#GTDenMarxa. Càpsula 5. Com i perquè treballar amb accions i projectes

Qualsevol resultat que requereixi de més d’una acció ser assolit és un projecte.

Treballar amb projectes i accions és un gir senzill però profund i poderós #GTDenMarxa Click To Tweet

La 5a càpsula és un repàs de cada aspectes d’aquesta faceta de la metodologia GTD. Treballar amb activitat accionable, administrar els projectes i transformar tot el que recopiles en accions i projectes sense que et saltin els ploms.

No és tant practica com les anteriors. Són conceptes senzills amb els quals ja treballes des de les primeres setmanes. Tot i així és imprescindible per donar resposta a dues qüestions clau:

  • Com i perquè definir els petits projectes?
  • Com gestionar el meu apartat de projectes? Amb una única llista o amb una llista + sublista per projecte?

Què és una tasca, una acció i un projecte?

Portar cotxe al taller,  Enviar informe de despeses, preparar vacances… Aquelles anotacions en forma de recordatori que apuntaves a la teva llista de coses pendents on es definien “que” fer amb vaguetat. Allò eren tasques.

En GTD en diem coses i ens les trobem quan les anotem per dipositar-les en les safates d’entrada.

L’activitat ha de ser accionable. Cada entrada en les llistes és una activitat física única i indivisible a realitzar.

No realitzem tasques ni coses, a GTD treballem amb accions #GTDenMarxa Click To Tweet

Quan per obtenir un resultat hem de realitzar més d’una acció duem a terme un projecte. Els projectes com de resultats a assolir.

Perquè he d’invertir temps i esforç en dividir les meves “tasques” en accions, convertint-les en un projecte?

Al processar les safates d’entrada transformem les “coses” que hi són dipositades convertint-les en accions i projectes. Transformar és desglossar un recordatori (cosa) en activitat que puguem realitzar. Una acció o un resultat a assolir en forma de projecte i accions.

“Dividir l’activitat en accions físiques facilita la seva posterior execució. És més  senzill trobar espai en la nostra jornada per una acció ben definida que per una tasca”

Una acció compta amb una redacció precisa,  un temps, energia i context definit. Quan la realitzes no has de reflexionar sobre quan trigaràs i que has de fer exactament.

La indefinició de les tasques obre la porta a deixar assumptes inacabats. Els quals no compten amb el mateix atractiu que un nou assumpte. Requereixen d’aquesta reflexió prèvia que ja has fet amb les accions al processar-les.

“L’acció està pensada per a ser iniciada i acabada d’una sola tirada”

Si converteixo totes les petites activitats que ho necessiten en projectes passaré més temps preparant la meva activitat que fent-la. Hi ha una forma àgil de dur-ho a terme?

Al processar la conversió d’una anotació de la safata d’entrada en un projecte pot convertir-se en quelcom tediós i inacabable. Tenim la tendència a definir els petits projectes enumerant la totalitat de les seves accions des d’un principi.

Definir al detall totes les accions d’un projecte des de l’inici denota obsessió pel control

L’important és posar en  marxa el projecte en qüestió el projecte i començar-hi a treballar des de ja.

Dóna un títol al projecte i defineix la pròxima acció i quan acabis aquesta ja definiràs la següent.

Com defineixo un projecte?

Disposem de l’actual anotació a la safata d’entrada:

Portar cotxe taller

Dónes d’alta al teu apartat de projectes amb un títol que indiqui el resultat desitjat:

El cotxe ha passat la revisió de manteniment dels 20.000 Km

Donar-li un temps verbal en que ja ha sigut realitzada ajuda a visualitzar la seva resolució i la fa més atractiva.

Definim la seva primera acció:

Dur el cotxe al taller dilluns a les 10:00

Finalment ens preguntem si es aquesta la primera acció a realitzar. He de fer quelcom més abans de dur-lo al taller?

Trucar al taller dilluns a les 10:00 per saber quan puc dur el cotxe per la revisió de manteniment.

Ens tornem a fer la pregunta. He de fer quelcom més abans de dur-lo al taller?

Buscar el número de telèfon del taller a l’agenda.

Ja ens podem ficar en marxa :-)

Definir un projecte fins a posar-lo en marxa és així de senzill. Encara que el que és senzill pot no ser el més evident.

Això funciona per projectes petits però per projectes més grans cal anar més al fons. Cal una planificació natural.

Com estructurar el meu apartat de projectes

Conceptualment concebem la llista de projectes com una llista no d’accions sinó d’altres llistes de projectes. Cada projecte té la seva pròpia llista d’accions.

Els programaris específics GTD tenen un apartat per projectes on es defineix una llista per cada projecte i en el millor dels casos disposen de separadors entre els projectes actius, en espera i els finalitzats.

La llista Projectes a GTD

La idea de David Allen però és diferent. En les llistes del sistema n’hi ha una anomenada “Projectes” en la qual no hi ha acció sinó que s’enumeren els diferents projectes introduïts en el sistema.

La idea es revisar la llista durant la revisió diària, comprovar si te una acció a la llista de pròximes accions i si no n’hi te enviar-ne una.

Amb aquest sistema focalitzem sempre en la pròxima acció. Personalment m’encanta. Pots ampliar sobre el tema en aquest post:

Com i perquè composar la teva llista de projectes

Amb quina periodicitat revisar els meus projectes?

  • Durant la revisió diària per assegurar-te que cada projecte actiu te una acció a la llista de pròximes accions. Si el teu programari li envia de forma automàtica t’ho estalvies.
  • Durant la revisió setmanal per tancar els projectes ja realitzat al teu sistema de llistes GTD i decidir en quins treballaràs durant la propera setmana revisant la llista completa (actius i en espera).
  • Durant la revisió mensual per arxivar o llençar al material de suport dels projectes finalitzats.

Més sobre el sistema de revisions

Material de suport pels teus projectes

Com ja he comentat la idea original de David Allen era treballar amb una llista de projectes (índex amb el títol dels projectes) i enviar la següent acció a la llista de pròximes accions. La resta d’accions definides eren enviades al que se’n deia material de suport pels projectes.

Amb el temps ha canviat el paradigma de llista de projectes única a llista de projectes + una subllista per cada projecte obert. Ara el material de suport és el material de referència necessari per dur a terme un projecte. En paper o en suport digital.

Es convenient disposar-ne de forma ràpida, sense complicar-se en buscar.  Crear una carpeta/separador on dipositar-lo tot sobre l’escriptori o al teu Evernote.

Photo by Samuel Castro on Unsplash

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.