Practica GTD, utiliza las listas de control

Imagen vía AlanCleaver_2000 bajo licencia Creative Commons

Una de las piedras con las que he ido tropezando durante toda la vida han sido los olvidos. Mi memoria es un desastre, me resulta extremadamente fácil dispersarme y olvidar cualquier cosa. Lo he intentado todo, los post-it, recordatorios hasta alarmas en el móvil, siempre había lugar para el error. Cuántas veces hemos salido a comprar, ido de viaje o hecho cualquier desplazamiento por motivos de trabajo, y al llegar nos damos cuenta que nos falta algo importante. Aparte de la cara de idiota, te queda un sabor realmente desagradable. Hoy quiero hablar del recurso que he encontrado dentro de GTD para paliar este defecto, las listas de control.

Si uno de los objetivos de GTD es liberar nuestra mente del ruido de pensamientos y problemas, las listas de control son una de las herramientas más efectivas para convertir muchos de estos obstáculos en un simple trámite. Una lista de control consiste en crear una lista de acciones a realizar para completar una tarea. Al igual que cuando recibimos un pedido con varios artículos revisamos el albarán para asegurarse que esta todo, la mecánica de una lista de control – o checklist – consiste en puntear cada una de las acciones que la componen como señal de que se ha completado. Podemos usarlas en situaciones similares a las siguientes:

  • Tareas a realizar de forma periódica y que no varían sustancialmente. Todo tipo de tareas repetitivas, por ejemplo rutinas para la limpieza de la casa – imprescindibles para solteros – o para realizar nuestro seguimiento semanal.
  • Para tareas esporádicas. Me resulta de gran utilidad tener una lista de todo lo que debo preparar para mi cita anual con hacienda. Una lista confeccionada de forma espontánea antes de conocer GTD.
  • Otros temas enfocados a la recopilación, por ejemplo una simple lista de la compra donde apuntamos todo lo que necesitamos y vamos tachando a medida que lo metemos en el carro.

Poner en práctica el hábito de utilizar checklist es una vía para evitar los olvidos y descargar nuestra mente de preocupaciones innecesarias, pero a la vez nos permite convertirnos en personas más detallistas a través del uso de una metodología para sistematizar procesos. Cada vez que nos encontramos ante una situación, como las descritas en los puntos anteriores, si creemos que nos puede dar problemas, confeccionaremos nuestra lista de control. Sistematizamos reduciendo el número de factores que quedan al azar.

Si el proceso es poco variable difícilmente la lista cambiará, por tanto dedicando un poco de tiempo la primera vez, podremos guardarla y recuperarla cada vez que la necesitamos. Soy un partidario de trabajar con papel y lápiz siempre que se pueda, pero en esta ocasión recomendaría guardar las listas en soporte informático e imprimirlas cada vez que las necesitemos. Recomiendo crearlas con un editor de textos y guardarlos en una carpeta reservada para esa función. Si quieres elaborarlo un poco más podéis recurrir a Evernote y su opción para crear checklist. Otra opción es recurrir a una aplicación móvil como OneNote de los terminales Windows Mobile (viene preinstalada) o GTD Agenda para iPhone o Android.

GTD me ha enseñado que un poco de burocracia puede llegar a ser buena, la necesaria para ordenar nuestras ideas y sistematizar nuestras acciones. Las listas de control son uno de los ejemplos más claros. En mi caso me sirven para no olvidar ninguna herramienta en mis desplazamientos laborales, realizar la recopilación de todo lo necesario para trámites administrativos, o para comprobar todo lo que tengo que tener en cuenta antes de una sesión de trabajo sin interrupciones. Me interesaría que compartierais el uso que le dais vosotros a este recurso y qué herramientas utilizáis. Comparte su experiencia en forma de comentario o si lo prefieres envíeme un tweet vía @davidtorne ; )

  • Mexicarmen

    Me sorprendo con lo difícil que puede ser hacer algo tan simple, como tener un check list y seguirlo. Los hábitos cuestan pero luego te recompensan. Pero no dejan de ser difíciles! Gracias por la info. Voy por mi segundo intento de usar evernote pero ahora con GTD!

  • @ToniMinigle

    Pues ahora que evernote ha incorporado “recordatorios”, es perfecto.

    He probado aplicaciones nuevas (desde toodledo hasta Omnifocus pasando por things) y siempre vuelvo a Evernote. Al menos para mis necesidades es perfecto.

    Ahora los recordatorios los uso para las tareas con vencimiento.

    Una carpeta de “programadas” para las futuras con w25 al inicio del asunto me permite saber en que semana he de iniciar algo (ordenando por asunto en mi revision semanal)

    Una carpeta de “Next actions” para lo que planifico hacer esa semana.
    Una carpeta de “to-do” para el resto de acciones
    Una carpeta de “waiting for” para lo delegado, con el mismo sistema de la “programadas” al inicio del asunto para saber cuando “tocar” el tema.

    Y las carpetas de “someday” y “referencia” para el resto.

    A partir de ahi, las etiquetas marcan contexto y tema (área de responsabilidad o proyecto).

    Todas las notas que realizo en la libreta de papel sobre algun tema, le hago foto y va a la carpeta de referencia.

    Créeme, funciona muy bien.

    Un saludo a todos y gracias a David por su trabajo, que me ha ayudado en muchos momentos de “dificultades organizativas” o dándome nuevas ideas ;)