Programar o planificar els teus projectes. Què és més eficaç?

Un dels forats per la productivitat d’una persona és la forma de planificar. L’excés d’entusiasme i energia dedicat anticipar el que s’ha de fer enganxa a causa de la il·lusió de control i progrés que genera.

La certesa ens fa sentir segurs però planificar definint cada detall de l’activitat a realitzar no és el camí, només és un succedani convincent a nivell emocional que ens allunya de la realitat.

Una planificació intensiva sempre acaba amb la sensació de plenitud per haver definit els límits aparents del projecte i dibuixat un camí per assolir el resultat.

Perquè no funciona?

No pots saber que passarà demà amb la informació que tens avui. En un projecte de certa complexitat poden passar mil coses que t’obliguin a desviar-te de la teva planificació inicial.

No poder disposar del temps que necessitaves durant un o varis dies, la impossibilitat d’accedir a un recurs necessari per fer la feina de forma imprevista (s’ha tallat la connexió a Internet o no m’arrenca el cotxe per visitar al client)…

No. No serveixen per res els forats (o espais de seguretat) que deixes en la teva planificació per afrontar els imprevistos. Acabaran per ser insuficients i es desbordaran.

Per no parlar del canvi de condicions a més alt nivell. Que passa si canvia el plantejament d’un projecte? Si es modifica el resultat a obtenir?

El client per qui estàs dissenyant una web decideix canviar les especificacions d’una part molt concreta. Et veus obligat a canviar la planificació que ja havies fet, a re-planificar per ajustar al nou resultat.

Planificar o programar

En anglès hi ha dues paraules per definir diferents perfils de les persones que planifiquen:

  • Scheduler és aquell que és dedica a identificar l’activitat a realitzar, assignar-li una data d’inici i final o una data de venciment. En català el podríem anomenar programador.
  • Planner és aquell que te una visió del projecte. El prepara descobrint i aprofundint en el propòsit del mateix el que condiciona les especificacions i activitats del projecte. En català l’anomenarem simplement planificador.

Som schedulers o programadors. Per la gran majoria planificar consisteix en enumerar l’activitat a realitzar per completar un resultat. Si ho amanim amb una mica de cultura corporativa afegirem dates de venciment subjectives a les accions i dibuixarem un bonic diagrama de Gantt per presentar-ho al responsable.

Ser un planner. Planificar de veritat

Ser un planner és una qüestió d’actitud. Començar per definir que vols aconseguir, coneixent el perquè vols aconseguir-ho, la necessitat que ho motiva. Aquest primer pas condiciona les especificacions del projecte.

Tornant a l’exemple de la pàgina web pel teu client, si el que buscar és un mitja digital per administrar les comandes dels clients enlloc de promocionar l’empresa i els seus productes, potser busca quelcom més semblant a una botiga online que a un web amb blog…

Si vols anar de vacances amb els teus fills i el propòsit és passar-vos-ho bé tots junts condicionarà el destí i les activitats que tenies pensades fer…

És difícil i si treballes en una organització pot ser una missió impossible. En una organització les formes de fer estan enquistades. La il·lusió de certesa i seguretat pesa més que la d’efectivitat real.

Tot i no trobar-me en la situació intentaria defugir la confrontació i decantar-me per donar a conèixer altres formes de preparar projectes i les activitats. Obrir la ment i canviar detalls com les que menciono a continuació.

Com ha de ser una planificació

Per conèixer millor i ficar en pràctica el que vol dir planificar llegeix com realitzar una planificació natural. El post comenta una forma pràctica i sistematitzada, proveïda per la metodologia GTD per realitzar una planificació en 5 passos integrant el propòsit i visió del projecte.

Tenim tendència a la sobreplanificació. Seguint la planificació natural et demanarà convertir el recull de conceptes i idees generat en activitat a realitzar. Projectes i accions.

No caiguis en l’error de planificar al detall tot el projecte. Prepara només les peces que realitzis de forma més immediata.

Evita les dates de venciment. A part que siguin objectives, imposades per tercers, del contrari et veuràs obligat a ajustar-les cada cop que hi hagi un retràs, evitant la frustració generada.

Aquests dos últims punts t’han d’ajudar a no caure en la re-planificació cada cop que un imprevist allunyi el teu pla predefinit de la realitat.

Planificar és una activitat sofisticada que implica un alt grau de reflexió i raonament. Quelcom gens popular en la nostra societat. No et preocupis si no surt tot com t’esperaves, la practica acaba per polir els errors. Adaptat i flueix.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.