Aquesta entrada també està disponible en: Español
Vivim en l’economia de l’atenció. Tot producte o servei està dirigit a capturar la nostra atenció i el gran repte resideix en saber preservar-la.
Oblida’t de gestionar el teu temps. El temps no es gestiona, ni augmenta ni disminueix, tens el que tens, 24 hores al dia i no ho pots canviar.
El temps s'assigna o es reserva en canvi l'atenció s'enfoca Click To TweetPotser l’exemple més tòpic de la gestió del temps és el de segmentar la teva agenda i assignar a cada franja una activitat. Molt atractiu però també un desastre:
- Que passa si hi ha un imprevist a primera hora del dia? Has de retocar tota la teva planificació una altra vegada. Quin dispendi d’energia!
- Que passa si no disposes d’una eina, documentació o no pots accedir al col·laborador necessari? Que fas ara?
- Que passa si hi ha una urgència? Si es presenta un foc a apagar? La planificació a les escombraries, quina frustració!
En una època tan volàtil una planificació tant rígida està condemnada al fracàs.
Necessites saber que fer en cada moment i circumstancia. Si les condicions canvien, has d’escollir la següent activitat sense demora, sense refer la teva escaleta diària o revisar totes les accions pendents abans de decidir.
Un sistema per canalitzar la teva atenció
Tot passa per no fragmentar l’energia i desaprofitar l’esforç. No deixar tasques a mitges i dedicar la teva atenció al que més important en cada moment. Paraules diferents per descriure el mateix concepte: gestionar l’atenció.
Per fer-ho jo he escollit Gettings Things Done (GTD).
En l’anterior post parlava de la força dels petits canvis per aconseguir una gran millora, en certa mesura GTD es basa en això. Un conjunt de passos molt bàsics duts a terme de forma estricta per tal de crear un flux de treball continuat.
- Capturar tot el que crida la meva atenció o es diposita a les meves safates d’entrada.
- Processar cada element capturat, prenent decisions sobre que fer amb ell i transformant-lo en activitat concreta i realitzable.
- Organitzar-lo en llistes que m’indiquen el seu estat, si el puc fer ara o queda a l’espera. Segmentant les pròximes accions per “contexts“.
- Reflexionar sobre que he de fer demà i la setmana següent.
- Fer. Centrar-me en fer sense interrupció, sense saltar d’un context a un altre ni preocupar-me per la preparació de la meva activitat (que ja he fet del pas 1 al 4).
Són activitats simples i ordinàries que realitzes cada dia. La diferència és el com les executes sota GTD: De forma aïllada, amb atenció exclusiva i sense barrejar-les entre si.
Exemples de flexibilitat davant la volatilitat
Com deia al principi, a dia d’avui l’única constant és el canvi continuat. També a petita escala, en el teu dia a dia.
Quan es presentin imprevistos com t’ajudarà un sistema de productivitat personal? Com et pot ajudar GTD?
Al presentar-se una emergència no em deixo portar pel pànic l’anoto i la processo. La transformo en accions concretes i ben delimitades que puc realitzar.
“El company amb qui havia de redactar les especificacions d’un projecte ha hagut de sortir de l’oficina inesperadament”.
La llista més important és la de pròximes accions. GTD la segmenta per “context”
Cada acció va acompanyada d’una etiqueta que indica l’eina, recurs o col·laborador necessària per dur-la a terme.
Aparco les accions de la sub-llista d’aquest col·laborador i n’escullo un altra que pugui realitzar com ordinador, wordpress, despatx…
“He d’esperar-me 10 minuts a causa d’un retard”
Escullo el context trucades omplo els deu minuts amb alguna trucada pendent o organitzo la llista de pròximes accions pel criteri de temps i escullo aquelles que pugi fer amb 5 o menys minuts.
–
Puc gestionar la meva atenció, enfocar-la al més important, dedicar a completar les accions pendents.
Puc gestionar la meva atenció amb un sistema que canalitzi la volatilitat, els imprevistos, les emergències, que em doni pautes per actuar en cada situació.
Puc gestionar la meva atenció dedicant-la en exclusiva a activitats com fer però també a organitzar, revisar o registrar el que he de tenir en compte.
Donaré el màxim sempre que no perdi la meva capacitat d’atenció en qüestions fútils o fent a destemps.
