5 canvis de visió en el meu ecosistema productiu

Tot del que parlo en el meu blog és accessible, fàcil de comprendre i posar en pràctica per qualsevol. Una vegada implementat, sigui GTD o l’organització del teu núvol amb Evernote, que queda? Doncs funcionar i aprofundir.

Dins la simplicitat dels engranatges del que m’envolta i m’ajuda treballar sembla que no hi hagi res més però  encara em sorprèn com petits detalls m’ajuden a aprofundir en la millora de la meva eficiència. Aquest són els canvis que més m’han transformat  durant l’últim any.

Contexts

El gran descobriment durant l’últim any ha sigut el poder real de treballar per contexts, oblidant-me de preconfigurar l’activitat a través de TMI (Tasques més importants) i eliminar completament els criteris de prioritat.

Per aconseguir-ho he ajustat el meus contexts a quelcom més a la realitat, seguint l’esperit de GTD. Desenvolupo gran part de la meva activitat davant de l’ordinador, de casa meva o la meva oficina professional, traduint-se en la versió anterior del meu sistema en els contexts #ordinador (per l’activitat desenvolupada a casa) i #oficinapro (per la professional). El problema: llistes per context de més de 10 accions, on es perd claredat a causa de la excessiva quantitat  d’accions a realitzar i la màgia que sorgeix de treball amb una petita llista enfocada a una tipologia molt especifica de treball.

He caigut en la trampa d’ajudar-me d’un segon tag per classificar la gran varietat d’accions. Greu error. Augmento la complexitat i creo un sistema de varis passos per a la classificació. Molts cops per filtrar deixava d’utilitzar el context i escollia el segon tag. #ordinador #lectura

La solució? Separar tota l’activitat del context #ordinador segons les eines que utilitzo per a treballar davant la pantalla #pocket, #evernote, #xmind. Segueixo la filosofia de GTD de assignar un context que correspongui a l’eina (o el lloc) que necessito per treballar. L’irònic del cas és que segueix molt més l’esperit de la norma ja que es tracta d’aplicacions multi-plataforma a les que puc accedir des de qualsevol dispositiu (No depenc del meu PC).

Revisar

Sempre he intentat fer totes les revisions quan i com tocava però fins ara no he pres veritable  consciencia del propòsit i pes de cadascuna. Una cosa és la teoria, una altra dur-ho a la practica de la forma que creus correcta i una altra assimilar-les com part integral del sistema.

  • Revisió diària. Reviso i processo Inbox+ Agenda + llista de següents accions
  • Revisió setmanal. Segueixo la meva llista de control per revisar tot el meu sistema i la realitzo seguint l’assistent del que disposa Facilethigns per guiar-me.
  • Revisió mensual. Projectes actius i en espera + Material de suport + qüestions com actualitzar calendari de publicació al blog i netejar la meva llista de lectures ja realitzades a pocket + Revisió agenda a un mes vista. Exclusivament temes de intendència, res de visió.

El problema? Donar-los-hi més importància de la que realment tenen. En el fons només són tràmits administratius per ajustar el sistema però hi barregem passos addicionals i qüestions que no tenen res a veure amb el seu propòsit per donar-li més rellevança.

Llegim a David Allen o als experts en GTD de l’important que és revisar i no entenem el pes d’accions aparentment tant simples en cadascuna de les tres revisions.  Quan he començat a fer només el que realment toca, sense barrejar qüestions de control i visió (com van els meus projectes o objectius), m’he adonat de la sofisticació que amaga la seva simplicitat.

Recopilar

Recopilar sense utilitzar verbs, només definint el concepte a tenir en compte amb 3 o 4 paraules, ha facilitat la meva forma de capturar i a estimulat el processat posterior. El fet de no definir el verb quan anoto m’obliga a pensar en deteniment en l’acció a realitzar, un mecanisme que afavoreix que emergeixin noves qüestions relacionades completant el seu propòsit de l’anotació general.   Si això succeeix les recopilo en aquell mateix moment i les les envio a la mateixa cua que estic processant.

Aquest canvis transformen el meu GTD. En primer lloc dinamitzen el procés de recopilació i transformen el pas de processar les inbox en una experiència molt més satisfactòria, deixant la sensació d’haver completat la preparació/transformació dels meus assumptes en activitat sense que quedi cap angle mort o detall sense tenir en compte.

Algun dia / Potser

Incorporar un filtre a les accions que van a la llista Algun dia / Potser  per distingir les que he de tenir en compte en cada revisió setmanal, i les que no, per dinamitzar-la s’ha convertit en  una forma de revisar la llista al complert sense tenir en compte coses innecessàries.  Facilethings permet filtrar per context o tags que no vols tenir en compte al executar la funció de revisió setmanal, si utilitzes Evernote pots fer el mateix dividint la llista Algun dia en 2 notebooks diferents, un de revisió setmanal y l’altre per una revisió més esporàdica.

Més simple

Evernote. Fa temps vaig explicar el canvi realitzat per organitzar la meva informació a Evernote d’una forma més simple i estable.  Els passos donats els últims mesos han anat enfocats a descarregar l’aplicació de coses innecessàries. De moment he tret totes les lectures passant el sistema a pocket. Una aplicació explicita per una funció sempre és millor que quelcom generalista que un adapta per adaptar-ho a les seves necessitats.

Vas acumulant tantes coses dins del teu compte d’Evernote que al final s’acaben convertint en una carrega innecessària ja que no les utilitzaràs mai.

Tanco amb Evernote i amb un canvi en vies de desenvolupament trencant amb la resta de hacks en el meu sistema GTD. Tots tenen quelcom en comú: canvien aprenentatges arrelats, creences aparentment inamovibles que rellegint-les i modificant-les m’han aportat un retorn sorprenent.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.