#GTDenMarxa. Tot el que necessites per començar amb GTD

Abans de passar a l'acció reuneix el teu kit de batalla per treballar amb GTD #EnMarxaGTD Click To Tweet

Comença per preparar tot el material i recursos necessaris. És important solucionar els aspectes logístics abans de posar-se en marxa evitant així obstacles innecessaris. És una màxima de l’efectivitat personal: Preparar abans d’executar.

Abans de començar a enumerar les necessitats i les opcions per satisfer-les de les que disposa un GTDer anota’t aquesta premissa:

“En cas de poder escollir entre varies opcions ens decantarem sempre pel més senzill i fàcil d’utilitzar”

Cerquem quelcom que al utilitzar-lo ens resulti natural.

Un suport per recopilar

Comença per un bloc que puguis portar a la butxaca i un bon bolígraf. No hi ha quelcom d’ús més intuïtiu.

Complementa-ho amb un programari multiplataforma com Evernote. Et facilitarà la captura a través d’imatges, notes de so, o l’escaneig de documents amb el teu smartphone.

Més endavant, quan ja hagis consolidar l’hàbit de recopìlar/capturar, podràs valorar si et passes a les opcions de pagament del software i explotar així tot el seu potencial.

Un sistema d’arxiu en paper i digital

Un arxiu digital amb emmagatzematge al núvol (Evernote combinat amb  Google Drive, Dropbox o similar).  El núvol permet l’accés des de qualsevol lloc (online) mantenint una copia de seguretat a la xarxa.

Un arxiu digital amb una única copia local – al disc dur del teu ordinador – t’obliga a acceptar el compromís de mantenir una política de copies de seguretat regular.

Continues necessitant un arxiu de paper. Una carpeta separadora si no acumules molt material o un arxiu amb carpetes separadores individuals que es puguin afegir a mesura que es necessitin. Afegeix al lot etiquetes per als separadores.

Escollir una eina per implementar GTD

Si és el teu primer intent per implementar GTD et recomanaria una llibreta amb separadors on cadascun defineixi una llista del sistema i permeti subdividir la llista de pròximes accions en contexts.

La baixa tecnologia em sembla la millor opció per consolidar els mecanismes base de GTD Click To Tweet

Si cerques un sistema mecanitzat et recomanaria una app com Hightrack ,Wunderlist, Evernote per crear les teves llistes d’accions i projectes.

Implementar GTD amb Evernote

Totes són aplicacions multiplataforma, disposen d’aplicació mòbil, d’escriptori i web per treballar des de qualsevol entorn sincronitzant-se a través del núvol (característica imprescindible).

De totes potser em quedaria amb Hightrack. És una app pensada per gestionar la teva activitat que integra el calendari.

Si ja ets un usuari de GTD nivell pro o vols començar amb un entorn 100% GTD et recomanaria Facilethings.

El meu GTD amb Facilethings

És l’app amb un major grau d’implementació d’aspectes del sistema que conec. Inclou aspectes com un panell de control de l’activitat o un sistema de revisió setmanal pensats específicament per ajudar als usuaris. També integra l’agenda i arxiu de seguiment.

Faliethings és l’única sense versió gratuïta. Un cop acabat el període de prova has de pagar.

Recorda que estàs escollint una eina per començar a implantar el sistema. Quan hagis assolit un cert grau de confiança et podràs plantejar canviar a una altra amb major grau d’automatització.

Safates d’entrada

Decideix amb quines safates d’entrada digitals treballaràs. La del teu compte de correu, la d’Evernote – o app similar -i la de la teva App GTD (si treballes amb un programari) haurien de ser les úniques.

Ja en parlarem però el tema és desviar tot el contingut a un nombre el més reduït possible  de safates.

Necessites una safata analògica col·locada sobre la taula del escriptori de la teva oficina. Si tens una oficina professional i una domestica col·loca’n una a cadascuna.

Un calendari/Agenda

Per tancar l’apartat d’eines et recomanaria un calendari, només si la teva eina GTD no l’inclou. Busquem un calendari on ubicar cites o dates límit objectives, no un sistema de notificacions i avisos.

Et val una agenda de tota la vida o qualsevol eina tipus Google Calendar.

En resum, per implementar amb GTD  necessites:

  1. Una llibreta i un bolígraf per capturar.
  2. Un quadern amb separadors per implementar el teu sistema de llistes o un programari per fer el mateix.
  3. Un arxivador, carpetes separadores i etiquetes.
  4. Safates d’entrada físiques. Una per cadascuna de les teves oficines.
  5. Una agenda .

Creant  el sistema de llistes

Hauràs de disposar d’un sistema de llistes bàsic per començar a treballar amb GTD Implementarem el sistema de llistes base:  Entrada, Pròximes accions, En espera, Projectes i Algun dia/Potser i els hi sumarem llistes (o millor dit subllistes)  dins de la llista pròximes accions. I ja està, ni floritures ni invents, amb això en tens prou.

Aquí tens una especificació de com implementar cadascuna de les llistes:

  • Entrada. Una llista que ha d’actuar de safata d’entrada al sistema. Si treballes amb baixa tecnologia et recomano disposar d’una llibreta en exclusiva per aquesta funció (per capturar).
  • Pròximes accions. LLista dividida en subllistes (Separadors en un sistema en paper) on cadascun representa un context.
  • En espera. Es tracta d’una llista normal.
  • Projectes. El mateix que la llista de pròximes accions. Cada subllista representarà un projecte.
  • Algun dia/potser. Dividim-lo en dues llistes diferents. La primera Aquesta setmana no, per activitat a realitzar però no durant d’interval de temps fins la pròxima revisió setmanal. L’altre dia és la típica llista Algun dia, per idees, somnis o activitats a llarg termini.

En un període de 2 setmanes podem aconseguir tot el material necessari per posar-nos en marxa i començar a treballar amb el sistema.

El més difícil escollir l’eina. Recorda, escull la que més senzilla d’utilitzar et resulti.

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.