Con tiempo para todo

Imagen vía allajphillips bajo licencia Creative Commons

¿Alguna vez te has entregado a un trabajo con pasión? Seguro que si, una de esas tareas que te apasiona y que la haces disfrutando. El tiempo vuela, y cuando te das cuenta ya llegado el momento de pasar a otra cosa, ya sea un trabajo, una cita o simplemente dejarlo estar e irte a casa. Y que pasa entonces? Pues que algunas veces no hacemos caso de nuestro reloj interno y aparcamos el cansancio y continuamos adelante. ¿Disfrutar trabajando, hay algo mejor? Productivamente hablando lo dudo.

El problema llega cuando nos prolongamos demasiado la situación, días acumulando cansancio y tensión. ¿Y que sacamos de todo esto? Mal humor, falta de energía para continuar nuestro día a día, migrañas…   Debemos dosificar nuestro ímpetu productivo, estructurando nuestras obligaciones y nuestro tiempo. Para eso no hay nada mejor que segmentar nuestra jornada de trabajo.

No es una metodología revolucionaria, ni una filosofía de vida, simplemente una vía para organizar – o encajar – todas nuestras actividades en nuestro horario, distribuyéndolas por prioridades, periodicidad y sentido común. Dedicaré un par de posts al tema, este es el primer y el siguiente se publicará el martes de la semana que viene. En esta primera parte me gustaría explicar lo que busco a la hora de gestionar el tiempo:

¿QUE QUIERO? Pues mantener una cierta calidad a la hora de desarrollar mi actividad diaria de forma continuada. Trabajando al máximo sin quedar KO a media semana. Manteniéndose despierto y alerta para anticiparme a los problemas, usando mi creatividad para solucionar-los

¿CÓMO LO HAGO? Sencillo. Estableciendo un máximo de tareas a realizar y/o un máximo de horas a trabajar. El objetivo es marcar un intervalo que permita compaginar vida personal y profesional con una cierta calidad, evitando perder esa combinación de ilusión, ímpetu y brillo utilizado para resolver o que tenemos entre manos. Llegar a un equilibrio sin quemarnos. El caso típico del padre/madre que se agota en el trabajo y cuando llega a casa no se puede dedicar a los niños. O el típico usuario de GTD que sobrecarga la lista Siguiente con interminables acciones, no se llega a vaciar y provocándole decepción. Una de los grandes logros que he conseguido madurando mi productividad personal ha sido crear una CAPACIDAD DE CONTENCIÓN para dejar de lado el trabajo en un momento dado, siendo capaz de pasar a otro asunto, o de desconectar y descansar. ¿Conoces esa sensación de ir a dormir excitado por lo que harás mañana? Pues es lo que se consigue llevándolo este hábito en la práctica.

CÓMO LO ESTRUCUTO? El siguiente paso es dividir nuestras tareas en diferentes tipologías. Lo que hacía anteriormente era una lista por prioridad, pero me di cuenta que no funcionaba, las actividades más urgentes siempre salían las primeras y las menos relevante se quedaban en el cajón. Si os fijáis es el típico problema que todos los usuarios de GTD tenían antes de iniciarse en esta metodología. Para evitar crear una lista por prioridades cuando organizo mi horario, divido mis tareas en las siguientes categorías:

Actividades productivas. Relacionadas con nuestro trabajo, propia o por cuenta ajena, o cualquier proyecto profesional a emprender. Lo que pone el plato en la mesa, o lo que puede permitir ponerlo en un futuro, me refiero a proyectos en marcha que pueden tener un retorno profesional (no necesariamente económico).

Desarrollo. Estrechamente vinculado con el punto anterior. El tiempo que dedicamos periódicamente a mejorar nuestro entorno de trabajo, ya sea con la entrada de información o ideas que servirán de partida a nuevos proyectos. Por ejemplo, yo como desarrollador de software dedico entre 2-4 horas semanales a mejorar librerías y piezas de código reutilizable.

Formación. Cualquier área de conocimiento en la que nos adentramos para mejorar nuestra perspectiva laboral. Las novedades de nuestro sector, artículos, artículos, cursos reglados, la mejor comprensión de nuestros recursos, o encontrar y testear nuevas aplicaciones…

Ocio/recreo: Cualquier actividad de desconexión, de descanso, para cultivar nuestras aficiones, o para estar con la familia.

Es una clasificación muy personal y generalista. Lo que falta ahora es desarrollar el mecanismo para sacar cada una de las actividades de la cesta y colocarlas a nuestro horario evitando que no se quede ninguna fuera, como mínimo a medio plazo (un mes). No todas las tareas tienen la misma importancia y por tanto no deben ser realizadas con la misma frecuencia. El secreto está en los criterios que aplicamos para decidir la periodicidad, de aquellas tareas que podamos hacerlo. El resultado final será un horario semanal o mensual donde están presentes tareas de todos los grupos.

Nos queda como decidir QUE, CÓMO y CUÁNDO, pero lo dejamos por el post del próximo martes. Como he dicho en las primeras líneas es una cuestión de sentido común donde lo que pesa de verdad no es la importancia o la urgencia de la tarea, es conseguir llegar a todas partes sin estresarnos.