Com aplico els principis de GTD a la meva feina

Primera part d’un article que te com a finalitat explicar-te com treballo. En edicions anteriors m’he centrat en les eines i en com les utilitzava, en la present edició pesen més els principis inspirats per GTD tot i que també hi ha espai per les eines utilitzades.

L’article està dedicat a com gestiono el meu flux d’activitat en el meu lloc de treball. Segueixo GTD però no amb la ortodòxia que ho faig en els meus projectes personals. T’ho explico…

Soc programador. Treballo en una oficina davant un ordinador. Dono resposta a tasques complexes delegades a través d’un programa de tickets. Cada ticket és un problema a solucionar. Implemento GTD amb Outlook però hi ha una sèrie de factors que fan difícil el encaix del mètode:

  • L’activitat és massa complexa. Un ticket equival en complexitat a un projecte GTD. A vegades inclou un document amb una completa especificació a realitzar.
  • Dificultat per treballar per context. Treballo en una sola ubicació i les eines són reduïdes per equiparar-les a un context.
  • Incorporació continua d’inputs en el meu flux de treball. Interrupcions, peticions, nous assumptes generats per la mateixes modificacions que realitzo. Canvis que generen nous canvis o deixen al descobert mancances a solucionar.

Després d’una etapa inicial de resignació m’he adonat com sense proposar-m’ho he anat aplicant alguns dels poderosos principis de GTD per fer més assertiva la meva forma d’actuar.

Capturar, no recopilar

Més que recopilar, capturo. No es tracta d’anar a buscar informació o material necessari per la meva activitat, el problema és capturar totes les idees i noves incidències en calent. Les registro i aparco per decidir més tard que faig allò.

Un dels grans problemes és mantenir la continuïtat de l’activitat pels problemes que vaig trobant en el software (de l’entorn on faig les proves o altres bugs que no tenen res a veure en el propòsit de l’activitat que estic realitzant) i per les noves necessitats que es van presentant (polir el resultat final o corregir una carència).

Tinc la sort de no rebre un gran nombre de trucades o mails de clients obligant-me a canviar prioritats o enfrontar-me a grans discontinuïtats. Però tot el que es presenta acaba anotat i enviat a la meva safata d’entrada a Outlook .

Transformar

Introduir el processat de cadascun dels tickets a realitzar ha representat  un salt qualitatiu. M’obligo a convertir la complexitat d’una anotació en activitats més comprensibles i assumibles.

Implica llegir amb deteniment per entendre el que se’m demana, acabant amb les omissions creades per una lectura ràpida o el donar per entès punts no especificats.

Cada cop que tanco un ticket processo la meva safata d’entrada. Prenc decisions amb la ment freda.  Molts cops són detalls de mínima importància, però demorar-ho em evita deixar a mitges el que faig per apagar focs.

No atomitzo l’activitat fins arribar a l’acció física indivisible. De la mateixa manera que en GTD definim un resultat a obtenir pels nostres projectes i els dividim en accions  treballo en ‘tasques’ on cadascuna d’elles és un front obert: Un problema a resoldre o un assumpte en el que treballo.

Dins d’aquesta tasca (en forma de llista) defineixo accions més complexes que una acció física però prou simples per resoldre d’una sentada i no deixar-les incomplertes.

Outlook. El meu sistema de llistes

Utilitzo l’apartat de tasques d’Outlook per gestionar el meu sistema de llistes. Mantinc l’estructura de llistes de GTD:

  • Una safata d’entrada on vaig anotant tot el nou que va sorgint.
  • En espera. Comunicacions enviades que esperen resposta d’algun client o company del departament de suport.
  • Algun dia. Dividida en subcarpetes d’assumptes en els que no treballo durant aquesta setmana, projectes futurs i propostes de millora.
  • Pròximes accions. Dividida en subcarpetes amb contexts clàssics i d’assumptes oberts.

Agrupo les accions en llistes de trucades, emails, ordinador (per qüestions administratives) o Word per la redacció de documentació i especificacions. Els assumptes són fronts oberts. L’únic que difereix és que equiparo un assumpte obert a un context (l’eina i la ubicació és la mateixa, i l’ambient comú és el propòsit del assumpte).

Per posar apunt el meu Outlook em va ser molt útil aquest post de Samuel Casanova sobre com configurar l’aplicació per treballar amb GTD, evitant que la funcionalitat de correu interfereixi i creí interrupcions innecessàries.

Continuïtat

La programació et fa caure en la zona de forma freqüent, quedant absort en el que fas. Un dels meus objectius és crear un entorn que ho faciliti.

La meva principal preocupació són les interrupcions innecessàries generades per mi mateix. Soc un addicte. No puc evitar el  cheking al meu mail o el meu compte de Twitter.  Al arribar a l’oficina tanco el dispositiu i l’obro al sortir per tornar trucades.

L’altra gran parany és la connexió furtiva a Internet. Desconnecto de la meva feina per fer un cop d’ull a les noticies, em distrau, em fica de mal humor i em descentra. Llavors, perquè ho faig?

Crec que el problema és una mala gestió dels meus descansos. No tenen la freqüència ni la qualitat necessària. No m’aixeco de davant la pantalla, el que provoca un deteriorament de la capacitat d’atenció progressiu.

Treballar amb altres persones

La gran diferencia entre gestionar els meus projectes personals i els professionals és el treball en equip. Compto amb una gran llibertat a més de treballar acompanyat d’un coordinador d’equip amb una gran intel·ligència emocional i facilitat per gestionar un entorn volàtil com el nostre. Durant el dia a dia puc recorre a ell per resoldre dubtes i acabar de definir la meva activitat.

Revisar

No existeix la revisió setmanal i diària com a tal, però un cop al dia em paro per enviar els assumptes del context #personal per correu al meus sistema GTD de Facliethings. Reviso la llista de pròximes accions i si cal el calendari per prevenir tensions innecessàries.

Un cop per setmana hi ha una  reunió no-formal amb el coordinador per definir els projectes  als que em dedicaré la propera setmana. Ho complemento redactant un document d’ús personal on recullo el punt d’execució dels meus projectes per tal de reprendre’ls  dilluns al matí. Quelcom important en caps de setmana llargs o vacances.

Ja ho veus, els qui escrivim sobre productivitat i eficàcia personal tenim una rutina allunyada de la figura de Mr. Eficaç o el Sr. Productiu que no comet errors o ja no cau en paranys. Som humans encara que pel que escrivim a vegades no ho sembli.

Publicaré el segon post durant el mes de maig i el dedicaré a com treballo en els meus projectes personals i a com utilitzo facilethings i evernote.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.

  • Jordi

    Hola, David:

    Hace bastante tiempo que te sigo, pero hasta ahora no te había escrito ningún comentario. Así que aprovecho para darte las gracias porque durante este tiempo me has dado muchas ideas para mi organización personal.

    Con relación al problema que comentas de la falta de contextos en el trabajo, quisiera proponerte una idea que quizá te agrade.

    En mi caso, dado que igual que tú trabajo en una oficina, todas mis tareas quedarían en el mismo contexto, digamos “@work”.

    Dado que en GTD los siguientes criterios de selección de tareas son tiempo y energía disponibles, lo que hago es organizar las tareas en función de estos dos criterios.

    Así por ejemplo puedo tener una lista de las tareas que van a requerir más energía y tiempo y dedicarme a ellas durante las primeras horas de la mañana. O también otra lista para cuando ya no tengo energía y me queda poco para acabar la jornada laboral.

    Saludos,
    Jordi

  • Gracias Jordi.

    En el trabajo utilizo muy poco los niveles de energía y tiempo. No porque no me sean útiles sino porque me es mucho más eficaz centrarme en un asunto abierto hasta terminar la tarea abierta.

    Cuidado, no trabajo por proyectos. Creo una sublista con el nombre de este asunta en la lista de próximas acciones y al procesar voy enviando allí todo lo que va surgiendo durante la realización del trabajo (tareas adicionales).

    De este modo continuo pudiendo visualizar una lista reducida con todo lo pendiente.

  • Que curioso! te tenía mucho más idealizado de lo que muestras en tu post. Muchos de tus post anteriores me han servido para emplear Evernote en mi GTD (particular).
    Ya me siento un poco mejor conmigo mismo al pensar que nos soy el único que aplica GTD a su manera. De todas maneras siempre queda el GTD como la línea IDEAL a perseguir por todos.
    Un saludo,

  • En el trabajo intento ser lo más fiel posible pero me resulta imposible ser todo lo ortodoxo que soy con la parte personal del sistema.

    El hecho de implementarlo 100% fiel a lo que predica organízate con eficacia me ha permitido descubrir que hay detrás de los principios que predica. La filosofía. Eso es lo que intento implementar en mi oficina profesional

    Gracias por tu comentario

  • Arantxa

    Hola David,
    Me ha resultado muy útil e interesante tu post, pero no he entendido muy bien cómo configuras Outlook para aplicar GTD.
    Llevo tiempo dándole vueltas a intentar organizarme con alguna herramienta, porque aplico GTD nivel básico a mi día a día (mezclo trabajo y personal) pero por ahora con listas en papel. Con tu artículo se me han abierto dos frentes: uno, dividir personal por un lado y trabajo por otro; usar Outlook, que es una herramienta que utilizo y conozco bastante bien.
    Gracias,
    Arantxa

  • Hola Arantxa,
    Primero si te funciona no separes lo profesional de lo personal. Yo me veo obligado a separarlo por la imposibilidad de gestionarlo todo con un mismo entorno. (Prefiero no utilizar facilethings en mi entorno profesional)

    En segundo lugar, espera al post de mi sistema personal para escoger herramienta. Outlook es una buena opción si puedes mantener tus acciones profesionales y personales en un mismo lugar.

    Gracias por el comentario