Email. Generar valor al processar la safata d’entrada

La teva efectivitat personal s’edifica a partir del ús que fas de la safata d’entrada Click To Tweet

Des d’enviar-hi tots els elements que requereixen de la teva atenció fins el seu posterior tractament, quan prens la decisió més adequada per cadascun d’ells.

Descarregar la ment, definir i decidir això és el que mata aquella sensació d’intranquilitat permanent que genera estrès, això és el que crea la sensació de “ment com l’aigua”.

Treballar bé amb les teves safates és el primer pas per alleujar la pressió de responsabilitats i assumptes a ser realitzats.

Per tot això he pensat en tornar a revisar el concepte i escriure alguns post sobre el tema. El primer tracta sobre com relacionar-te amb la safata d’entrada del correu electrònic.

Processar si, verificar no

El meu primer consell és que t’oblidis del correu electrònic. No hi accedeixis. Estic sonat? Per suposat que si però l’equip de metges que em tracta en el psiquiàtric on estic internat m’animen a compartir les meves idees i coneixements sobre eficàcia personal amb vosaltres o sigui que aquí va el perquè:

“Processar vol dir dedicar temps i atenció de qualitat a cadascun dels correus dipositats en la teva safata”

El problema és que ja no “processem” si no que “verifiquem“ el correu, entrem de forma casual en multitud d’ocasions durant el dia per veure si ha alguna novetat. Aquest és el problema, això és el s’ha d’evitar. Com ho fem? No verificant mai. ´

Estableix “el moment” durant el dia en que processaràs el teu mail i dedica-li l’atenció necessària.

Quin és el moment adequat?

Per les persones per a qui el correu és una part central de la seva activitat – comunicació professional i personal –  és un canvi radical i costos. L’ideal seria establir una sessió de processat durant el dia.

Si no és viable, per la quantitat o per la transcendència d’alguns correus, amplia-la a dues o tres sessions diàries. Al final del mati i la tarda.

Per crear un vincle i començar a crear l’hàbit fica’t una alarma al mòbil. És necessari per que no se’t passi les primeres setmanes.

Creus que se’t pot passar una comunicació important i transcendent? En aquest cas t’hauries de plantejar si el mail és el canal adequat per comunicacions que requereixen resposta/acció immediata.

Processar és dedicar atenció de qualitat

Que vol dir dedicar atenció de qualitat al processar?

  • Vol dir dedicar atenció a cadascun dels elements de la teva safata per tal de decidir que fer amb ells a través d’una o varies accions concretes.
  • Vol dir llegir amb atenció i desglossar el contingut per saber si hi ha més d’un assumpte que demana resposta.
  • Vol dir dedicar atenció a tots els correus de la safata i no tancar la teva aplicació de correu fins deixar-la a zero.

Si ets dels que rep una quantitat important de correus cada dia entendràs l’esforç que requereix dur a terme aquesta activitat.

Alguna cosa més sobre atenció de qualitat i treball en profunditat

No estàs fent res més que preparar la teva activitat per tal d’evitar fer-ho a posteriori. Si et limites a passar el correu a la teva llista d’accions hauràs d’esbrinar que has de fer hipoteques la teva capacitat d’execució amb dubtes i dilacions.

Què passa al processar?

Quan processo un element de la meva safata d’entrada poden passar quatre coses:

  1. El llegeixo i el responc.
  2. El llegeixo i l’elimino.
  3. El llegeixo i el converteixo en una acció o un projecte
  4. El llegeixo i el re-envio al meu material de suport

De les quatre accions la més complexa és la de convertir el correu en accions per incorporar-les al teu sistema de llistes.

Al llegir el correu separes la senyal del soroll, et quedes amb el que és important, la petició, el resultat que se’t demana.

Si el correu és ampli copio el seu contingut en un processador de textos i vaig eliminant les parts irrellevants, quedant-me amb les parts clau.

Un cop finalitzat aquest exercici he de tenir clar els resultats a obtenir i la següent acció a realitzar per començar a treballar en cadascun d’ells.  Si em sorgeix algun dubte pregunto a l’emissor.

Cal ser conscient de com redactar un correu per deixar clar que es demana i facilitar així la feina al receptor del mateix. No és el tema que tractem però et recomano la lectura d’aquest post de Berto Pena.

El que importa de veritat

Demorar l’acció. No prendre decisions precipitades, no permetre que un nou assumpte entri de sobte i et parteixi el matí o que et robi l’energia i l’atenció que necessites pels assumptes que ja tens a les teves llistes d’accions.

No caure en la trampa d’obrir l’assumpte ni passar a l’acció d’immediat. Si dones aquest pas obres un altre tema. Encara que l’aparquis als cinc minuts tens un altre assumpte pendent que reclama la teva atenció i et roba energia.

La lectura del correu t’ha de donar unes nocions del seu contingut, les indispensables per articular les accions que calguin, arxivar-lo o desfer-te’n.

Preparar la teva activitat aporta valor

Processar pot semblar – i a vegades és – un procés tediós on un s’acaba preguntant si val la pena tanta dedicació a preparar enlloc d’invertir en resoldre.

“No es pot resoldre sense definir que s’ha de fer”

Amb el temps veus que val la pena. Clarifica l’activitat, t’ajuda a decidir amb la ment freda i a demorar l’acció per valorar-la amb la importància que realment te.

Amb el temps també et comences a plantejar si val la pena rebre tot el que reps. Alguns correus acaben canalitzats per altres mitjans de comunicació, altres assumptes simplement s’abandonen.

Photo by Marius Christensen on Unsplash

Opt In Image
Llista privada
Més productivitat i efectivitat

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.