Implementando GTD con OneNote

La posibilidad de implementar el sistema GTD con una aplicación informática es una alternativa para todos aquellos que nos pasamos el día ante el computador, más aún cuando trabajamos con diferentes  dispositivos y equipos. OneNote no es el software que yo utilizo, pero algunas de sus características me han sorprendido gratamente y las he incorporado a mi sistema de trabajo. En el siguiente post hablaré de la aplicación enfocadlo a implementar el método GTD, presentando sus ventajas e inconvenientes.

Uno de los puntos más atractivos es el nivel de detalle a la hora de clasificar la información. Nos permite almacenar notas por  archivos. Podremos separar las listas de nuestro sistema GTD, del material de consulta, el archivado, o las notas específicas de nuestros proyectos.

Organizaremos las listas a través del sistema de solapas (Secciones). Cada lista general se le asignará una sección. Existe la posibilidad de crear grupos de secciones, útil en caso de que gestionamos varios proyectos. Al hacer clic en un grupo abre en una nueva subdivisión donde cada solapa es una lista con las tareas de los diferentes proyectos.

Finalmente, dentro de cada sección permite crear páginas/tareas y subpáginas/subtareas. Aunque GTD define una tarea como una acción física que implica un solo paso, el recurso de las subpáginas nos permite definir tareas con múltiples pasos, donde la página es la tarea genérica y las subpáginas cada uno de los pasos que la componen. Aplicar esta variación en del método es una cuestión a valorar por cada uno de nosotros, adaptando el método a nuestro estilo de trabajo.

OneNote pertenece al paquete Microsoft Office, permitiendo trabajar de forma integrada – con diversas aplicaciones – para implementar el sistema. Outlook, con su calendario y el uso del correo electrónico como extensión de nuestra Inputbox, es el principal complemento. A partir de una nota podremos crear una cita en el calendario, con un simple clic conseguimos transformar una tarea en un evento. El procesado es instantáneo, y da agilidad al aplicativo. Pero la funcionalidad más interesante de todas es la captura de correos electrónicos como notas. Desde Outlook enviamos el contenido del correo entorno OneNote, evitando las acciones de copiado y pegado (o cualquier acción puente) entre los dos programas.

Como complemento, si disponemos de un smartphone con Windows y Office mobile podremos utilizar la versión móvil de OneNote para capturar ideas y tareas desde cualquier lugar. Las notas – tanto en versión móvil como en la de escritorio – permiten incrustar imágenes y grabaciones de voz. Posteriormente sincronizaremos el contenido con ActiveSync. No hay conexión para enviar el contenido online. Es la herramienta del sistema para que no se nos escape nada.

Es inevitable la comparación con un software como d’Evernote. Con todo lo comentado hasta el momento, OneNote flaquea en un punto, comparado con la aplicación análoga: La sincronización de contenido entre equipos y dispositivos es más rígida y limitada. Podemos sincronizar el contenido, si trabajamos con el mismo servidor o apuntamos al mismo origen de la información. La sincronización de Evernote está mucho más lograda, no nos tenemos que preocupar de configurar nada. Por otra parte, OneNote gana en cuanto a flexibilidad para estructurar la información y en funcionalidades complementarias. Su sistema de bloques de notas, fichas y secciones nos permite distribuir la información con una mayor especificación. Como ya hemos comentado, el hecho de poder guardar cada bloc de notas en un archivo diferente, da un plus a la hora de no mezclar información de archivo, del sistema GTD, o de nuestros proyectos.

Como epílogo del post presentamos una lista a tener en cuenta si queremos implementar GTD con OneNote:

  • Las listas de tareas, las implementaremos con los sistemas de secciones y grupos de secciones.
  • Inputbox / BanEntrada. Definiremos una sección como inputbox donde centralizar las tareas. Estas se recopilarán a través de la entrada directa de notas, el envío a través de Outlook y la sincronización de notas entradas a través de OneNote para smartphones.
  • Calendario. Aprovecharemos la integración con el resto de aplicaciones de Office para utilizar el calendario de Outlook
  • Para capturar ideas allí donde estemos utilizaremos la versión de OneNote para smarphone.
  • Material archivado y de consulta se guardará por separado en otros archivos OneNote, llamados Bloques de notas.
  • guillermo

    esta muy interesante tu propuesta y la estoy implementando de forma experimental tanto en evernote como en onenote. Te quiero recomendar un programa que tanto su version gratuita como la paga son muy buenas. Una de sus principales caracteristicas es que integra un calendario, junto con una lista de tareas y notas, todas ellas ordenables en un sistema de arbol. El programa abarca muy bien las funciones de onenote y evernote, e
    inclusive de outlook pudiendo ver el correo y sincronizarlo a outlook, google y un montón de plataformas más. Te lo recomiendo para que pruebes. Se llama essential pim. La unica falencia es su limitada personalización de etiquetas y campos.Saludos desde Uruguay