La capacitat de tancar els teus assumptes

Si hi ha una capacitat que converteix una persona productiva, amb capacitat de treball i proactiva, en algú realment eficaç és l’habilitat per acabar el que ha començat. La capacitat de resolució  allibera recursos com temps i atenció, permetent donar una major velocitat al nostre torrent d’activitat.

Amb el temps me anat convencent que es tracta d’una actitud més que d’un aptitud. Crec que podem treballar aquest aspecte per desenvolupar-lo.

Una historia habitual

Ens embarquem en una gran varietat de batalles al llarg de la setmana, des de assumptes menors relacionats amb qüestions desconnectades de la nostra activitat principal però que necessiten resposta, fins a projectes determinants relacionats amb objectius  o que aporten un valor tangible.

Que passa desprès de la revisió setmanal quan has decidit en que treballaràs durant el nou cicle de 7 dies? Hi ha unes activitats que destaquen per sobre les altres – prioritàries per a tu -encara que no les etiquetis així de forma explicita.  De forma inconscient  les accions relacionades capten la teva atenció dins de la llista de pròximes accions a realitzar.

Però comença la setmana, els imprevistos i temes menors sorgeixen desplaçant a un segon terme l’important.

Arriben les tensions, movent el target fixat durant la revisió setmanal a activitat que ajudi a alleujar l’incendi provocat per una petició d’un client, un imprevist en forma d’assumpte mal tancat o delegat per un membre del teu equip.

Un cop solucionat els assumptes extraordinaris tornes al punt de sortida però ja estàs cremat. No disposes de l’energia que tenies a l’inici de la setmana,  disminueix la motivació, la concentració i augmenta les possibilitats d’autoboicot.

És probable que continuïs treballant en temes importants fins la propera revisió setmanal però que recorris a la resolució de temes de menor importància però de més fàcil resolució per obtenir la satisfacció d’una recompensa immediata i generar la sensació de que estàs sent productiu.

Tancar assumptes

Tancar equival a resoldre de forma satisfactòria un assumpte. Aquest no ens tornarà a ocupar temps… Click To Tweet

L’assumpte en qüestió pot ser una acció, un projecte o un problema. Una acció és una activitat física indivisible pensada per ser resolta en un sol cicle, la començo i l’acabo en el mateix moment en que me’n faig càrrec. No te més problema.

Un projecte és diferent. Hem de satisfer dos vessants diferents, definir de forma correcta el resultat a obtenir i finalitzar totes les accions que vagin sorgint per assolir -ho. Cal pensar en el propòsit per definir i mantenir un ritme de treball per acabar amb les accions en un període de temps raonable.

No et marquis una data límit que no sigui objectiva,res d’imposar els teus propis venciments. Procura que el projecte no s’aturi tenint-lo present durant la revisió diària i setmanal. Utilitza la llista de projectes.

El tercer concepte és el problema. Una activitat que és presenta de sobte perquè se’t delega o per un incendi sobtat provocat per tu mateix. Un problema és inconcret. Per fer-hi front busca la concreció convertint-lo en un – o varis – projectes. Defineix els resultat/s necessaris per assolir-ne la resolució.

Per aconseguir tancar de forma sistemàtica els teus fronts oberts…

  • Concreta al màxim la teva activitat al redactis l’acció que vols realitzar o el resultat que vols obtenir en un projecte.
  • Treballa per context. Concentrat en petites llistes d’activitat per solucionar accions d’una mateixa família (eina o ubicació).
  • Sessions especifiques per desencallar l’activitat. Si un projecte no avança dedica una tarda focalitzant en la seva activitat.
  • Durant la revisió setmanal tria un nombre reduït de projectes a desenvolupar. No pots guanyar guerres batallant en diversos fronts.

Una qüestió d’actitud

Canvia el xip i mira l’activitat oberta (pròximes accions i projectes) amb la intenció de detectar el que pots i has d’acabar.

No parlo de motivació. Hem de ser conscients del estat de cadascun dels nostres projectes, per tal d’escollir aquells que poden tancar-se abans de la pròxima revisió setmanal.

Criteris de selecció com dates d’entrega, activitat relacionada amb els teus objectius que passa per damunt de la resta o petits assumptes que ja fa massa temps que arrossegues. Tria un criteri, selecciona un nombre reduït de projectes de les teves llistes i acaba amb ells.

Un experiment per aquesta setmana

Entra en un mode sense distraccions ni activitats inútils qualsevol dia per la tarda. Augmenta la teva capacitat per enfocar i dedica atenció de qualitat a acabar amb assumptes concrets. Tria 2 o 3 projectes per tancar i no deixis de treballar en ells fins aconseguir-ho.

Al final de la setmana reflexiona un moment en com ha canviat la teva activitat aquest test

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.