Com configurar el teu GTD per treballar des de casa

L’altre dia parlava sobre els hàbits imprescindibles quan treballes des de casa, profunditzant especialment en els objectius, la rutina i els hàbits saludables. Avui m’agradaria profuntizar en la configuració del nostre sistema GTD quan treballem des de casa i, en concret, en dos aspectes concrets que segons el meu punt de vista són fonamentals: la definició i utilització de contextos i les revisions periòdiques.

Definició de contextos

En general, una de les parts fonamentals de Getting Things Done (potser després de l’hàbit de les revisions periòdiques) és la definició dels contextos que volem utilitzar. Els hàbits de recopilar, processar i fer potser són semblants tant si treballes a casa com si treballes en una oficina, però la definició de contextos funciona lleugerament diferent, així que m’agradaria profunditzar-hi una mica.

Si treballes en una oficina, alguns dels contextos més habituals quan utilitzes GTD són, per exemple, #Casa, #Oficina, #Telèfon, #Ordinador, #Ciutat, etc. És evident que hi haurà coses que no podràs fer si no ets a casa, d’altres que no podràs fer si no ets a l’oficina, o que potser pots aprofitar quan vas cap al cotxe o cap a l’estació de tren per a fer les trucades dintre el context #Telèfon.

En canvi, quan treballes des de casa, aquesta definició física es perd: estàs assegut a la cadira de l’escriptori i, en aquest mateix moment, pots fer de tot: coses de casa, de feina a l’ordinador o fora de l’ordinador, trucades de telèfon, sortir a fer els encàrrecs o coses que hagis de fer fora de casa… Quin sentit tenen, doncs, els contextos?

Doncs sí, tenen molt sentit, i us recomano un article molt inspirador de José Miguel Bolívar titulat El Contexto como Factor Clave para Decidir con Enfoque. En aquest article, en José Miguel Bolívar profunditza en els dos tipus de context que tenim a GTD:

  • Els contextos d’agrupació, és a dir, aquells que ens ajuden a fer un conjunt de tasques semblants que podem fer en un mateix moment. En general serien aquells contextos referents a llocs o persones, com #Supermercat si tenim un llistat de tot el que hem de comprar.
  • Els contextos de decisió, és a dir, aquells que, en un determinat moment, ens ajuden a decidir qué podem fer. En general serien aquells contextos referents a eines, com pot ser-ho el context #Ordinador.

Segons el meu punt de vista, treballant des de casa té molt més sentit definir més contextos d’agrupació. En general, en qualsevol moment tindràs la possibilitat de fer qualsevol cosa, però crear contextos que et permetin agrupar tasques semblants t’ajuda a centrar-te en una mateixa cosa.

Per posar un exemple, personalment m’agrada comentar en bastants articles relacionats amb el món de la productivitat. Per a mi, aquestes tasques se’n van directament a un context que tinc creat que s’anomena #Comentar. Aquest context em permet no preocupar-me d’aquestes tasques sempre que estic davant de l’ordinador i, en canvi, quan decideixo ocupar-me d’elles les faig totes juntes per aprofitar millor el temps.

Seria semblant el context #Telèfon, per a poder fer totes les trucades necessàries en un mateix bloc, cosa que ens permet preparar-les i executar-les amb una eficiència molt més gran.

Revisions periòdiques

Per altra banda, les revisions periòdiques són fonamentals en GTD, però crec que encara ho són més si treballes des de casa, i especialment si treballes per a diferents empreses de forma simultània.

Per una banda, és important ser regular en les revisions. Treballant des de casa és molt fàcil que es doni el cas que, per algun imprevist, no puguis fer la revisió quan la tens fixada i acabis pensant “bé, ja la faré demà” o “bé, la faig abans de tancar a la tarda”. Si passa una vegada potser no passa res, però això acaba provocant una desconfiança en el nostre sistema que ens impdeix ser prou productius en el nostre dia a dia.

En qualsevol cas, per mi, les revisions periòdiques quan treballes des de casa han d’incloure una qüestió fonamental: estic treballant de la millor manera possible? Puc optimitzar la meva rutina, la meva manera de treballar i de viure, per a poder ser més productiu? És una pregunta que ens hem de fer tots, però el fet de treballar des de casa ens permet tenir molta més llibertat i, per tant, és bo aprofitar aquesta llibertat per ser més productius (i més feliços, clar).