#GTDenMarxa. La primera gran recopilació

La primera recopilació abans de començar a treballar amb GTD és un punt i apart. Un exercici intens en quan a temps, energia i atenció requerida.

La primera recopilació és el primer gran pas. Engegues el teu sistema #gtd i inicies el viatge Click To Tweet

L’objectiu final és aconseguir buidar completament la ment, externalitzar tots els teus assumptes ordenant l’activitat i el material de suport en un sistema de llistes i d’arxiu.

Més enllà d’omplir de contingut el sistema t’ajudarà a treure’t de sobre el soroll de fons de la teva ment en forma de pensaments que tornen una i una altra.

 “Definir els assumptes posant limitis converteix la preocupació en quelcom del que et pots ocupar”

Per a tots aquells que ja treballem amb GTD és bo repetir la pràctica de forma periòdica (un cop l’any). Un RESET per fer emergir els detalls, aclarir les ombres en l’activitat i recuperar idees dipositades en el fons d’un calaix material o mental.

Que has de saber abans de començar

No recopiles accions ni tasques, captures coses. Ho estàs revisar absolutament tot i dins d’aquest tot hi caben accions, idees, detalls que tinguis al cap, qualsevol apunt a les xarxes socials, objectes fora de lloc a casa o al despatx, documents etc …

La teva vida personal i professional. No hi ha línia de divisió entre les dues. Llançar-se a fer un recull d’aquesta magnitud sense tenir en compte alguna àrea de la teva vida significa fer malament els fonaments del edifici, preparant el seu col·lapse i enfonsament.

Apaga el sentit crític. Aquella veueta “No val la pena”, “No és important”, “Són detalls, tonteries”… Quan recopiles et limites a portar aquesta ‘cosa’ en estat pendent o en espera de decisió a la safata d’entrada.

“No has de prendre decisions, només localitzar que necessita ser processat “

Moure-ho a la safata d’entrada, no les copiar-ho. Agafo un objecte  i el porto de sobre la taula al meu despatx. Fes el mateix amb els teus documents digitals. No deixis un mail a la teva safata d’entrada. Envia’l a la teva safata d’entrada digital per a GTD i elimina’l de la safata del correu. Assegura’t que no te’l tornaràs a trobar

Com em preparo

Prepara al teu entorn. Anuncia als altres el que pretens fer. Et portarà un temps i una energia considerable que et privarà d’atendre altres qüestions.

David Allen parla de 2 dies per completar el procés. Cal que ningú t’interrompi i que comptis amb la complicitat dels teus companys de treball i de la teva família. Dedica uns minuts a explicar-los hi perquè ho fas i com és d’important per a tu, sobretot als petits de la casa.

Et mirant com un freak però ho respectaran.

Fes una llista de tots els llocs i entorns a revisar. On passes temps durant el dia? oficines, llocs d’oci, el teu cotxe o transport.

Enumera’ls per escrit. Crea una llista agrupant les ubicacions a revisar durant el procés de captura.   Revisa la teva disponibilitat per fer us dels espais compartits per programar quan realitzar-ho.

Crea una llista de serveis i aplicacions que utilitzis habitualment. El principi és el mateix que al punt anterior, capturar totes les ‘coses’ presents en la teva vida digital.

Habilita emplaçaments adequats que et serveixin com a safata d’entrada (un físic i un altre virtual). Evernote pot servir-te per enviar tot el digital a tenir en consideració.

Pel que fa a l’espai físic, ha de ser d’una mida adequada per la gran quantitat de material recopilat. Necessites un racó d’una habitació per dipositar a terra tot el que hi moguis.

Com sempre et recomano la clàssica llibreta i el boli per anotar tot el que vagi sorgint. Després comentarem com.

Marca al calendari l’esdeveniment de manera destacada. Tingues en compte que li dedicaràs una quantitat de temps important.  Reserva’t dos dies per fer-ho, tota la recopilació, el processat i l’organització de l’activitat. Jo et recomanaria fer-ho en un cap de setmana.

Passem a l’acció

Anem a dividir el procés de recopilació en tres passos:

  1. Activitat que requereixi desplaçament entre els diferents espais.
  2. Contexts a treballar assegut davant del teu ordinador o la teva taula de despatx.
  3. Confeccionar un mapa mental per extreure les idees i il·lusions que el procés no hagi tret fora.

En moviment

Porta amb tu la llista de control on has definit els espais a revisar – no només els contextos- la llibreta i boli. Cada vegada que et trobis un objecte desubicat o que et suggereixi alguna cosa el reculls i ho envies al l’espai utilitzat com inbox físic.

Si l’objecte et suggereix una idea, o simplement sorgeix,  anota-la amb la suficient especificació. Tres o quatre paraules i sense verb: “fluorescents led cuina”.

Durant la teva jornada de captura recopilaràs molta coses, si creus que no seràs capaç de recordar certes qüestions taquigrafiades quan processis pots ser més específic però sense verb.

Recorda: VERB = ACCIÓ = DECISIÓ

Davant de l’ordinador

Des del núvol accediràs als teus comptes de correu, Evernote, diferents aplicacions, sistema d’arxius i que carai també el teu smartphone i les seves aplicacions.

Per revisar a fons no hi ha com haver confeccionat prèviament la llista de control amb tots els contextos per identificar tots els serveis a la xarxa i aplicacions en els teus ordinadors i dispositius que utilitzes habitualment.

Acaba amb un mapa mental

Defineixo un node central amb la paraula “Idees” i una branca per a cada àrea de responsabilitat + una per a altres qüestions (desitjos o plans bojos).

Em llanço a l’aventura recollint tot el que pugui sortir, tot i que sigui repetit. Pensa que quan encadenes idees un pas intermedi et pot dur a alguna cosa realment genial.

Processar i transformar

Un cop acabada la fase de captura tenim el bloc de notes, l’inbox digital i aquell tros de la teva oficina a vessar, per no parlar dels teus cercles pròxims mirant-te amb sorpresa i preguntant-se què coi estàs fent.

Tanca la porta del despatx, penja el diagrama de flux de GTD a la paret, obre l’APP – o suport – que utilitzis per gestionar el teu GTD a l’ordinador i centra’t en transformar cada un dels ítems dels teus inbox.

Tinguis en compte que per processar has de dedicar atenció a cada element de forma individual, tractant-los tots, de forma seqüencial fins a deixar les safates d’entrada buides.

Objectes físics

Requereix acció?Ho he guardar?

La resposta per defecte serà no. No hi ha excusa, un doble no indica que el seu destí són les escombraries. Si no és així pensa quina serà la seva ubicació per no deixar-lo tirat generant un nou problema.

Si ho requereix anota la acció que et suggereixi i envia-la a la safata d’entrada de la teva aplicació GTD.

Anotacions i ‘coses’

Processar vol dir transformar. Una anotació acaba convertint-se en activitat que pots realitzar.

  • Decideix que has de fer assigna un verb
  • Que o qui necessites per fer-ho. Assigna un context.
  • Quan trigaràs en fer-ho. Quantitat de temps i energia.

Varies accions per anotació

Ho he de dividir en varies accions? Defineix accions físiques i indivisible. Una activitat pot estar composada per varies accions. Obre un projecte GTD.

Si és el cas anota-les i enviar-les al la safata.  Ja els hi dedicaràs atenció quan els hi arribi el seu torn.

Pregunta’t si has de fer quelcom abans de realitzar l’acció que tens entre mans i no tinguis mandra de crear el projecte GTD pertinent, encara que només sigui per 2 accions simples.

Consideracions finals

Processar tot el recollit serà tan laboriós com la fase prèvia de captura, convertint-se en quelcom tediós i fins i tot insuportable. Pren-te un descans entre la captura i processat per abordar la resta del projecte amb una ment el més clara possible.

Només has d’enviar a la llista de pròximes accions allò que tinguis intenció de fer la setmana que ve, la resta a Algun dia Potser (si no ho delegues).

Tanca el capítol actualitzant la llista de projectes i activant aquells en què treballaràs fins a la següent revisió setmanal.

“Es tracta d’una activitat molt exigent però a canvi rebràs claredat de ment i una imatge de la teva activitat sense ombres ni punts morts.”

Com a consell final et recomano la lectura del proper posts de la sèrie on parlarem  de conceptes bàsics de GTD i de recopilar i processar.

En el meu newsletter mensual, que enviaré als subscriptors la propera setmana, adjuntaré un exemple de llistes de control a utilitzar en la recopilació.

 Pots subscriure’t al newsletter per rebre material addicional de la sèrie (clic aquí)

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.