Mi implementación GTD. Parte I

Screenshoot de mis aplicaciones para la gestión GTD

Quiero contaros cómo implemento GTD. No sólo qué herramientas utilizo, también qué pequeñas variaciones he introducido en el sistema para adaptarlo a las peculiaridades de mi trabajo, y mis proyectos. Hace pocos meses que empecé en serio con el sistema, voy puliendo las imperfecciones de mi implementación buscando una base sólida sobre la que aprovechar mejor mi creatividad y desarrollar mis habilidades.

Lo primero es lo primero, un Inbox. Se trata de una caja de cartón donde dejo todos los documentos y correspondencia que recibo durante la semana, durante el seguimiento semanal los proceso o archivo según convenga. Simple y funcional.

Me he decantado por Evernote como software para gestionar mis listas. Todos aquellos que lo utilizan hacen énfasis a su capacidad para sincronizar contenido en los diversos equipos y dispositivos que utilizan. En mi caso, he dejado de lado esta faceta del software, sólo trabajo con un equipo y he descartado su uso en dispositivos, por no contar con una tarifa plana de móvil. Lo utilizo por la facilidad a la hora de crear tareas, organizarlas por carpetas / notebooks y clasificadores / tags, y el hecho de sincronizar el contenido con la nube permite contar con una copia de seguridad de mi información.

Recientemente he empezado a utilizar OneNote para gestionar mis proyectos. Gracias a su versatilidad para organizar las tareas en secciones y subsecciones. Puedo crear un proyecto llamado Blog, Finanzas personales, Trabajo … que podríamos llamar línea de trabajo y en su interior crear una sección para cada una de las tareas de varios pasos a realizar, el clásico proyecto de GTDEvernote es más limitado en este aspecto.

Para tomar notas cuando no cuento con un acceso a Evernote cerca, tengo mi smartphone con OneNote Mobil instalado. Recojo todas las tareas e ideas que van surgiendo, me gusta la funcionalidad con la que cuenta el software para crear notas de voz, y capturar imágenes. Una vez abro Evernote las vuelco todas al inputbox del programa.

Imprescindible contar con un calendario. Google Calendar hemos permite programar mis citas y las tareas repetitivas, como los seguimientos semanales, la revisión mensual del material de consulta o el resto de acciones de mantenimiento. Deshacerme de la preocupación de planificarlas repetidamente es una preocupación menos a la que tengo que hacer frente.

Utilizo un cuaderno moleskine para hacer un repaso de mi día a día, qué problemas e imprevistos me he encontrado, como los he solucionado, y si alguna de las decisiones no ha sido totalmente adecuada, como podría mejorarlas. Esta práctica me ayuda a la hora de hacer el seguimiento semanal. Recuerdo todos los detalles de mi actividad semanal y hemos permite hacer correcciones de mi comportamiento. Utilizar un moleskine es un incentivo para no saltarme la revisión diaria y el seguimiento semanal. Escribir me gusta, y con estos cuadernos mejoro la experiencia de usuario.

Es un sistema en evolución, que todavía estoy ajustando. Actualmente tiene algunos inconvenientes importantes que tendré que solucionar para trabajar eficientemente, como por ejemplo el hecho de trabajar con 3 Inbox, la de mi smartphone, la de Evernote y la física. En un futuro deberían reducir a 2, física y virtual. La semana que viene complementaré el post con los problemas y los errores más comunes que me he encontrado a la hora de poner en marcha GTD.

  • David Portella

    Has probado el software web facilethings.com

  • Hola David,

    Trabajo con Facilethings este es un post viejo