La tirania de les petites tasques i les decisions trivials

La llista de pròximes accions marca la nostra activitat. Molts cops acaba poblada d’accions sense importància o sense saber perquè, sembla que sobresurten més que les altres.

Al escollir el més rellevant és queda enrere i ens quedem atrapats en un joc on el que importa és taxar quantes més punts de la llista millor enlloc d’obtenir resultats.

Escollir el més rellevant i assolir resultats implica tancar la porta al més immediat i agradable Click To Tweet

Perquè acabo enredat en el més trivial? Si se el que he de fer perquè penso en petit i acabo prioritzant el més trivial? Però sobretot, com puc no caure en aquest parany?

Avançar en cercles

“L’Ana fa tres mesos que va començar a organitzar-se i treballar amb Getting Things Done (GTD). Ha passat de fer les coses “sobre la marxa” a fer-les sota les pautes d’un sistema.

Ara se sent menys estressada i la seva capacitat d’execució ha augmentat. S’adona que poc a poc tot va encaixant i de que comença a disposar de més temps”

Que farà l’Ana en aquest punt? Reflexionarà a que dedicar el temps i energia del que disposa o l’utilitzarà per ocupar-se de nous assumptes? Pensarà en que invertir el temps o simplement es limitarà a ocupar-lo amb altres tasques?

Molt em temo que serà la segona opció. Obviem la reflexió i ens limitem a seguir endavant com una mula amb aclucalls.

No definim un propòsit ni una meta a assolir. La capacitat per fer més ens converteix aparentment en més productius però sense ser més efectius. Fem sense una direcció definida.

Molts cops no en tenim cap necessitat. Entrem en una dinàmica on anem resolent els problemes del dia a dia i al estar en una situació millor que la del punt de partida entenem que progressem.

Faig el més fàcil primer

Una altra situació habitual és la de qui disposa d’una llista de pròximes accions ben nodrida d’elements significatius, aquells que t’ajuden a completar projectes importants o assolir objectius, però les accions més significatives s’endarrereixen o es deixen de banda de forma sistemàtica.

Quan escollim “que hem de fer ara” ens decantem sistemàticament pel més còmode

Ens diem “Me’n trec del damunt dos o tres per escalfar i després em fico amb el que he de fer”. Ocupem els millors moments del dia, aquells en els que disposes d’una major capacitat, amb tasques irrellevants i quan treballem amb el que importa ja no estem al 100% i se’ns fa massa costa amunt.

Les accions de major exigència s’han de realitzar en el millor moment del dia, del contrari creem una dificultat afegida i  una barrera mental. Ens convencem que les coses són més complicades del que són. Creem una falsa creença.

Satisfacció a curt termini vs Incomoditat i progrés real

En ambdós casos ens decantem pel confort, per la satisfacció a curt termini.  És una vida molt més fàcil, sense alt i baixos, sense frustració però estem vivint en una bombolla.

Vol dir encarar obstacles i incomoditat. No tant sols en el moment de realitzar les tasques més complexes i exigents, també al implicar-te en projectes o fixar-te objectius que poden significar un canvi real.

Un canvi real significa fer front a la incomoditat, a la por. A renunciar a coses importants, a deixar enrere una forma de viure a la que t’has acostumat i en la que et trobes còmode.

Sembla fàcil i comprensible quan ho llegeixes en negre sobre blanc però és una d’aquelles coses que només s’entén de veritat quan s’experimenta en primera persona.

“El criteri principal per escollir passa a ser la comoditat enlloc de la rellevància”

Et converteixes en un microgestor, en algú que viu en horitzontal. Vius sense desafiaments i per tant sense creixement. Mantenir-nos en la comoditat és converteix en un limitador, ens mante en un parèntesis.

Com no caure en la tirania de les decisions fàcils

No hi ha trucs ni secrets. La millor forma és treballar de forma sistèmica, sempre amb les mateixes pautes. Aquí te’n deixo unes quantes que pots incorporar al teu sistema.

L’activitat important sempre en els moments claus del dia

Identifica les accions clau de la teva llista de pròximes accions i realitza-les quan disposis d’una major capacitat, a primera hora del dia per exemple.

Si treballes amb GTD ordena les accions de major a menor energia i comença amb la més exigent, continua amb la resta d’accions del mateix context, fes-les totes fins esgotar-lo.

Crea les teves llistes de projectes i d’objectius

Redacta una llista d’objectius que vols assolir el proper any i una de projectes en els quals estàs treballant ara.

Revisa-les setmanalment. Els projectes que ompliran la segona llista sorgiran de la primera. Si combines aquesta idea amb la de mantenir un nombre limitat de projectes actius t’asseguraràs de no donar entrada a altres opcions que en un principi són atractives però resulten irrellevants.

És una forma de dir no a través del teu sistema. Un filtre que eviti l’entrada d’activitat que no es prou significativa.

Un moment per l’activitat petita

Reserva un moment durant la teva jornada per respondre emails, fer trucades, cerques a Internet. Certes activitats les pots atendre setmanalment.

 T’ajudarà a treure-te-les de sobre. No se’t acumularan a la llista de pròximes accions diluint la necessitat de fer-les cada cop que la consultis. Saps que tenen el seu moment. Aquesta confiança et permetrà deixar-les de banda.

Elimina accions irrellevants

Un cop a la setmana fas la teva revisió setmanal. Abans de començar punteja la llista de pròximes accions. Hi trobaràs les que han quedat pendents desprès d’una setmana de treball, n’hi haurà que fa més d’una setmana que hi són.

Preguntat si són necessàries, si passaria alguna cosa si no les atenguessis, si són rellevants. Si la resposta a totes les preguntes és No, elimina-les. De fet no cal que siguis tan escrupolós, si no hi ha una tercera persona que espera resposta o una entrega, o no està relacionada amb un dels teus objectius a la brossa.

Quatre punts per assegurar-te que la teva llista de pròximes accions esta poblada d’activitat rellevant i allò que fas marca la diferencia.

Introduir al teu sistema una forma per realitzar certes eleccions en manera automàtica evita guiar-te per criteris subjectius o lligats a capritxos momentanis. Esculls amb la raó no amb la viscera.

Photo by Alexandru Acea on Unsplash

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.