Aquesta entrada també està disponible en: Español
El teu email pot tornar a ser una connexió simple i eficaç amb el teu entorn Click To Tweet
Perquè s’ha convertit el correu electrònic en un problema? T’ho has preguntat mai? En un principi només es tractava d’un mitja de comunicació entre persones, perquè s’ha convertit en un focus d’estrès? i el més important com podem tornar a convertir-lo en el que era?
Marquem unes pautes per tornar a la simplicitat d’enviar i rebre correus entre persones. Eliminem la brossa innecessaris i deixem de permetre certs comportaments nocius.
Treu el soroll del teu correu
Entre tots hem convertit el correu electrònic en una eina per a tot. De mitjà de comunicació a navalla multiusos utilitzat per guardar arxius, rebre subscripcions, notificacions o la multitud d’informació brossa que generà el nostre jo digital. En definitiva, hem convertit l’email en una font de soroll.
La brossa que reps al teu correu genera soroll que t'interfereix i et curtcircuita Click To Tweet
Tornem a l’origen. Fem un reset i intentem deixar de rebre correus innecessaris. Comencem per alleujar la carrega deixant anar llast innecessari aplicant les següents mesures:
- Subscripcions. Utilitza feedly per llegir blogs. Per les newsletters que només pots rebre per email crea’t una carpeta especifica i una regla per autoarxivar-les, o encara millor, creat una adreça en un servei de correu gratuït amb la finalitat de rebre només newsletter i entra una vegada per setmana per llegir-les.
- Arxiu de fitxers i cerques d’informació. No tens arxiu digital o si en tens no hi confies o no et funciona. Desvia els mails a Evernote i els arxius a Google Drive.
- Gestionar l’activitat. No gestionis la teva activitat des del correu, busca’t una aplicació per administrar les teves tasques. Per experiència se que implementar un sistema de llistes d’accions i projectes a l’email generen distraccions i interrupcions.
- Notificacions a zero. Talla de socarrel totes les notificacions que rebis de serveis a la xarxa com Linkedin, Google alerts, IFTTT… Si tan importants són crea una llista de control amb tots els serveis i punteja-la setmanalment. Una rutina de revisió optimitza el teu temps i l’ús de la teva atenció.
Només es tracta de realitzar cadascuna de les funcionalitats que fas a través del correu electrònic amb una aplicació pensada específicament per aquella finalitat. Menys soroll i més eficàcia.
Com em relaciono amb el meu email
Com em relaciono amb el meu correu i amb les persones del meu entorn a través seu. Calen normes d’urbanitat per utilitzar-lo. És una qüestió de respecte als demes i també per un mateix.
- Ni consultar ni puntejar, processar i transformar. Que t’aporta accedir cada dos per tres al teu correu per veure si arriba quelcom nou? No res. Fixa moments al dia per accedir-hi i dedicar-li l’atenció adequada, prenent decisions sobre que fer amb cada mail de la safata d’entrada fins a deixant-la buida.
- Cada correu ha d’anar dirigit a una persona. És evident que podem utilitzar el recurs de la copia i la copia oculta però pensant bé a qui dirigim el missatge. El propòsit és deixar d’enviar brossa a terceres persones i acabar amb els missatges encadenats entre multituds.
- Educar als que en fan un mal ús. No permetis que t’arribi contingut superflu, ni bromes ni informació que no has demanat. Si és una persona que coneixes respon-li educadament explicant que no vols rebre aquest tipus de contingut. Si no el coneixes o segueix insistint marca’l com spam.
- Fes visible el problema per intentar canviar les coses. Potser és una declaració de fe més que una altra cosa. Si la teva empresa te problemes a causa del correu expressa-ho articulant una proposta. Aplicacions com Slack poden ser una solució per millorar la comunicació. Si és massa intrèpid comenta amb companys i supervisors el problema, fes que se’n adonin, crea inquietud.
Recordo una entrevista al empresari/emprenedor Dídac Lee on parlava de la primera vegada que va enviar i rebre un email. Com desapareixia el mail enviat i com apareixia a la safata d’entrada la resposta del seu interlocutor, com si de màgia es tractes.
Aquesta màgia a desaparegut, el correu electrònic és un recurs ordinari, una part de la nostra vida diària convertida per alguns un forat negre.
Una part clau de l’eficàcia personal és aprendre a treballar. No tant sols autogestionar-nos també entendre la importància d’utilitzar correctament les eines per no generar soroll i facilitar l’acompliment de les responsabilitats.
