GTD. L’efecte multiplicador de treballar per context

GTD ens ofereix recursos per enfocar com un laser la nostra capacitat de resolució. Un d’ells és el treball per contexts. L’atribut associat a cadascuna de les accions processades que l’etiqueta amb el lloc o l’eina necessària per dur-lo a terme. En el blog he parlat sobre que són i com configurar-los en el teu sistema GTD, avui m’agradaria intentar transmetre part de la seva màgia explicant perquè funcionen i la importància d’utilitzar-los de forma genuïna, sense adulterar-los.

Treballa sempre per context, sense excepcions

A l’última edició de l’esdeveniment #caféyproductividad on compartim coneixement i experiències sobre el tema de la productivitat personal, Jerónimo Sánchez va fer un comentari sobre l’error d’incloure dins del nostre sistema recursos com les TMI (Tasques Més Importants) i com això ens desvia d’una implementació de GTD adequada.

Pot semblar un detall insignificant però em va causar un gran impacte al ser una de les meves practiques habituals, escollir dues accions determinants a dur a terme a primera hora del matí, durant el millor moment del dia en quan a energia i capacitat d’atenció.

Tant dolent és? Doncs si. Per un moment desconnecto el meu GTD per tal de treballar d’una altra manera, desprès torno a reconnectar i començo a guiar-me pels contexts. Aquesta discontinuïtat fomenta una falta de confiança en el sistema, si el desconnecto una vegada – de forma benintencionada – corro el risc de justificar noves desconnexions en situacions on pugui trobar una solució aparentment millor,  més senzilla o simplement més còmoda. En resum, no confio en el sistema, no perquè no funcioni o no em doni els resultats esperats sinó per una falta d’humilitat.  El típic cas de creure que pots millorar GTD.

Se que sona una mica sectari “Els que porteu GTD i aquests sistemes a aquest extrem sou uns sonats”,  potser no soc una persona mentalment estable però tampoc en tinc cap ganes :-P, la qüestió és que la reflexió d’en Jerónimo em va empenyé a canviar la meva forma de fer i començar a funcionar amb els recursos nadius que m’ofereix GTD enlloc de preseleccionar tasques importants. Aplico el patró del sistema per respondre a la pregunta: Que és el següent que he de fer?

  1. Filtro per context per saber que puc fer dins del marc definit per la ubicació on em trobo o per les eines de les que disposo en aquest moment.
  2. Filtro per nivell d’energia y temps. Els dos criteris van emparellats en les accions més exigents, a més energia major quantitat de temps es necessita per finalitzar una acció.
  3. Selecciono l’acció amb una data de venciment més propera. Després de filtrar em quedo amb un grup molt reduït d’opcions, de 3 a 5, si n’hi ha alguna amb una data objectiva de venciment aquella és l’escollida.

I ja està. D’aquesta manera selecciono la meva primera activitat del dia, seguint GTD, sense senyalar a dit el que faré demà el que no deixa de ser una forma encoberta de prioritzar. El que et vull dir és que pots confiar en el sistema de contexts, temps i energia per escollir. Però això no queda aquí, el fet de treballar per context et pot aportar molt més…

El poder de treballar per contexts

Seleccionar un context redueix la teva llista de 50-100 pròximes accions a 10, centra el focus d’atenció i et treu de sobre la sensació de ser sobrepassat per l’activitat, potser no en el pla emocional sentint-te pressionat  però si en l’aspecte cognitiu. No ser capaç d’abastir visualment tot el que has de fer crea la sensació d’excés, de no poder-ho manejar… Has de dedicar temps, energia, atenció i raonament a revisar tota la teva gran llista d’activitat per decidir, quelcom innecessari.

Si al processar transformem les coses que ens han vingut a la ment en activitat ubicable en les diferents llistes GTD és per evitar les accions mecàniques i repetitives quan volem decidir que fer de forma manual.

Treballar per contexts ens col·loca en un mateix ambient el qual no s’ha d’abandonar al canviar d’acció a realitzar, només quan deixem el context a zero. Una vegada immers en la realització de l’activitat, el fet de passar d’una acció a una altra dins del mateix ambient no suposa desgast de transició, no perdem temps seleccionant el següent a realitzar. No es dispersa l’atenció durant el procés mental de desconnexió/reconnexió entre accions.

Al finalitzar la dedicació a un assumpte i passar al següent es produeix un procés èxplicit per l’usuari al enfocar la seva atenció a un altre assumpte i haver de recuperar recursos per fer possible la seva execució, com qualsevol tipus de material de suport. Però també implícit, la ment descarrega de la memòria immediata el referent al que ja s’ha finalitzat i s’hi carrega el referent a la nova responsabilitat.

Treballar dins d’un mateix context ens evita sortir d’un ambient permetent invertir l’extra d’energia i atenció que no malbaratem en realitzar les nostres accions.

En certa manera és el mateix que seguir la filosofia dels 5 passos de GTD (recopilar, processar, organitzar, revisar i fer). Dediquem atenció plena a cadascun d’ells, sense barrejar-ne la seva execució, no recopilem ni processem, ni fem mentre revisem. Tot per aconseguir una dedicació més profunda i una execució més fluida. Treballar per contexts és exactament això, aprofundir en l’execució i obtenir resultats amb una menor inversió de recursos (atenció, energia, temps).

photo credit: files via photopin (license)

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.