Com GTD m’ha canviat a mi i a la meva vida

Canviar la teva forma de fer canvia la teva forma de ser Click To Tweet

Vaig començar a utilitzar Getting Things Done (GTD) com el que és: un sistema per organitzar-me millor, reduir el meu nivell d’estrès i obtenir resultats. Desprès d’anys utilitzant-lo m’adono de quina manera ha canviat la meva vida i també a mi mateix.

Volia dedicar unes linies a parlar de com es transforma  la teva activitat i la teva rutina quan apliques el sistema amb assiduïtat. Espero que si no l’utilitzes t’animi a donar el pas, i si ja n’ets usuari t’hi emmirallis i em facis arribar els teus comentaris sobre com t’ha canviat :-)

No se’m escapa res. Els oblits no formen part de la meva vida.

No retinc els assumptes a la ment, els registro a través d’una anotació o amb un mitja digital. Cada qüestió acaba dipositada en una safata d’entrada on se que quan arribi el moment serà atesa.

Processo i decideixo que fer amb cada assumpte, ubicant-lo en una llista, en el calendari, l’arxiu de seguiment o desestimant-lo. Cada qüestió te la seva resposta.

No em passa de llarg cap compromís ni cap element de la llista de pròximes accions. Els reviso cada dia i una cop cada setmana faig una posada a punt al sistema.

Confio en el meu sistema gracies a rutines i hàbits simples.  Processar i revisar el més immediat un cop  al dia. Realitzar la revisió setmanal per preparar-me pels següents  set dies. Rutines i hàbits bàsics que em fan adonar – i apreciar – el valor dels petits gestos.

Els assumptes no em roben atenció ni em generen estrés

Les qüestions importants ja no tornen a la meva ment una i una altra vegada. Perquè? En part perquè disposo d’un sistema. GTD et dona unes pautes per actuar de forma eficaç davant cada situació, unes rutines en les que confio perquè m’han demostrat la seva eficàcia.

Quan captures una idea o un assumpte important, ho fas sense la inquietud ni la inseguretat de que caigui en un pou sense fons. Tens la confiança que serà atès i el tindràs present quan calgui.

Em sento a gust amb el que no faig

La meva activitat ha deixat de ser una massa homogènia agrupada en un gran contenidor amb la etiqueta ‘Tot el que tinc pendent de fer’. Es segmenta en llistes segons l’estat de l’acció a realitzar. Safata d’entrada, Pròximes accions, En espera, projectes, algun dia/potser.

Només m”he d’ocupar de la teva llista de pròximes accions, tenir en compte el calendari per controlar els pròxims dies i no descuidar la llista En espera amb els temes delegats.

La resta queda a l’ombra, a la llista Algun dia/Potser. No ho has de tenir en compte en aquest moment, saps que no ho has de fer. Hi has pensat amb anterioritat i has pres una decisió, quan ho hagis de fer saps que emergirà de nou gracies a la revisió setmanal.

Ja no existeixen les tasques

La paraula tasca ha desaparegut del meu vocabulari. Penses en accions i projectes. En activitat accionable, accions simple i resultats que vull obtenir (projectes).

Les tasques són massa heterogènies i inconcretes. Al processar les anotacions de la teva safata d’entrada les transformes en quelcom que pots fer, ja no cal que al llegir-les pensis: Per on he de començar? Que és el que he de fer en primer lloc? Que necessito per fer-ho?

… tot això ja ho he fet i definint un projecte per una tasca aparentment senzilla però que amagava més del que semblava.

Penso en el que he de fer, quan ho he de fer

No em deixo arrossegar amb tanta facilitat per l’email que acaba d’arribar o pel que em ve a la ment, encara que sigui un detall important. Disposo de pautes per actuar en cada cas. Me allunyat de l’acció en pilot automàtic. Ja no reacciono davant del que es presenta, ho encarrilo a través del flux de treball.

Quan sigui el moment dedicaré atenció de qualitat a decidir que fer amb cada element de les safates d’entrada. Tinc un moment marcat per processar i transformar cada element.

GTD segmenta l’atenció i la reflexió  sobre els meus assumptes en moments molt específics:

  • Al processar la safata d’entrada transformo cada element en accions i projectes ben definits. En activitat descrita i classificada preparada per ser realitzada quan ho decideixi.
  • Al realitzar la revisió setmanal. Decidint en quins elements de la llista de projectes treballaré, preparant la llista de pròximes accions per la setmana o revisant el calendari per si cal algun preparatiu per quan arribi un moment senyalat.

Que aconsegueixes amb això? Que quan arribi el moment de fer la teva activitat pugui realitzar-se sense aturar-te a pensar en algun tema relacionat amb la seva preparació o quina acció concreta requereix.

Flueixo amb més facilitat

L’esforç dedicat a preparar l’activitat es tradueix en una activitat més estructurada i segmentada. No tant sols en llistes, també en context, temps i nivell d’energia.

Tot això facilita el fet de fluir, centrant-me en un context per realitzar activitat d’un sol àmbit evitant les discontinuïtats generades al saltar entre activitats a realitzar amb diferents eines o espais.

L’activitat flueix al ser capaç d’ubicar accions segons el temps i l’energia que disposes, aprofitant forats generats per imprevistos o estones al final del dia desestimades per no disposar del ànim necessari per realitzar-les.

De somiador a pragmàtic

Tot el que te a veure amb la meva  activitat ha deixat de ser superficial. Començant en com hi penso, amb major concreció, pensant en l’acció i no en la idea. En com fer-ho possible i en els recursos que disposo per fer-ho possible.

GTD canvia al somiador, el converteix en algú més pragmàtic a l’executar i al decidir que dur a terme. Ara se que no ho puc fer tot però que el que faig és el que he de fer i el que assoliré.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.

  • Ana Pascual

    Qué bonic deu ser!
    Porto un parell d’anys intentant implementar algo de gtd, he llegit un llibre, llegeixo els teus consells…però no hi ha manera!! ;)
    Felicitats!!

    Ana