Herramientas productivas: Google Calendar

Una de las herramientas productivas en las que me apoyo para sacar adelante mis tareas y no obllidar ninguna  cita o detalle importante es Google Calendar. Una herramienta gratuita, en la nube, con una serie de prestaciones que me permite compartir mi agenda, programar recordatorios y controlar mis tareas periódicas. Más que una recomendación el post es una lista de puntos que deberían tener las aplicaciones calendario para sernos útiles hoy en día.


Calendar dispone de una opción para enviar avisos a nuestra cuenta de correo Google. Aparte del clásico mensaje emergente que visualizamos al acceder al calendario en otros softwares, disponemos de la posibilidad de enviar varios correos como recordatorio. Yo reviso el correo a diario, por lo tanto si me recibo un correo de aviso estoy seguro de que lo recibiré, combinado con un teléfono móvil con capacidad para recibir e-mails estaremos siempre alerta de nuestras citas, si por el contrario sois de los que revisan el correo de forma esporádica o una vez bien entrada su jornada laboral Google Calendar dispone de un servicio de envío de SMS. Entrando nuestro teléfono móvil en la configuración con el prefijo internacional, recibiremos un mensaje de texto. La diferencia entre los dos tipos de avisos es que el servicio de SMS no está disponible en todos los países – en España si – y la entrada en juego de otro actor: nuestra compañía telefónica, la cual puede ser que nos cobre por cada SMS recibido.

Otra utilidad es la de gestionar nuestras tareas periódicas, aquellas que vamos repitiendo con cierta asiduidad. Como seguidor del método GTD lo uso para programar mi revisión semanal, una revisión mensual de mi material de consulta, y varias revisiones periódicas de otros temas administrativos i de intendencia. Me sirve para tener la seguridad de que no los olvidaré y cuando toque los podré entrar en mis listas de tareas. Cuando al uso es similar al de otros softwares, creamos una tarea y establecemos su periodicidad, cuando la modificamos nos ofrece la posibilidad de guardar los cambios para la tarea seleccionada o por todas la de la serie.

Podemos trabajar con múltiples calendarios, reservándose los para nuestro uso privado o publicándolos y compartiéndolos para trabajo en grupo. Ventajas de las aplicaciones en línea. Desde el apartado de configuración podremos importar y exportar nuestros calendarios, un detalle más que nos permite compartir información. Finalmente destacar que como todas las utilidades Google dispone de una sección Labs, desde donde podemos activar nuevas funcionalidades desarrolladas recientemente, lo que hace de Google Calendar una aplicación en evolución.

Como resumen y volviendo a lo fundamental destacar que no nos hará falta entrar cada día para saber que tenemos que hacer, que es importante y que no. Programando los avisos por mail podremos controlar las citas clave del día accediendo a nuestra cuenta de correo, o gracias a la señal de nuestro móvil. Nos mantenemos siempre en línea.

  • Leonardo

    Entre los labs, me resultó sumamente útil uno que indica el tiempo que falta para la próxima cita.