Que cal per crear un sistema d’informació personal eficaç

Quan et subscrius al meu newsletter el correu de benvinguda t’informa de la temàtica de la qual tracta la publicació. Efectivitat personal, GTD i el desenvolupament d’un sistema d’arxiu al núvol a través d’Evernote.

Més que sistema d’arxiu em refereixo a un sistema d’informació. Durant molt temps m’ha obsessionat ubicar les eines digitals, en el núvol, en el meu sistema de productivitat personal. Arxiu i referència o alguna cosa més? … En aquest post intent definir que és per a mi un sistema d’informació i quin paper juga en la meva productivitat personal.

En un món VUCA l’eficàcia i informació van de la mà. No només en l’ús per tal de convertir-la en coneixement, es tracta d’estructurar un conjunt d’eines i pràctiques per canalitzar el contingut produït (informació capturada o creada per tu). Capturar, editar el contingut, organitzar, recuperar, compartir i coproduir amb altres.

Fer-ho de manera senzilla per usar-lo sense friccions causades per la falta d’ergonomia, el que et tempta o obliga a abandonar-lo per retornar a una forma desordenada de funcionar. Eines i pràctiques per crear un sistema que cada dia coneguis millor a través del seu ús.

Un arxiu de referència al núvol per disposar de la teva informació en qualsevol lloc. Accessible des de qualsevol dispositiu amb connexió continua o discontinua.  Crear set de treball d’eines que t’ajudi a administrar-te eficaç: àgil en l’accés i l’ús, fiable i segur,  i amb la capacitat per compartir-lo i per col·laborar amb terceres persones.

Eines

M’inclino més per les pràctiques que per les eines però són indispensables. Diverses necessitats requereixen de més d’una eina:

  • Evernote. Recopilar notes o documents. Un arxiu estructurat a la xarxa i un suport per als teus projectes. Els que no estigueu d’acord amb la seva política comercial teniu OneNote de Microsoft.
  • Dropbox. Per compartir contingut amb el món en general. Un arxiu, un link, una via de descàrrega per qualsevol.
  • Gooble Drive / Docs. Per coproduir contingut entre diverses persones. A un noi ofimàtic dels 90-2000 li segueix flipant poder editar documents entre diversos alhora.
  • IFTTT. Un sistema per automatitzar la multitud de comptes en serveis a la xarxa i canalitzar el teu contingut a una de les tres opcions anteriors.

Capturar

Busca els serveis en el núvol i multiplataforma. Els serveis disposen d’aplicació mòbil i múltiples ginys acoblables a entorns com el navegador o el SmartWatch (prendre notes mentre condueixes).

Evernote o OneNote de Microsoft que permeten la captura des de qualsevol dels teus equips o dispositius

Una altra característica clau és el treball sense paper. No busquis un escàner, millor un servei de captura amb fotografia i reconeixement de l’escriptura – i el format del doc. – És la millor solució.  Enriqueix la captura amb notes de vídeo o àudio.

Transformar

‘Curar’ la informació per convertir-la en contingut. Després de fer les notes a la safata d’entrada a Evernote els assignes un títol i uns tags adequats. En aplicacions ofimàtiques fes el mateix assignant una denominació específica al document i unes línies de descripció en les metadades.

Curar la informació és una necessitat per facilitar-ne el seu ús i convertir-la en contingut útil Click To Tweet

Organitzar va més enllà d’etiquetar i arxivar en carpetes. Va de crear una coherència dins el sistema a través d’una estructura intuïtiva que permeti interpretar i navegar pel contingut emmagatzemat.

El programari sovint dóna recursos en forma de carpetes i tags. Queda sota la responsabilitat de l’usuari adequar l’entorn per generar la seva pròpia plataforma (Aprendre’n més).

Revisar

El teu sistema ha de ser revisat periòdicament per mantenir la seva integritat i fiabilitat, comprovant aspectes com:

  • Integritat del contingut. Identificar el material caduc i inservible per eliminar-lo, projectes tancats, duplicitats, enllaços trencats … El més difícil serà crear el teu criteri propi.
  • Integritat de l’estructura. Si classifiquem contingut en carpetes, llibretes, etiquetes… hem de revisar que l’estructura continua sent fiable. Cada mes passo uns minuts ordenant i eliminant etiquetes noves a Evernote. La seva jerarquització és un plus de l’eina.
  • Seguretat. S’estan realitzant correctament les còpies de seguretat? La teva ment digital hauria d’incloure còpies de la teva informació local en un disc extern. Fes una prova de restauració com exercici de preparació.
  • Reflexionar. Anar una mica més enllà del procés mecànic de la revisió i pensar en la viabilitat de la mateixa, potser no surt a compte revisar carpeta per carpeta, cal canviar la freqüència?… Pensar en el tipus de material que enviem al núvol, he de digitalitzar-ho tot?

Col·laborar

Treballar en equip o col·laborar amb una xarxa d’individus en altres ubicacions ja no és el futur, és una realitat. El teu sistema ha de permetre compartir i coproduir contingut.

  • El contingut en qualsevol format. Evernote permet obrir una carpeta perquè qualsevol membre de l’equip disposi del material de referència.
  • Distribuir. Una variant de compartir. El que fas amb la carpeta publica de Dropbox compartint els teus arxius amb qualsevol persona a través d’una URL. Amb Evernote podem obrir una llibreta o una nota a través del mateix sistema.
  • Coproduir. Crear contingut entre varis membres de la teva xarxa. Varies persones editant un document de text o una presentació. Les suites d’ofimàtica com a servei. Google Apps o Office 365

Un sistema personal i assequible

La inversió econòmica s’ha adequada als teus recursos. Existeixen un ventall d’opcions gratuïtes i de qualitat per implementar tots els aspectes mencionats (Veure llista inici post).

Aplicacions com Evernote estan abandonant el model Freemium concentrant les funcionalitats més atractives en les opcions de pagament.  Val la pena pagar per configurar el meu sistema? Només tu pots contestar aquesta pregunta però més enllà d’un sistema d’informació personal quan entris en el terreny professional certes necessitats i requisits només estaran disponibles sota pagament.

Aplica el mateix criteri a la inversió de temps i energia a aspectes com l’aprenentatge de l’ús de l’eina, el cost de migració del teu sistema actual…

Dedica temps a crear un sistema propi que generi confiança, limitat en nombre d’eines per poder aprofundir en el coneixement de les mateixes. Tots fem servir multitud d’eines i serveis a la xarxa, però ens falta teixir aquesta xarxa de recursos que suposa veure’ls com un tot que treballi en conjunt. Un tema a desenvolupar durant el proper curs.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.