#GTDenMarxa Transformar. Definir i preparar l’acció

Transformar és quelcom més que processar, és dedicar atenció i temps en exclusiva per convertir qualsevol element de la safata d’entrada en activitat que puguem realitzar.

No és tracta només de redactar l’acció i etiquetar-la amb context, energia i temps. És tot un procés per crear una acció o seqüència d’accions preparades per executar sense cap reflexió ni dilació prèvia.

Transformar és convertir un element de la safata d'entrada en una acció realitzable Click To Tweet

Qualsevol acció a les llistes és debat entre l’execució i la procrastinació. Amb les pautes donades a continuació l’allunyarem de la procrastinació deixant-la el més apunt possible per la seva resolució.

Redactat intensiu

Processar qualsevol element de la safata d’entrada per dipositar-lo en una llista amb  un redactat descriptiu no convida per si mateix a la seva resolució. Una redacció exhaustiva i clara, deixant el que, quan, com i fins i tot el perquè la fa molt més atractiva:

Realitzar la revisió mensual del meus projectes
Realitzar la revisió dels meus projectes personals aplicant la llista de control per 
la revisió mensual | Dissabte a les 18:30

Jugant amb el comportament humà

Ens esmerem en la redacció per tal de millorar l’atractiu de l’acció dins de la llista on s’acabi ubicant. Volem que ens vingui de gust realitzar-la o com a mínim que no convidi a ser demorada.

Una redacció completa que no doni peu a pensar que has de fer facilita el pas que hi ha entre la seva elecció i la seva execució. Si el redactat convida a pensar, la possibilitat de demorar-ho creix.

El mateix passa amb el nom del projecte. Concreció i temps verbal adient. El redactarem com si ja l’haguéssim realitzat:

He realitzat La revisió mensual del meus projectes

El cotxe ha passat la revisió dels 10.000 km

Activitat accionable

Treballa només en accions. Són concretes i descriuen una activitat física concreta que pots començar i acabar d’un sol cop.

Les tasques són un paquet tancat en el que no saps que et trobaràs. Agrupen diverses activitats en una sola anotació, generant la necessitat de tornar a pensar que has de fer cada cop que tornes a llegir l’anotació afavorint-ne la seva demora i l’aparició d’elements inacabats en les teves llistes.

Treballa només amb accions i projectes GTD. És un projecte? Doncs desgrana’l en accions bàsiques.

He realitzat la revisió mensual dels meus projectes personals:

Arxivar/eliminar el material de suport en digital dels meus projectes

Arxivar/eliminar el material de suport en paper dels meus projectes

Tancar les carpetes de projectes finalitzats en les app Evernote i Facilethings

Redactar fites quantificables i assolibles en el proper mes que estiguin relacionades 
amb els meus objectius.

Redactar una acció a realitzar per cadascuna de les fites 

Enviar a la safata d'entrada de Facilethings les accions redactades

No definim l’activitat en accions i projectes

Per mi és prioritari entendre i aplicar la pauta de desfer les tasques en accions. Una acció és pot realitzar (començar i acabar) de forma més senzilla que una tasca.

La podem ubicar en el moment adient del dia sense sentir el pes del resta projectes, tenint clar on comença i quan s’acaba, la carrega de temps que comporta… No sentim el rebuig que genera la imprecisió de la tasca.

Tenim la tendència aplicar de forma parcial aquesta pauta. No entenem la necessitat d’atomitzar-ho tot en accions i acabem fent-ho només per a els projectes més importants.

Definir l’imprescindible

Defineixo només l’activitat necessària per posar en marxa el projecte. Sovint et ve al cap una part de l’activitat que  has de realitzar per obtenir un resultat:

Portar el cotxe al taller

L’activitat és simple i rutinària. Però implica més del que sembla. Cal que em pari a definir-ho tot en el moment de processar? No. Creo el projecte amb la descripció:

El cotxe ha passat la revisió de manteniment,  i defineixo la primera acció a realitzar

Trucar al meu taller habitual per preguntar a quin dia i a quina hora portar-lo 
per passar la revisió.

… i passo al següent element de la safata d’entrada a processar. Un cop realitzada enviaré a la safata d’entrada la propera acció a realitzar o si me’n descuido ho faré al dur  a terme la revisió diària. El projecte no queda aturat, sense acció.

Etiquetar les meves accions

Preparar el filtrat de les accions, sobre tot les de la teva llista de pròximes accions, per ajudar-te a escollir la següent activitat a realitzar quan calgui.

Assigna per cada acció que surti de la safata d’entrada:

  • Context: Una eina, una ubicació o una persona necessària per realitzar l’acció. #ordinador #internet, @jordi, @joan
  • Temps. Quan trigaràs a fer-ho? Assigna mesures de temps predeterminats 5min, 15min, 30min.. 1h
  • Energia. El nivell de capacitat que necessites per resoldre una acció. Alt per les més difícils, baix pels detalls i normals o sense etiqueta per la resta.

Quan arribem a la capsula destinada a fer parlarem de com utilitzar context i etiquetes per escollir que és el següent que fer.

Dividir en accions, redactar, etiquetar. Ho has d’implantar tot alhora? Si, fes-ho. És un salt qualitatiu. Es tracta de deixar preparada la teva activitat per resoldre-la. Treballa-hi durant 2 setmanes dedicant-hi atenció plena, segur que notes com canvia la teva activitat :)

Alguna pregunta? Deixa-la als comentaris

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.