No caigas en la multitarea

Imagen vía niezwyciezony bajo licencia Creative Commons

La multitarea es una contradicción productiva. Nos basamos ​​en el falso precepto que dice “Si trabajo más, soy más productivo”, trabajar en paralelo en varios asuntos nos da la falsa sensación de que somos más productivos. Tenemos la sensación, pero la realidad es muy distinta. Repartimos nuestra energía y nuestra atención en varios asuntos. Al no enfocar hacia un tema concreto nos vemos obligados a afrontar otras complicaciones, como el tener que desconectar de un asunto y enlazar con otro, no poder vaciar nuestra mente de los detalles de otros temas en marcha, las preocupaciones que se deriven de cada uno de ellos… La multitarea es un espejismo. En el siguiente post doy un repaso a algunas situaciones comunes que pueden dar pie a la multitarea.

Cerrar un tema antes de abrir otro. Trabajar secuencialmente, una cosa después de la otra. Para ello es indispensable contar con una lista de tareas clave a realizar durante el día. Cada vez que acabamos una, pasamos a la siguiente sin tener que pensar en ello, sin que aparezca la duda. Nos imponemos una rutina a seguir, lo que nos evitará saltar de tarea en tarea, porque no nos motivan o porque hay otra que resulta más atractiva. Debemos focalizar en la tarea que realizamos en cada momento para evitar la dispersión y la tentación de pasar a otra sin haber terminado la primera.

Evitar los escenarios que den pie a iniciar varias tareas a la vez. Si estás ante el ordenador y tienes que hacer cualquier llamada demóralo. Déjalo para el final de la mañana o de la tarde. Una llamada a un cliente para realizar una consulta puede provocar que éste te plantee una duda o un problema, y que se abra un nuevo frente de batalla antes de que hayas terminado lo que tienes entre manos. Otro ejemplo más domestico es el uso del navegador y la posibilidad de abrir múltiples solapas, donde cargamos diferentes páginas para diferentes temas, nos empezamos a ir por las ramas hasta el punto de olvidar que buscábamos… (Ver post en ThinkWasabi).

No ceder ante las peticiones de terceras personas. Más de una vez me he encontrado en la difícil situación de tener que hacer frente a dos urgencias a la vez. Habitualmente un cliente te presiona para que acabes un tema, y ​​en ese instante recibes otra llamada de otro planteándote un problema con la misma insistencia. La salida se encuentra en presentarles la situación y hacerles entender que tendrán que esperar. Si empezamos a trabajar en los dos temas no acabaremos ninguno en un periodo aceptable para ambos clientes. Tú eliges, tener uno enfadado o a los dos. Totalmente aplicable a compañeros de trabajo y jefes.

Tengamos cuidado con las tareas de background. En el mundo del software un proceso que se ejecuta en background es una funcionalidad que utiliza una parte de los recursos de la máquina para hacer un trabajo, sin impedir que el usuario continúe trabajando con el equipo. En nuestro caso sería cualquier tarea que podamos ejecutar sin que requiera nuestra atención: Realizar copias de seguridad, descargar archivos y otros procesos informáticos similares… A priori podemos dejarlos en marcha y dedicarnos a otras cosas, pero si hay algo que va mal requerirán nuestra atención y se convertirán en una tarea más. Dediquemos tiempo a configurar el entorno para minimizar el riesgo de fallo, y establezcamos una periodicidad adecuada para realizarlas.

No mezclamos trabajo y ocio. El tiempo para trabajar es para trabajar, y el tiempo libre para el ocio. Combinar actividades como trabajar ante el ordenador y escuchar música, recopilar información en Internet para proyectos profesionales mientras leemos nuestros feeds, o el periódico nos romperá el ritmo de trabajo, nos distraerá y mermará seriamente nuestro rendimiento. No combinemos actividades de los dos tipos, reservamos tiempo específico para cada una de ellas.

Cinco situaciones para estar en guardia. Durante todo el post se repiten se repiten una serie de conceptos clave que tenemos que manejar con fluidez para hacer frente a todas estas situaciones, y a muchas otras que se nos pueden presentar: focalizar, planificar nuestra jornada, saber responder a los imprevistos, consolidar una metodología de trabajo es lo que realmente evitará que caigamos en la multitarea.

Si tienes algún truco para no caer en la multitarea, o puedes identificar alguna situación más deja un comentario en el post. Si te gustaría que escriba sobre algún tema en particular puedes enviarme un Tweet a @davidtorne