Mi implementación GTD. Parte II

En mi anterior post comentaba las principales características de mi implementación GTD. En el escrito de hoy voy a entrar en los detalles del sistema. Todas aquellas pequeñas peculiaridades para acomodarme al método. Pienso que los pequeños cambios introducidos por el usuario marcan la diferencia a la hora de aumentar su efectividad al gestionar nuestro trabajo real.

Diseño de las listas

El núcleo central del sistema son las listas base (Inbox, Próximo, Algún día, la espera…), hasta aquí ninguna novedad.

El segundo grupo son listas de apoyo que contienen tareas, o ideas, para aplicar en determinado aspecto de mi trabajo, o en una situación concreta. Les asigno un nombre precedido del símbolo arroba. Ej: @dudas, @posts, @Libros, @Posibles proyectos.

En tercer lugar, el material archivado y las tareas finalizadas. Con un nombre iniciado por el símbolo #, constan de una lista general (# Finalizado) donde guardo todas las tareas ya concluidas que tienen algún interés, que contienen anotaciones, o archivos adjuntos. He creado un par de listas adicionales con el mismo fin, para anotaciones con un interés especial, # blog, # configuraciones. Antes de mover una nota a alguna de las listas de archivo, las clasifico con uno o dos tags para localizarlas más fácilmente.

Como procesión y administro las tareas

De todas las listas mencionadas hay una que es ligeramente diferente, la lista próximo / siguiente. Proceso mis tareas de mi inputbox dos o tres veces a la semana. No utilizo un sistema GTD unificado para procesar tareas del trabajo y personales, por lo que voy acumulando tareas en el Inbox, y generalmente las proceso a media semana, cuando comienza el fin de semana, y antes de terminarlo (un vez ya he realizado el seguimiento semanal). En este último procesado lleno la carpeta próximo/siguiente con todas las tareas que realizaré durante la semana – entre 15 y 20 – y las subdivido en tres grupos: A, B, C según su prioridad.

A medida que las finalizo, voy subiendo al grupo de rango superior. Si finalizo una del grupo A, muevo una del grupo B al A, y del C al B, y así sucesivamente. Esto me permite identificar en cada momento mis prioridades, evitando que me pierda entre tanta tarea. Si surgen tareas realmente urgentes, entran en la lista próximo como miembros del grupo A.

La diferencia entre líneas de trabajo y proyecto.

Uno de los grandes problemas que he tenido a la hora de practicar GTD de forma eficiente, sin perder fuelle, es construir un sistema de gestión de proyectos suficientemente jerarquizado. Según David Allen, un proyecto es una tarea que implica más de una acción física. Si hubiera seguido este precepto, y abriera un proyecto para cada tarea con varios pasos, calculo que hubiera terminado gestionando un total de cincuenta proyectos semanales desde Evernote. Demasiado confuso. Por lo tanto he optado por realizar una administración de mis proyectos a través de dos aplicaciones:

  • Evernote. Abro una carpeta por cada gran proyecto que realizo. Ej: Proyecto davidtorne.com, Proyecto finanzas personales, Proyecto Networking, Proyecto UOC Ingeniería de software, Proyecto productividad ... Dentro de cada uno de ellos registro las diferentes tareas a realizar, sean de una acción simple o de múltiples acciones.
  • OneNote: Para cada uno de los proyectos tengo un Grupo de secciones, y para cada sección cuento uno de los proyectos de múltiples pasos. Para definir cada uno de los pasos utilizo páginas y subpáginas (Puedes leer el post sobre GTD con OneNote para entender mejor estos conceptos)

Puede parecer redundante, pero la máxima ventaja es una esquematización del trabajo que evita confusiones, y permite realizar un mejor seguimiento de los proyectos.

Hora de revisar lo que hago…

Para mantener en forma nuestro sistema necesitamos realizar un seguimiento de los elementos que lo componen. A continuación repaso las tres revisiones que realizo con cierta asiduidad:

  • Revisión Diaria: Repaso rápido de 5 minutos antes de comenzar la jornada, identificando todas las tareas clave. Al finalizar el día, si se ha producido alguna incidencia destacable o se presentado algún ocasión para aplicar mis conocimientos productivos lo anoto. Ideal para refrescar la memoria en el seguimiento semanal.
  • Seguimiento Semanal.
    • Reviso todo mi sistema de listas
    • Realizo una recopilación creativa de tareas y nuevas ideas.
    • Proceso mi bandeja de entrada física.
    • Valoro las decisiones tomadas durante la semana. Si he cometido errores, intento plantear una posible solución.
  • Seguimiento periódico de mis proyectos(Cada dos meses) Revisamos la ejecución de los proyectos de larga duración. Si hay una acumulación excesiva de acciones a realizar las reestructuramos, eliminando las innecesarias o fusionando las que tienen un denominador común. Puede parecer críptico … pronto le dedicaré un post…