Adelgaza el inbox de tu correo

Materializar algunos de los beneficios/objetivos que persigue la productividad personal puede ser complejo. La cantidad de información con que trabajamos y de inputs que recibimos, lo hace cada vez más difícil. Una de las claves es hacer que las herramientas que utilizamos de forma habitual jueguen a nuestro favor. Una de las más frecuentes, e indispensable, es nuestro cliente de correo. Continuando con la filosofía del post de la semana pasada para pasar información automáticamente de nuestro correo a Evernote, hoy sigo con una serie de pautas para automatizar al máximo el procesado del Inbox de correo nuestro electrónico.

Nuestro objetivo a medio plazo será reducir a la mínima expresión el tiempo y esfuerzo dedicado a nuestro mail. El primer paso, reducir el volumen de nuestro inbox.  Nos ayudaremos de carpetas y filtros para clasificar automáticamente la mayoría de correo entrante, a demás de estableceremos prácticas para reducir su número. Una vez conseguido nos fijaremos objetivos más ambiciosos, como reducir la frecuencia de consulta del mail.

Para empezar centralizaremos la gestión del correo en un cliente concreto. Yo utilizo Gmail. Da tu dirección de correo sólo a gente de confianza. Para el resto, crea diferentes direcciones de correo gratuito, para las suscripciones, las notificaciones, o personas con un vínculo más casual. Si quieres dar una imagen más corporativa, promocionar tu marca personal, crea diferentes alias en tu dominio. Una vez creadas las direcciones, las centralizaremos configurando la importación de cuentas que tienen todos la mayoría de clientes de correo (En Gmail Configuración> Cuentas e importación)

Lo primero es librarnos de todas las notificaciones que nos llegan de las redes sociales y otras webs donde estamos dados de alta. Crearemos filtros para archivarlas todas en una carpeta, y  las revisaremos semanalmente durante el primer mes para decidir cuales nos son realmente útiles y cuales podemos desactivar.

Un caso similar es el de las suscripciones, newsleters, blogs, noticias, y otros temas de nuestro interés. La mecánica es similar a la anterior. Las leemos una vez por semana, al cabo de un período razonable – un mes – nos planteamos cuales dar de baja. Nos decantaremos por aquellas que no revisamos frecuentemente. Para que el sistema funcione es bueno aplicar la regla de los 30 minutos. Marcar un máximo de tiempo de lectura (30 minutos) y al finalizarlo darlo todo por leído.

Pueden darse casos en que estas notificaciones tomen cierta importancia, por ejemplo si estamos buscando trabajo nos interesará volver a recibir las notificaciones de redes como LinkedIn, Xing o páginas como Infojobs en el inbox.

En los correos generados automáticamente, si no conocemos el origen y en un primer vistazo no nos engancha su contenido –sólo la examinaremos una vezlo marcaremos como SPAM. Si conocemos el origen y no nos interesa pulsaremos el link para darnos de baja de la suscripción, puede que se trate de un nuevo servicio que ofrezca una web conocida de la que ya recibimos algún tipo de información y nos hayan dado de alta en la lista de correo. Si tenemos un email del emisor le enviaremos para indicar que ya no queremos recibir más mensajes de este tipo.

En caso de que el contenido nos pueda interesar modificaremos alguno de los filtros para reenviar a una de las carpetas auxiliares.

En el caso de correos de personas que no conoces, no generados de forma automática, tienes dos opciones.  Ignorarlos, si no les has dado tu dirección no tienes porque responderlos. Radical pero cierto, y efectivo. La segunda opción es hacer una selección según el asunto del mensaje. Crea una carpeta para tal fin y procesa el correo, envía los correos que quieras leer después. Al procesar no pierdas el tiempo leyéndolos, júzgalos por el asunto. El resto los eliminas, y si el emisor sigue insistiendo lo marcas como SPAM o le envías una petición para que desista.

Una vez aplicados los consejos anteriores la carga de trabajo generada por nuestro correo bajará considerablemente. El correo que quede en el Inbox será realmente importante, permitiéndote focalizar. Principio de Pareto en acción. ¿Cuáles son tus trucos para clasificar el mail y para reducir el peso que tiene en tu rutina? Déjame tu comentario o haz me llegar en 140 caracteres a @davidtorne

Si tienes alguna duda me la puedes hacer llegar a través del apartado Cuestióname

 

  • Joan

    Bon blog David. El temps es escàs i la ajuda experta per a treure’n partit és de gran valor. Amb el teu permís t’enllaço al meu blog (elhumanoscopio.biz). Bon 2014 !