Que fer quan et sents sobrepassat

Sovint em veig sobrepassat sense saber perquè. Tinc la sensació d’estar batallant en molts fronts oberts però no se exactament quants. El pitjor que pots fer en aquest cas és intentar continuar amb la teva activitat Quelcom no acaba de funcionar i requereix de la teva atenció.

Cal descobrir quins són els cicles que tens oberts, definir una resposta en forma de resultats que vols obtenir i la primera acció a realitzar per començar a solucionar-los.

En aquestes situacions és barregen múltiples qüestions i per recuperar un l’estat de gracia que et permeti actuar de forma eficaç necessites definir el que et preocupa. Els recursos proposats en l’article es poden utilitzar individual o conjuntament.

Identificar un resultat, definir l’activitat

No es tracta de definir que fer sinó descriure al punt on vols arribar o que vols obtenir de la teva  activitat.  Entregar el informe trimestral, Preparar el desplaçament a Madrid…

Un resultat equival a un projecte no a una activitat. Anotar els dos anteriors elements en la teva llista d’assumptes pendents acabarà per convertir-lo en problemes. No hi ha concreció, no descriuen quines accions a realitzar, quan els recuperis continuaràs havent de pensar que has de fer.

Has de desglossar els teus assumptes pendents en accions concretes per enfocar-te en la seva resolució. Cada acció és un pas a realitzar en un temps quantificable i un entorn concret:

Exportar les dades de ventes de les sucursals de Castella-Lléo durant el mes de març  
a una fulla de càlcul

Accedir a la web de renfe per consultar els preus dels bitllets.

Definir una primera acció significa concretar un punt de partida. Pots iniciar la resolució del assumpte que et preocupa? Fes-te la pregunta: He de fer quelcom abans de realitzar l’acció?

Si. Necessito que tots els comercials de la zona s'assegurin que no hi ha dades de 
venta pendents d'introduir a l'aplicació informàtica de l'empresa.

I que faràs ara?

Enviaré un mailing establint una data límit perquè actualitzin les seves dades
No. Puc accedir a la web i comprar el bitllet si l'hora de sortida del tren em va bé.

El procés d’identificació d’accions prèvies ens permetrà guanyar fluïdesa. A l’atomitzar l’activitat encaixem cada pas amb més facilitat. És més assumible pel que fa a càrrega de psicològica i de treball.

Els grans assumptes

GTD defineix un projecte com aquella activitat composada per més d’una acció física a realitzar en menys d’un any. Aquí hi cap tot, des de portar els nens de cap de setmana fins a desenvolupar un nou producte per a treure’l al mercat abans de finals d’any…

…que és sinó el concepte de projecte formal amb el que hem treballat tota la vida sense necessitat de definir que era.

Els grans assumptes necessiten més que la definició d’un resultat. La seva complexitat et pot portar a eleccions d’un resultat aparent o superficial, deixant forà aspectes que  ajudarien a completar el projecte i convertir quelcom bo en un èxit.

La planificació natural és una tècnica eficient per fer emergir i ordenar tota la complexitat d’un gran projecte. El fet de pensar en l’èxit del projecte enlloc del resultat, de visionar la resolució per obtenir una comprensió més profunda del que vols. Enfoca la fase de definició de l’activitat d’una forma més assertiva (Més sobre la planificació natural).

Tingues en compte que una planificació natural és un procés exigent que pot dur-te hores per desgranar tot el que implica un projecte.

Les fases finals d’una planificació natural estructuren l’activitat resultant. Igual que la fase de processat transformem idees en accions i projectes, els incorporem a la seva llista i si és necessari apliquem el mencionat en el primer punt per acabar de definir.

Com combato el sobre

El problema de les situacions de sobrecarrega és la combinació d’assumptes oberts i de com emboiren la teva capacitat de judici. Quan em trobo en una situació on una o varies qüestions em roben atenció tornant a la meva ment una i una altra vegada començo per allunyar-me’n per tornar a abordar-ho amb el cap més clar.

Em prenc unes hores, uns dies, en els quals em dedico a activitats recreatives i d’entreteniment que m’ajuden a relaxar-me. Em desconnecto (fora pantalles i dispositius) per tal de diluir l’obsessió. Quan torno em fico en marxa:

  1. Realitzo una llista amb tots els fronts oberts definint un resultat, intentant distingir i tractar els problemes per separat per no crear confusió.
  2. Defineixo una acció per posar-los en marxa. Com a mínim una acció. Si es tracta de petits assumptes acabo definit les 2 o 3 accions necessàries.
  3. Prioritzo. Ho poso en marxa ara o ho puc fer d’aquí una setmana? Si és així ho demoro i quan ho recupero ho torno a valorar. Sovint canvia algun aspecte.

Replega’t i defineix allò que et preocupa o crida la teva atenció en excés. L’única forma de treure’t-ho del cap és definir els seus límits col·locant-lo en la teva llista de projectes i enviar les accions per resoldre-ho al teu sistema de llistes.

photo credit: Overload.jpg via photopin (license)

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.