#GTDenMarxa Càpsula 6. Dates, rutines i seguiments

Si has arribat a aquest punt ja tens un sistema implementat que dona resposta al 90 % de les teves necessitats. És el moment de guanyar en profunditat.

Donar una segona volta a l’organització prestant atenció especifica a com administrar tot allò que depengui d’una data. Em parlat de l’agenda però ens falta treure tot el potencial de rutines i del arxiu de seguiments.

Què és l’arxiu de seguiment?

És el lloc on emplaces accions futures que  poden realitzar-se a partir d’una data. No és tracta d’esdeveniments en una data/ hora concreta (agenda) sinó d’accions a realitzar a partir d’un moment determinat. Per exemple:

  • Comprar unes entrades que surten a la venda un dia determinat.
  • Obtenir l’esborrany de dades fiscals que hisenda posa a la meva disposició una vegada iniciada la campanya de la renda.

Ambdós  exemples depenen d’una data objectiva per començar a treballar en la seva resolució. La data marca el punt de partida de la nostra acció, no la data límit per a la seva resolució.

Que m’aporta que no m’aportin l’agenda i les llistes del sistema?

Són un perfil d’accions que no encaixen ni en l’agenda o en les llistes d’accions convencionals. El que enviem al arxiu de seguiment haurien de ser accions ben definides, com les que enviem a les llistes desprès de processar, però ubicant-les en aquest repositori per activar-les en un moment futur.

GTD ens allunya d’una forma d’actuar reactiva on ens movem a partir de notificacions i alarmes. Els esdeveniments que succeeixen no defineixen les nostres decisions i activitat, som nosaltres qui definim el que fem.

L’arxiu de seguiment  és la part que li falta del teu sistema per assegurar-se que no oblides res. En una paraula: Recordatoris

Com el puc implementar sense massa floritures?

No anotis les accions futures a l’agenda. Fer-ho la sobre carrega i crea confusió.

Si treballes amb un programari que permet la creació de varis calendaris (Ex. Google Calendar) si que pots crear-ne un d’específic pel seguiment. Una forma més simple és una llista que amb les accions precedides de la data senyalada per ser activades cada cop que les revisis durant la teva revisió setmanal.

Si treballes sobre paper deixa una pagina en blanc per a cadascun dels propers 12 mesos al final del teu quadern per utilitzar-les amb aquesta finalitat.

Si utilitzes un programari específic per a GTD possiblement implementarà l’arxiu de seguiment integrant-lo al sistema de llistes. Facilethings permet programar la data d’activació al processar-la i enviar-la a una llista, mantenint-la oculta fins que no arriba el dia.

Com utilitzar l’agenda

No entraré en explicar com utilitzar una agenda. Ho sabem fer tots. Hem limito a donar-te unes pautes per procurar que aporti el que ha d’aportar al teu sistema:

  1. Dates objectives. La data del esdeveniment, data de venciment, recordatori del que sigui ha de venir marcada per una tercera part, no per tu.
  2. No la sobrecarreguis amb informació irrellevant. Sovint deixem que sistemes automàtics com facebook o linkedin es connectin a la nostra agenda i l’omplin de recordatoris sense cap mena de valor
  3. No hi caben accions. Les accions a les llistes del sistema, aquí només el seu venciment o data d’entrega.

Poc i clar. Inclou només la informació necessària i procura que la teva agenda continuí sent  fàcil de revisar al final de la jornada o durant la revisió setmanal.

Pots ampliar més sobre l’ús de l’agenda dins del sistema GTD en aquest post:

Integrant l’agenda al teu sistema GTD

Rutines

Accions periòdiques que es presenten en un interval regular de temps, cada x dies o setmanes o que un cop finalitzada l’acció en qüestió tornarà a presentar-se en un període regular de temps.

Comptar amb una forma per implementar-les et descarrega del deure de recordar i anotar cada cop que s’apropa de nou la realització de l’acció.

Com les implemento?

En un sistema en paper fes-ho amb una llista de control on especifiquis totes les rutines a realitzar i amb quina freqüència realitzar-les. Durant la revisió setmanal serà un punt més de la teva llista de control a tenir en compte.

El sistema de llista de control + revisió també es pot aplicar a programari que no s’ha pensat per implementar un sistema de llistes GTD.

Automatitzar

Pots anar una mica més enllà incrustant tecnologia i automatitzar-ho aplicant un applet del servei IFTTT:

Concretament aquell que permet desencadenar una acció amb una configuració de data i hora: IFTTT Date and Time

Aquest automatisme et permet enviar un mail fixant un dia del mes o de la setmana a una adreça de correu. Periòdicament rebràs un avís per donar d’alta l’acció a realitzar al teu sistema.

Aquí tens un exemple de com enviar una notificació mensual per recordar-te el pagament del lloguer: Avís pagament lloguer

Per saber més sobre com funciona IFTTT pots recuperar el meu post sobre el tema (clic aquí)

Els usuaris d’un software nadiu GTD gaudim d’un sistema integrat de rutines que permeten incorporar l’acció directament a la teva llista o a la teva agenda.

Ens falta poc per acabar la sèrie #GTDenMarxa, concretament un post + una publicació de consells i bones pràctiques que faré a final de mes a través de la meva newsletter (subscriu-te aquí)

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.