquesta manera vam crear la nostra pròpia classificació. Molt més específica.
  • Tipus de contingut. Descripció del tipus de contingut. .productivitat, .logo, .finances, .Salut, .Programació …
  • Projecte. Nom del projecte amb el qual està relacionat, estigui en marxa o tancat. Ha de ser un nom aclaridor $diseny_responsibe_blog, $ lectures_estiu_2015. Formats per diverses paraules, prou explícits per no confondre amb projectes passats o futurs.
  • Subjecte. No obligatori. Persona o organització amb què està relacionat el contingut @Alfonso_Alcantara, @daniel_aguayo, @prodMagazine … Un criteri eficient per agilitzar la cerca.

Per evitar la confusió entre els diferents tipus de tags es precedeixen d’un símbol (., @, $) Ja que periòdicament ens veurem obligats a mirar la secció de Etiquetas de la barra lateral per organitzar-los. Agrupem els diferents tags en una etiqueta creada amb el seu nom, #format, #contingut, #projecte, #subjecte.

Un altre tema és el recurs de les llibretes o les carpetes en què Evernote ens permet guardar les notes. Utilitza només 3 o 4, Inbox, Referències, Recursos i una per a notes compartides si ho necessites. Crec que l’estructura ha de ser el més simple possible per ser comprensible i estable. Saber a quins criteris cenyir-nos en cada cas gairebé per intuïció en decidir on enviar una nota. (Àmplia sobre el tema amb el post: La força dels tags)

Com recupero la informació?

“La informació atresorada no serveix de res si no pots recuperar-la d’una forma àgil quan la necessites”

D’aquí l’èmfasi en l’anterior apartat. Amb una bona classificació generem un sistema estable per a classificar la informació i construïm – sense massa esforç – un entorn per fer cerques simples i intuïtives a través de l’apartat etiquetes.

Els comptes amb gran quantitat d’informació tenen el perill d’acabar amb un fracàs constant al intentar recuperar informació específica, per exemple fer una recerca de text per recuperar informació entre un gran nombre de notes. La quantitat de notes resultant és tan elevada que el temps en recuperar allò tan específic es converteix en quelcom laboriós, minant la teva confiança i convidant-te a pensar que potser Evernote no sigui la millor opció.

Per evitar-ho apliquem l’anterior sistema de classificació i els següents criteris per recuperar la informació de forma àgil:

  • Accedir als teus projectes actius de forma àgil. Per a tota aquella informació d’ús freqüent durant la setmana – a curt termini – afegeix el tag del projecte a l’apartat
  • Cerca simple per un o més conceptes. Un projecte i un tipus de contingut específic per exemple, pots solucionar a través d’una cerca simple amb paraules reservades tipus tag: $ diseño_responsibe_blog tag: logo
  • Accessos a informació que es realitzen de forma repetitiva. Ideal per recerques amb una certa complexitat i realitzades amb certa freqüència. Ens col·loquem a la casella de cerca i teclegem una cadena de comandaments com la del punt anterior. A l’enfocar la casella de cerca es desplegarà un panell de botó cerca guardada. La propera vegada només haurem de clicar a la casella de cerca i seleccionar-la.
  • Explotar altres recursos. Evernote guarda la localització de les notes, per a realitzar cerques per aquest criteri sobre un mapa. Aquests recursos addicionals poden facilitar-nos molt la vida.
  • Cerca per text. On queda aquí el recurs de cerca més simple? Després de realitzar una de les anteriors cerques, refinarem els resultats amb una cerca per text. La convertim en una segona capa de selecció.

Per ampliar el coneixement sobre les ordres de recerca en Evernote pots descarregar-te aquest pdf sobre el tema.

Administrar el teu arxiu

Un arxiu requereix administració. Encara serveis en el núvol com Evernote inclouen còpies i fins i tot als usuaris de pagament se’ls permet recuperar versions anteriors del seu historial de les notes, segueixen existint tasques reservades a l’usuari. Queda sota la teva responsabilitat mantenir la coherència de l’arxiu, la seva integritat i eficiència a través d’una sèrie d’accions a realitzar un cop al mes:

  • Revisar els teus tags i eliminar aquells en desús. Amb el comptador a zero en l’apartat Etiquetas.
  • Revisar els teus projectes tancats. Puntuant les etiquetes en dreceres i eliminant aquell material que ja no necessites i que només sigui llast. Envia la resta de notes a les llibretes Recursos o Referències i treu el tag de Atajos.
  • Des de l’apartat d’etiquetes col·loca les noves etiquetes dins de les etiquetes pare #subjecte, #projecte, #contingut, #format.

Acabo amb un consell per als que ja tingueu organitzada la informació del vostre compte d’una altra manera i vulgueu donar un gir com el que planteja el post. La tasca per quantitat d’informació en el compte pot ser titànica, dividir en lots les notes i dedicar 15 minuts al dia a crear nous tags amb aquest format i reorganitzar les llibretes. Un treball constant us permetrà estructurar un compte àmplia en nombre de notes amb relativa lleugeresa.

Un arxiu digital ordenat i pensat per a la usabilitat de la informació que conté aporta un gran valor al seu usuari, agilitzant temps de resposta en recopilar o recuperar dades i dotant d’escalabilitat per no perdre aquesta eficiència alhora que segueix creixent.

photo credit: Multicolored containers via photopin (license)